Caixa de Entrada

A Caixa de Entrada junta num só ecrã as suas conversas de WhatsApp, email, Airbnb e Booking.com, para ver quem está à espera, responder sem abrir cada reserva e conferir o que o Chatbot dos inquilinos disse por si.

Antes de começar

• Onde: barra lateral Ferramentas → Caixa de Entrada (platform.vivin.app/inbox), no computador e no telemóvel.
• Permissão: Bookings → Module.
• Chatbot dos inquilinos: a VIVIN ativa-o para a sua conta. Até lá, a Caixa de Entrada fica a cinzento com "O chatbot de inquilinos não está ativado nesta conta." Contacte o suporte da VIVIN para o ativar.
• Separador WhatsApp: em Definições → Assistente virtual → Ligações, clique em Conectar WhatsApp no cartão Ligação WhatsApp e associe o número com o código QR ou com um código de emparelhamento.
• Separador Email: no mesmo separador, clique em Ligar caixa de email no cartão Caixa de correio do bot de email, inicie sessão com a conta Google da sua caixa de correio e escolha um Modo de resposta.
• Separadores Airbnb e Booking.com: ligue o canal em Definições → Integrações → Integrações de plataforma e depois defina a unidade como Integração completa em Vendas → Gestor de Canais. As mensagens dos hóspedes aparecem quando pertencem a uma reserva na VIVIN.

Por defeito, só os Super administradores podem abrir Definições → Assistente virtual; um Super administrador pode dar às outras funções a permissão Account Settings → Chatbot. Veja Definições do assistente virtual.

Canais

A faixa no topo alterna entre WhatsApp (o predefinido), Email, Airbnb e Booking.com. Cada canal mostra o seu próprio distintivo de não lidas (99+ acima de 99). Os remetentes desconhecidos não contam no distintivo do Email.

A Caixa de Entrada mostra apenas conversas existentes: não inicia uma conversa de WhatsApp ou email com alguém que nunca escreveu nem recebeu mensagens. O Airbnb e o Booking.com listam uma conversa por reserva que tenha mensagens de hóspedes.

WhatsApp

Lista de conversas

• Pesquisar por nome ou número... reduz a lista aos inquilinos ou números de telefone correspondentes.
• Cada linha mostra o contacto, a sua unidade (+N quando tem mais do que uma), a última mensagem e a hora. "Você:" antes da pré-visualização significa que o seu lado enviou a última mensagem.
• Os números que não correspondem a nenhuma reserva ficam em Desconhecidos, com um distintivo Sem reserva. Pode abri-los e responder.

Ler uma conversa

• Cabeçalho: o nome e o telefone do contacto, e um chip por reserva com a unidade, as datas da estadia e o estado da reserva. As estadias em curso e futuras aparecem sempre; as terminadas ficam recolhidas atrás de Ver mais N. Sem estadia em curso ou futura, aparece a mais recente.
• Dados do inquilino: clique no nome de um contacto conhecido para abrir os dados do inquilino sem sair da Caixa de Entrada.
• Mensagens: o inquilino à esquerda; a sua equipa (com o nome de quem enviou) e o Chatbot (com a etiqueta Bot) à direita, agrupadas por dia.
• Marcadores de tickets: os tickets de manutenção abertos nas reservas do contacto durante a conversa aparecem como marcadores Ticket #… na hora em que foram abertos. Abrangem as reservas mais recentes do contacto; uma nota di-lo quando as mais antigas não foram verificadas.
• Raciocínio: por baixo de uma resposta do bot, expanda-o para ver porque é que o Chatbot respondeu assim.
• Avaliar o bot: polegar para cima ou para baixo por baixo de uma resposta do bot. O polegar para baixo pergunta O que correu mal? com motivos como Falhou uma resposta que sabia, Tom errado ou Não resolveu, e um comentário opcional; depois Enviar feedback.

Etiquetas e Pausar bot

A barra por cima das mensagens atua sobre a própria conversa de WhatsApp:

• Adicionar etiqueta marca a conversa com uma etiqueta da sua linha de WhatsApp ligada; a cruz numa etiqueta remove-a.
• Pausar bot impede o Chatbot de responder a este contacto para que uma pessoa assuma; desligue-o para devolver. Se não vir o interruptor, peça ao suporte da VIVIN que o configure para a sua conta.

Responder no WhatsApp

1. Escreva em Escreva uma mensagem....
2. Prima Enter ou clique em enviar. A mensagem vai diretamente para o inquilino a partir do seu número de WhatsApp ligado.

Shift+Enter ou Alt+Enter acrescenta uma nova linha. Se o envio falhar, o seu texto fica na caixa.

Email

O canal Email lista as conversas da caixa de correio que ligou. Os novos emails aparecem em cerca de 2,5 minutos.

Encontrar uma conversa

• Pesquisar remetente, assunto e pré-visualização procura no remetente, no assunto ou no texto de qualquer mensagem de uma conversa.
• Só não lidas esconde as conversas que já leu. O estado de leitura é pessoal: abrir uma conversa marca-a como lida para si, não para os colegas.
• A aguardar resposta mostra as conversas em que a outra pessoa escreveu por último e ninguém respondeu. Um chip Aguarda 3d indica quantos dias o remetente espera.
• Quando o seu lado escreveu por último, a pré-visualização começa por "Você:", "Bot:", o nome de um colega ou "Equipa:".
• Os remetentes que não correspondem a nenhuma reserva nem inquilino (potenciais clientes, fornecedores, newsletters) ficam recolhidos em Desconhecidos no fim, com a respetiva contagem de não lidas. Clique em Desconhecidos para expandir.

Ler e responder

1. Abra uma conversa. As mensagens aparecem como cartões, com a mais recente aberta. Clique num anexo para o pré-visualizar (imagens e PDFs) ou transferir. As conversas muito longas mostram apenas as mensagens mais antigas, e indicam-no.
2. A caixa de resposta mostra A responder a e o endereço. Assinale Responder a todos para incluir as outras pessoas da conversa (só aparece quando existem).
3. Escreva em Escreva a sua resposta... e prima Ctrl+Enter (Cmd+Enter num Mac). Enter acrescenta uma nova linha.

• Marcar como não lida fecha a conversa e volta a marcá-la como não lida para si.
• Remetente não verificado numa mensagem significa que falhou as verificações que os fornecedores de email usam para detetar correio falsificado. Trate os seus pedidos com cuidado. Responder quando a última mensagem do remetente falhou essas verificações pede-lhe que confirme com Enviar mesmo assim.

Os emails automáticos das suas regras de comunicação (check-in, lembretes, etc.) são enviados pela VIVIN, não pela sua caixa de correio, por isso não estão listados aqui. Para os consultar, abra Definições → Comunicações e use Ver todas as mensagens agendadas e enviadas.

Rascunhos do bot

Com o Modo de resposta do bot de email em Criar rascunho (o predefinido), cada resposta que ele prepara espera no topo da conversa como Rascunho do bot a aguardar revisão:

• Enviar rascunho envia-o tal como está a partir da sua caixa de correio, depois de confirmar com Enviar agora.
• Editar copia-o para a caixa de resposta para o poder alterar; a sua resposta substitui o rascunho.
• Descartar remove-o da conversa e dos rascunhos da sua caixa de correio, depois de confirmar. Não é enviado nada.

Com Enviar automaticamente, o bot responde sem esperar por revisão. Escolhe o modo em Definições → Assistente virtual → Ligações.

Airbnb e Booking.com

Os separadores Airbnb e Booking.com listam as conversas dos hóspedes das estadias sincronizadas através do Gestor de Canais, uma por reserva: nome do hóspede, unidade, última mensagem e hora. As estadias canceladas e terminadas continuam na lista, com a mensagem mais recente primeiro.

Só são guardadas as conversas ligadas a uma reserva da VIVIN: os pedidos de informação que nunca se tornaram reserva não aparecem. Quando um pedido se torna uma reserva, a conversa inteira chega com ele.

• Pesquisar hóspede, unidade ou propriedade reduz a lista. "Você:" significa que o seu lado escreveu por último; uma linha não lida mostra um ponto verde.
• Com muitas conversas, Carregar mais acrescenta a página seguinte (mostra a contagem do total).

Para responder:

1. Abra uma linha. O cabeçalho mostra o hóspede, a unidade e a propriedade, o estado da reserva, as datas da estadia e Abrir reserva.
2. Leia a conversa: o hóspede à esquerda, a sua equipa (com o nome de quem enviou) à direita, agrupadas por dia. As conversas longas mostram as mensagens mais recentes. Os anexos abrem como ligações quando o canal fornece uma.
3. Escreva na caixa de resposta e envie. A mensagem vai para o hóspede no Airbnb ou no Booking.com, com o seu nome guardado nela.
4. Marcar como não lida (o envelope no cabeçalho) fecha a conversa e marca-a como não lida para si.

A mesma conversa com o hóspede aparece também no separador Comunicação da reserva.

Utilizadores proprietários

Os utilizadores de gestão associados a um proprietário veem uma Caixa de Entrada mais reduzida:

• Apenas as conversas com inquilinos e hóspedes que tenham uma reserva nas propriedades desse proprietário, sem secção Desconhecidos.
• Sem barra de etiquetas e sem Pausar bot.
• Podem ler o email, mas não responder nem atuar sobre os rascunhos do bot ("As respostas por email não estão disponíveis para utilizadores proprietários.").
• Sem nenhuma propriedade atribuída ainda, a Caixa de Entrada fica escondida na sua barra lateral.

Veja Proprietários.

Regras e limites

• As respostas enviadas aqui saem logo. A Confirmação de envio (Definições → Assistente virtual → Geral) só pede confirmação no separador Comunicação da reserva.
• O mesmo histórico de WhatsApp e email, as etiquetas e o Pausar bot aparecem também no separador Comunicação de cada reserva e mantêm-se sincronizados. Use a Caixa de Entrada para trabalhar entre reservas; use a reserva quando precisar dos seus pagamentos, tickets, ficheiros ou de um Resumo de IA à mão.
• As novas mensagens geram também um alerta no separador Inbox do sino. Para deixar de receber alertas de WhatsApp e email, desative Mensagens da caixa de entrada em As suas notificações na aplicação nas Definições pessoais; os alertas de mensagens do Airbnb e do Booking.com aparecem sempre. Veja Notificações.

Resolução de problemas

O que vê	Porquê	O que fazer
A Caixa de Entrada está a cinzento na barra lateral	O Chatbot dos inquilinos não está ativo na sua conta	Contacte o suporte da VIVIN
O email não está ligado	Não há nenhuma caixa de correio ligada e não há emails anteriores	Clique em Abrir definições de Ligações e ligue a caixa de correio em Definições → Assistente virtual → Ligações
Esta caixa de correio está só de leitura	A caixa de correio não está ligada, ainda está a ligar, ou a sua ligação expirou ou falhou	Espere uns minutos se estiver a ligar; caso contrário, ligue-a de novo ou clique em Reautorizar em Definições → Assistente virtual → Ligações
O envio de emails está em pausa	O envio de emails está desativado na sua conta, por isso não é possível enviar respostas nem rascunhos do bot	Contacte o suporte da VIVIN para o voltar a ativar
O email não está disponível para o seu utilizador	Está associado a um proprietário que ainda não tem nenhuma propriedade atribuída	Peça a um administrador que atribua uma propriedade em Definições → Proprietários
Uma conversa não tem chips de reserva	O número ou o remetente não corresponde a nenhuma reserva	Verifique o telefone ou o email do inquilino no seu perfil
Não é possível carregar uma conversa do Airbnb ou do Booking.com	Ainda não está guardada na Caixa de Entrada	Clique em Abrir o chat da reserva para a ler no separador Comunicação da reserva

Os emails anteriores continuam legíveis em todos os casos acima.

Dicas

• Copie o endereço da página de uma conversa aberta de email, Airbnb ou Booking.com para enviar um colega diretamente para ela.
• No telemóvel, a Caixa de Entrada mostra um painel de cada vez: toque numa conversa para a abrir e use a seta para trás para voltar.
• Use A aguardar resposta todas as manhãs no canal Email.

Relacionado

• Reservas: o separador Comunicação de uma reserva
• Definições do assistente virtual: persona, regras e as ligações do WhatsApp e da caixa de correio
• Integrações: contas de canais Airbnb e Booking.com
• Notificações: o painel do sino e o histórico de notificações
• Triagem de notificações: uma rotina diária para alertas e mensagens