Finanças
As Finanças mostram o que é devido, o que entrou, quem lhe deve, o que é pago e que cauções têm de ser devolvidas, em todo o seu portefólio.
Antes de começar
- Onde: barra lateral Negócio → Finanças (platform.vivin.app/finance). Nos telemóveis, a barra lateral não tem a linha Finanças, mas a ligação continua a abri-la.
- Permissão: Finance → Module. Por defeito, têm-na o Super administrador, o Administrador e Finanças.
- Transações, Pagamentos e Cauções precisam também de Finance → Approve Payments, que por defeito só o Super administrador tem. Sem ela, esses três separadores ficam ocultos.
- Os Relatórios de proprietário só aparecem quando Ativar os relatórios de proprietário está ativo em Definições → Definições Globais → Relatórios de proprietário (desativado por defeito).
Um Super administrador concede permissões em Definições → Utilizadores → Permissões por função (veja Utilizadores). Pode mudar a ordem dos separadores só para si em Definições → Definições pessoais → Ordem dos separadores (veja Definições pessoais).
Separadores
| Separador | Use-o para | Controlo do período |
|---|---|---|
| Visão Geral (abaixo) | Ver de relance as receitas e os pagamentos deste mês, e toda a dívida em aberto | Seletor de mês |
| Receitas (abaixo) | Ver as receitas por mês, categoria, propriedade e unidade | Seletor de mês |
| Valores de Contrato | Rever e corrigir cada encargo agendado (renda, caução, taxas, outros) | Seletor de mês |
| Transações | Aprovar, faturar e reatribuir os pagamentos que recebeu | Intervalo de datas |
| Pagamentos | Acompanhar e confirmar as transferências do dinheiro cobrado para o beneficiário | Intervalo de datas |
| Cauções | Acompanhar cada caução até ser reembolsada | Intervalo de datas |
| Relatórios de Proprietário | Criar os acertos mensais com os proprietários (Liquidar) e reconciliá-los (Movimentos) | Seletor de mês |
Cada separador tem o seu próprio endereço (por exemplo /finance/transactions). Sem Approve Payments, o endereço de Transações, Pagamentos ou Cauções mostra Permissão necessária. Enquanto os Relatórios de proprietário estiverem desativados, o seu endereço abre a Visão Geral.
Período, filtros e exportação
- Seletor de mês (Visão Geral, Receitas, Valores de Contrato, Relatórios de proprietário): escolha um mês, ou dois para um intervalo. Abre no mês atual.
- Intervalo de datas (Transações, Pagamentos, Cauções): abre nos últimos três meses até hoje. Limpe-o para ver tudo.
- Outros Filtros abre um painel lateral. O número no botão conta os filtros em uso, e cada um aparece também como uma etiqueta acima da tabela, com Limpar tudo.
| Secção | Filtros |
|---|---|
| Transações | Plataformas de origem (só no separador Transações) |
| Inquilino | Nacionalidades, IBAN e NIF (com ou sem), e categorias de inquilino quando as categorias de inquilino estão ativas |
| Reserva | Reservas, categorias de reserva, Descontos (Todos, Com, Sem) e Estado do depósito |
| Propriedade e anúncio | Proprietários, propriedades e categorias de anúncio |
| Finanças | Estado da fatura, categorias "outros" e itens (Renda, Caução, Taxa de limpeza, Taxa administrativa, Outros; a Renda inclui também as prestações) |
O Estado da fatura tem dois grupos de etiquetas. Clique no nome de um grupo para escolher o grupo todo:
- Faturados: Faturado, Manual e Rascunho.
- Não faturados: Pendente, Falhado, Ignorado, Em espera e Sem Alocação.
Nas listas de categorias (de reserva, de inquilino, de anúncio e "outros"), Selecionar tudo e Limpar tudo escolhem ou retiram todas as opções, incluindo Sem categoria quando é oferecida. A lista aberta mostra quantas escolheu (por exemplo 3 de 12), e uma seleção completa mostra Todas as categorias, Todas as categorias de inquilino ou Todas as categorias "outros". Escreva primeiro na caixa de pesquisa da lista para escolher só as opções que correspondem.
Exportar → CSV ou Excel descarrega todas as linhas que correspondem aos seus filtros, e não apenas as linhas carregadas no ecrã.
Os filtros ficam guardados no endereço da página, por isso pode copiá-lo para partilhar ou guardar uma vista filtrada. Mudar de separador mantém os filtros.
Visão Geral
A Visão Geral é uma verificação de saúde num só ecrã: sete cartões, os gráficos de Receita e de Cashflow, e a Antiguidade de Dívida.
Cartões
Cada cartão indica o seu período por baixo do título: os meses que escolheu, ou Histórico nos cartões que ignoram o seletor de mês. Passe o rato sobre o ícone (i) para ver a definição na aplicação, e clique num cartão para abrir a lista por detrás dele.
| Cartão | Período | Como é calculado |
|---|---|---|
| Receita | Meses escolhidos | Todos os encargos cujo período cai nos meses escolhidos, cauções incluídas, pelo valor depois de descontos: pago + agendado + em dívida. A linha por baixo compara-o com os mesmos meses um ano antes. |
| Faturado | Meses escolhidos | A parte faturada desses mesmos encargos, contando as faturas emitidas e as faturas marcadas como manuais. A linha por baixo conta os encargos com um valor faturado. |
| Pagamentos Sistema | Meses escolhidos | Pagamentos com data nos meses escolhidos que chegaram através da VIVIN (vIBAN e cartão). Os pagamentos rejeitados ficam de fora. |
| Pagamentos Manuais | Meses escolhidos | Pagamentos com data nos meses escolhidos que foram registados à mão (transferência, numerário, reembolso de caução, plataforma e outros). Os pagamentos rejeitados ficam de fora, e os reembolsos de caução contam como valores negativos. |
| Depósitos em atraso | Histórico | Reservas cuja data limite de reembolso da caução já passou sem reembolso registado. O valor é cada caução menos a dívida em atraso dessa reserva: o que ainda tem de devolver. |
| Dívida total | Histórico | A parte por pagar de cada encargo cuja data de vencimento já passou, em todas as reservas, incluindo as canceladas. Um encargo pago antecipadamente ou pago a mais não compensa os atrasos de outro encargo. As reservas cujo reembolso da caução já está registado ficam de fora. A linha por baixo conta as reservas em dívida. |
| Dívida Descoberta | Histórico | Para cada reserva, a sua dívida em atraso menos a caução definida nela, tenha o inquilino pago essa caução ou não; só se somam os resultados positivos. Uma caução só cobre a sua própria reserva. As estadias curtas do Airbnb e do Booking.com, que não têm caução, ficam de fora. A linha por baixo conta essas reservas. |
Um encargo que vence hoje ainda não está em atraso: conta como agendado até ao dia seguinte. Para que um registo errado não distorça os totais, a dívida de uma única reserva tem como limite o maior de 60 meses da sua renda, três vezes o valor da reserva ou 25 000.
Gráfico de receita
Barras empilhadas por mês: Pago, Agendado e Em dívida (a mesma divisão do cartão Receita). Um encargo parcialmente pago é dividido: a parte paga vai para Pago e o resto para Agendado ou Em dívida.
| Intervalo | Meses mostrados |
|---|---|
| 6M | Os 4 meses antes deste, este mês, 1 à frente |
| 9M | 6 antes, este mês, 2 à frente |
| 12M | 7 antes, este mês, 4 à frente |
| 18M | 11 antes, este mês, 6 à frente |
| 24M | 15 antes, este mês, 8 à frente |
O intervalo do gráfico não segue o seletor de mês. Passe o rato sobre uma barra para ver os valores e clique num segmento para listar os encargos por detrás dele.
Gráfico de Cashflow
O Cashflow usa os mesmos meses do gráfico de receita. Alterne entre Mês e Dia.
- Dias Passado: o dinheiro efetivamente recebido, pela data do pagamento. Os reembolsos de caução e outras linhas negativas ficam de fora.
- Esperado (hoje e depois): o que ainda falta cobrar de cada encargo, pela data de vencimento, em reservas que não estão canceladas. Um encargo pago antecipadamente conta só pela parte por pagar.
Os encargos já em atraso não estão em nenhuma das partes: contam na Dívida total. Clique numa barra para listar os seus pagamentos.
Antiguidade de Dívida e Top devedores
A Antiguidade de Dívida divide a dívida em atraso em 0-15 d, 16-30 d, 31-60 d e +60 d. Cada encargo em atraso vai para a faixa da sua própria data de vencimento, por isso uma reserva pode aparecer em várias faixas.
Os Top devedores listam as reservas em dívida, da maior para a menor: inquilino · unidade, estado da reserva e o saldo da própria reserva, com um ponto na cor da sua faixa mais antiga. O cartão mostra tantos quantos couberem na sua altura. Com mais de cinco devedores, aparece +N mais e a lista passa a ter deslocação; o N conta a partir do sexto devedor, mesmo quando se veem mais de cinco. Ver menos volta a recolhê-la. Clique num devedor para abrir a reserva.
Listas por detrás dos cartões
| Clica em | Lista |
|---|---|
| Receita, Faturado, um segmento | Os encargos, com Inquilino, Unidade, Tipo, Data de vencimento, Valor, Pago, Faturado e ID da reserva. Pesquise com Pesquisar inquilino ou unidade... e exporte. |
| Pagamentos Sistema / Pagamentos Manuais | Pagamentos: Inquilino, Unidade, Tipo, Data, Estado e Valor. Pesquise com Pesquisar inquilino, unidade ou tipo.... |
| Depósitos em atraso | Inquilino, Unidade, Reembolso até, Dias em atraso, Estado e Valor. |
| Dívida total, Dívida Descoberta, uma faixa | A lista de dívida (abaixo). |
Na lista de dívida:
- Pesquise por inquilino ou unidade.
- Restrinja-a por Estado da reserva, Categoria da reserva ou, quando as categorias de inquilino estão ativas, Categoria de inquilino (com Selecionar tudo, Limpar tudo e uma contagem como 3 de 12).
- Leia Em atraso desde e Valor em dívida de cada reserva. As linhas somam o valor em que clicou: a partir de Dívida Descoberta, cada linha mostra só a parte acima da caução dessa reserva; a partir de uma faixa, só a dívida dessa faixa.
- Clique em Abrir reserva para dar seguimento. Abrir uma reserva precisa de Bookings → Sidebar.
Receitas
As Receitas mostram de onde vem o seu rendimento, nos meses que escolher.
- Tendência de rendimento: os seis meses que terminam no primeiro mês que escolheu, divididos em Renda, Taxa de administração, Taxa de limpeza e Outros. O mês escolhido fica destacado.
- Resumo: o Rendimento total dos meses escolhidos, com a mesma divisão.
- Rendimento por propriedade: uma linha por propriedade com o seu total e Média / unidade (a média por unidade). Expanda uma linha para ver cada unidade e o seu inquilino.
- Exportar (ao lado de Rendimento por propriedade): CSV ou Excel com uma linha por mês, propriedade, unidade e inquilino.
As Receitas contam o que as reservas faturam em cada mês, depois de descontos, esteja pago ou não. A Renda inclui as prestações. As cauções e as taxas de saída não fazem parte destes totais. Para o dinheiro efetivamente recebido, use as Transações.
Regras e limites
- Dívida total, Dívida Descoberta e Depósitos em atraso são valores históricos: o seletor de mês não os altera. Outros Filtros altera.
- Os valores da Visão Geral são atualizados cerca de 10 em 10 minutos. Com Outros Filtros em uso, um valor pode demorar até uma hora a acertar. Os outros separadores atualizam de imediato.
- A Receita na Visão Geral inclui cauções; o separador Receitas não. A Receita das Análises é contada antes de descontos (veja Análises).
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| Faltam as Transações, os Pagamentos ou as Cauções | A sua função não tem Finance → Approve Payments | Peça a um Super administrador que a conceda em Permissões por função |
| Faltam os Relatórios de proprietário | Ativar os relatórios de proprietário está desativado | Ative-o em Definições → Definições Globais → Relatórios de proprietário |
| Um pagamento que acabou de registar não está na Visão Geral | A Visão Geral é atualizada em segundo plano | Espere cerca de 10 minutos, ou consulte as Transações, que são em direto |
| A dívida não muda com o mês | Os cartões de dívida e de depósitos em atraso são históricos | Use Outros Filtros para os restringir |
| A Dívida total e o cartão do Painel são diferentes | O cartão do Painel conta apenas reservas em curso; as Finanças contam também as terminadas e canceladas | Compare com Estado da reserva → Em curso na lista de dívida |
| Uma reserva está na Dívida total mas não na Dívida Descoberta | A sua caução é pelo menos tão grande como a sua dívida em atraso | Nada a corrigir: cobre a dívida antes de reembolsar a caução |
Dicas
- Comece o dia pela Dívida total e depois abra a faixa mais antiga da Antiguidade de Dívida.
- Ponha a Dívida Descoberta ao lado da Dívida total: a diferença é a dívida que as suas cauções já cobrem.
- Antes de faturar, use Outros Filtros → Estado da fatura → Não faturados para ver o que ainda está em aberto.
- Para acompanhar um pagamento em atraso passo a passo, veja Tratar um pagamento em atraso.
Relacionado
- Alocação de pagamentos: como os pagamentos são associados aos encargos
- Reservas: o plano de pagamento, os valores de contrato e as transações de uma reserva
- Faturação: séries, data da fatura e códigos fiscais
- Proprietários: dados do proprietário e definições de acerto
- Tratar um pagamento em atraso: cobrar a renda em atraso