Painel
O Painel é a página inicial da aplicação de gestão: quantas unidades tem, quantas estão livres hoje, o que os inquilinos devem, que dinheiro vai entrar e quais as unidades vazias há mais tempo, tudo num só ecrã.
Antes de começar
- Onde: barra lateral → Painel (o primeiro item), ou
https://platform.vivin.app/. Não é um módulo que se ligue: todas as contas o têm. - Permissões: a permissão Module de todas as cinco entre Listings, Bookings, Sales, Finance e Utilities (Listings → Module, Bookings → Module e assim por diante em Definições → Utilizadores → Permissões por função). Por predefinição, o Super administrador, o Administrador e as Finanças têm as cinco.
- Sem uma delas, a VIVIN abre o primeiro módulo que a sua função pode usar, tentando Vendas, Operações, Finanças, Reservas, Anúncios e Despesas por esta ordem. Não há nada de errado; veja Utilizadores para alterar a função.
- Abrir uma unidade a partir das Unidades Vagas precisa de Listings → Edit para a editar no próprio local. Sem ela, a VIVIN abre a unidade em Anúncios, o que precisa de Listings → Sidebar.
Visita ao ecrã
O cabeçalho diz Painel, "Visão geral do seu portfólio", com o sino das notificações à direita. Por baixo, duas filas:
| Fila | Esquerda | Direita |
|---|---|---|
| Primeira | Quatro cartões KPI (2×2) | Previsão de Ocupação |
| Segunda | Cashflow | Unidades Vagas |
No telemóvel, só vê os cartões KPI e as Unidades Vagas; os dois gráficos precisam de um ecrã maior.
Cartões KPI
Cada cartão tem um ícone de informação. Passe o rato por cima para ler a definição na aplicação.
| Cartão | Valor principal | Linha por baixo |
|---|---|---|
| Anúncios | Unidades arrendáveis (quartos, camas ou propriedades inteiras) em todas as suas propriedades | Número de propriedades |
| Hoje | Unidades livres hoje (quartos livres) | Como as outras unidades estão ocupadas hoje, por exemplo "3 média duração · 1 curta duração · 2 bloqueios manuais". As partes que são zero são omitidas |
| Dívida Total | Cobranças em atraso e por pagar nas reservas em curso | Quanto desse valor está em atraso há mais de 15 dias ("… em atraso >15 dias") |
| Receita Mensal | Renda mensal total de todas as reservas em curso, exceto as estadias curtas do Airbnb e do Booking.com (não têm renda mensal) | "Média … / unidade ocupada": renda média por unidade ocupada, também sem essas estadias curtas |
Como o cartão Hoje conta:
- Cada unidade conta uma só vez, mesmo quando vários bloqueios se sobrepõem.
- Curta duração abrange as estadias do Airbnb e do Booking.com, incluindo os bloqueios importados dos respetivos calendários.
- Os bloqueios manuais são bloqueios que adicionou por si e que não têm reserva. O facto de contarem também como ocupados depende da sua Preferência de unidades vagas.
- Um bloqueio importado do calendário de qualquer outro canal conta como média duração.
Previsão de Ocupação
Um gráfico de linhas com o número de unidades ocupadas em cada dia, desde um pouco do passado (Passado) até aos meses seguintes (Previsão). Uma linha vertical tracejada marca hoje.
| Elemento | Significado |
|---|---|
| 1M / 3M / 6M / 12M | Quantos meses de calendário o gráfico avança. A predefinição é 6M. |
| Capacidade total (N) | Linha tracejada no seu número total de unidades. |
| Renda méd. | Eixo da direita: a renda mensal média por unidade ocupada nesse dia. |
| Passar o rato por um dia | As unidades ocupadas e totais, a percentagem de ocupação e a renda média. |
Só contam como ocupadas as reservas que não estão canceladas. Os bloqueios sem reserva, manuais ou importados, não contam, por isso o ponto de hoje pode ser mais baixo do que o cartão Hoje sugere.
Cashflow
Uma barra por mês ou por dia do dinheiro que entra:
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Passado (barras escuras) | Dinheiro efetivamente recebido, igual ao de Finanças → Transações. Os reembolsos não são subtraídos. |
| Esperado (claras) | De hoje em diante: a parte por pagar de cada cobrança em reservas não canceladas, colocada na data de vencimento. As cobranças já em atraso ficam de fora, porque são dívida (veja Dívida Total). |
| Mês / Dia | Tamanho da barra. Mês é a predefinição; a barra deste mês soma o que já recebeu ao que ainda falta receber. |
| Botões de intervalo | O período total, sobretudo no passado (tabela abaixo). |
| Passar o rato por uma barra | O valor desse mês ou dia, ou Sem pagamentos. |
| Clicar numa barra | Abre Finanças → Visão Geral, que tem o mesmo gráfico e lista os pagamentos por trás de cada barra. |
| Intervalo | Meses até ao mês atual, inclusive | Meses à frente |
|---|---|---|
| 6M (predefinição) | 5 | 1 |
| 9M | 7 | 2 |
| 12M | 8 | 4 |
| 18M | 12 | 6 |
| 24M | 16 | 8 |
Este gráfico não é o de Operações → Fluxos de Caixa, onde a sua equipa regista outras entradas e saídas, como faturas de fornecedores.
Unidades Vagas
As unidades livres hoje, primeiro as vagas há mais tempo, ordenadas pelo número de dias seguidos em que cada uma fica livre. O título diz, por exemplo, "12 de 140 livres hoje", em que 140 é o seu número total de unidades.
| Coluna / elemento | Significado |
|---|---|
| Propriedade - Unidade | A unidade, com o nome da propriedade à frente. |
| Dias (por exemplo "45d") | Quantos dias à frente a unidade fica livre. ∞ significa um ano ou mais. |
| Barra | A duração da vacatura em comparação com as outras linhas. |
| Todas as unidades ocupadas | Mostrado em vez da lista quando nada está livre hoje. |
Clique numa linha para abrir a unidade: o painel Editar unidade abre por cima do Painel se tiver Listings → Edit (feche-o para voltar); caso contrário, a VIVIN abre a unidade em Anúncios.
Sino das notificações
O sino abre as suas notificações, divididas em Geral e Inbox, com um indicador de não lidas. No computador, fica no canto superior direito do Painel; no telemóvel, está na barra de cima de todas as páginas. Veja Notificações.
Tarefas
Preencher uma unidade vaga
- Em Unidades Vagas, clique na unidade no topo da lista.
- No painel Editar unidade, verifique a renda, a Janela de reserva e os Canais em que a unidade está anunciada (veja Anúncios → editor de unidade).
- Feche o painel. Os valores do Painel são atualizados na atualização seguinte.
Encontrar os meses que precisam de ser vendidos
- Na Previsão de Ocupação, escolha 6M ou 12M.
- Procure quebras abaixo da Capacidade total e as datas em que começam.
- Ajuste os preços desses meses em Vendas → Preços, ou promova as unidades nos seus canais.
Ver quem deve a dívida
A Dívida Total mostra apenas o valor. Para ver as reservas por trás dele, abra Finanças → Visão Geral e clique no cartão Dívida total (veja Listas por trás dos cartões).
Regras e limites
- Atualização: os valores são recalculados em segundo plano cerca de cada 10 minutos. Uma reserva ou um pagamento que acabou de registar pode demorar esse tempo a aparecer, e recarregar a página não acelera o processo.
- Âmbito da dívida: o cartão conta apenas as reservas em curso. O cartão Dívida total em Finanças → Visão Geral conta também as reservas terminadas e canceladas, por isso pode ser mais alto.
- Estadias curtas: as estadias curtas do Airbnb e do Booking.com contam como ocupadas, mas não somam nada à Receita Mensal nem à sua média.
Bloqueios manuais e vacatura
Por predefinição, uma unidade com um bloqueio manual hoje não está vaga. Para contar como vagas as unidades bloqueadas manualmente mas sem reserva, defina a Preferência de unidades vagas como Incluir bloqueios manuais:
- para toda a conta, em Definições → Definições Globais → Predefinições de reserva;
- só para a sua vista, em Definições → Definições pessoais.
Isto altera as Unidades Vagas e o cartão Hoje, e também Disponível agora nas Vendas e o Multicalendar. Os bloqueios importados do calendário de um canal, como o Airbnb ou o Booking.com, contam sempre como ocupados.
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| A aplicação abre nas Vendas ou noutro módulo, não aqui | A sua função não tem uma das cinco permissões Module. | Peça a um administrador que a atribua em Definições → Utilizadores → Permissões por função, ou trabalhe a partir do módulo onde chega. |
| Uma nova reserva ou pagamento ainda não aparece | Os valores são atualizados cerca de cada 10 minutos. | Espere pela atualização seguinte; recarregar não ajuda. |
| Hoje ou Unidades Vagas parece demasiado baixo | Bloqueios manuais antigos ainda cobrem essas unidades. | Reveja-os em Auditoria → Bloqueios manuais (veja Limpar bloqueios manuais). |
| A Dívida Total aqui difere das Finanças | As Finanças contam também as reservas terminadas e canceladas. | Use as Finanças para ver a dívida completa e as reservas por trás dela. |
| Não há gráficos no telemóvel | Os gráficos precisam de um ecrã maior. | Abra o Painel num tablet ou computador. |
Dicas
- Clicar numa barra do Cashflow é a forma mais rápida de entrar nos pagamentos de um determinado mês nas Finanças.
- Para receber valores de vacatura de forma agendada por WhatsApp ou e-mail, peça ao Genius, por exemplo "envie-me todas as sextas-feiras quantos quartos ainda estão vagos".
Relacionado
- Finanças: a dívida por reserva e o detalhe completo do cashflow.
- Notificações: o que significa cada alerta e como escolhê-los.
- Rever os KPI do portefólio: uma rotina para ler estes números.
- Limpar bloqueios manuais: elimine bloqueios antigos que escondem a vacatura.
- Definições pessoais: a sua própria Preferência de unidades vagas.