Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada reúne en una sola pantalla tus conversaciones de WhatsApp, correo, Airbnb y Booking.com, para que veas quién está esperando, respondas sin abrir cada reserva y compruebes lo que dijo el Chatbot de los inquilinos por ti.

Antes de empezar

• Dónde: barra lateral Herramientas → Bandeja de entrada (platform.vivin.app/inbox), en ordenador y móvil.
• Permiso: Bookings → Module.
• Chatbot de los inquilinos: VIVIN lo activa en tu cuenta. Hasta entonces, Bandeja de entrada aparece en gris con «El chatbot de inquilinos no está activado en esta cuenta.» Contacta con el soporte de VIVIN para activarlo.
• Pestaña WhatsApp: en Configuración → Asistente virtual → Conexiones, haz clic en Conectar WhatsApp en la tarjeta Conexión de WhatsApp y vincula el número con el código QR o con un código de vinculación.
• Pestaña Correo: en la misma pestaña, haz clic en Conectar buzón de email en la tarjeta Buzón del bot de email, inicia sesión con la cuenta de Google de tu buzón y elige un Modo de respuesta.
• Pestañas Airbnb y Booking.com: conecta el canal en Configuración → Integraciones → Integraciones de plataforma y pon la unidad en Integración completa en Ventas → Gestor de canales. Los mensajes de los huéspedes aparecen cuando pertenecen a una reserva en VIVIN.

Por defecto, solo los Super administradores pueden abrir Configuración → Asistente virtual; un Super administrador puede dar a otros roles el permiso Account Settings → Chatbot. Consulta Ajustes del Chatbot.

Canales

La franja de arriba cambia entre WhatsApp (el valor por defecto), Correo, Airbnb y Booking.com. Cada canal muestra su propia insignia de no leídos (99+ a partir de 99). Los remitentes desconocidos no cuentan en la insignia de Correo.

La Bandeja de entrada solo muestra conversaciones que ya existen: no inicia una conversación de WhatsApp o de correo con alguien que nunca ha escrito ni recibido un mensaje. Airbnb y Booking.com listan una conversación por cada reserva que tiene mensajes de huéspedes.

WhatsApp

Lista de conversaciones

• Buscar por nombre o número... reduce la lista a los inquilinos o números de teléfono que coinciden.
• Cada fila muestra el contacto, su unidad (+N cuando tiene más de una), el último mensaje y su hora. «Tú:» antes de la vista previa significa que tu parte envió el último mensaje.
• Los números que no coinciden con ninguna reserva están en Desconocidos, con una insignia Sin reserva. Puedes abrirlos y responder.

Leer una conversación

• Cabecera: el nombre y el teléfono del contacto, y una ficha por reserva con la unidad, las fechas de la estancia y el estado de la reserva. Las estancias en curso y futuras se muestran siempre; las terminadas se pliegan tras Ver N más. Si no hay ninguna estancia en curso ni futura, se muestra la más reciente.
• Datos del inquilino: haz clic en el nombre de un contacto conocido para abrir los datos del inquilino sin salir de la Bandeja de entrada.
• Mensajes: el inquilino a la izquierda; tu equipo (con el nombre de quien envía) y el Chatbot (con la etiqueta Bot) a la derecha, agrupados por día.
• Marcadores de tickets: los tickets de mantenimiento abiertos en las reservas del contacto durante la conversación aparecen como marcadores Ticket #… en el momento en que se abrieron. Cubren las reservas más recientes del contacto; una nota lo indica cuando no se comprobaron las más antiguas.
• Razonamiento: debajo de una respuesta del bot, despliégalo para ver por qué el Chatbot respondió así.
• Valora al bot: pulgar arriba o abajo debajo de una respuesta del bot. El pulgar abajo pregunta ¿Qué salió mal? con motivos como No dio una respuesta que sabía, Tono incorrecto o No se resolvió, y un comentario opcional; después, Enviar feedback.

Etiquetas y Pausar bot

La barra encima de los mensajes actúa sobre el propio chat de WhatsApp:

• Añadir etiqueta marca la conversación con una etiqueta de tu línea de WhatsApp conectada; la cruz de una etiqueta la quita.
• Pausar bot hace que el Chatbot deje de responder a este contacto para que una persona tome el relevo; desactívalo para devolvérselo. Si no ves el interruptor, pide al soporte de VIVIN que lo configure en tu cuenta.

Responder en WhatsApp

1. Escribe en Escribe un mensaje....
2. Pulsa Intro o haz clic en enviar. El mensaje llega directamente al inquilino desde tu número de WhatsApp conectado.

Mayús+Intro o Alt+Intro añade una línea nueva. Si el envío falla, tu texto se queda en el cuadro.

Correo

El canal Correo lista las conversaciones del buzón que conectaste. Los correos nuevos aparecen en unos 2,5 minutos.

Encontrar una conversación

• Buscar remitente, asunto y vista previa busca en el remitente, el asunto o el texto de cualquier mensaje de una conversación.
• Solo no leídas oculta las conversaciones que ya has leído. El estado de lectura es personal: abrir una conversación la marca como leída para ti, no para tus compañeros.
• Pendientes de respuesta muestra las conversaciones en las que la otra persona escribió la última y nadie ha respondido. Una ficha Espera 3d indica cuántos días lleva esperando el remitente.
• Cuando tu parte escribió la última, la vista previa empieza por «Tú:», «Bot:», el nombre de un compañero o «Equipo:».
• Los remitentes que no coinciden con ninguna reserva ni inquilino (posibles clientes, proveedores, boletines) se pliegan en Desconocidos al final, con su número de no leídos. Haz clic en Desconocidos para desplegarlos.

Leer y responder

1. Abre una conversación. Los mensajes se muestran como tarjetas, con el más reciente abierto. Haz clic en un adjunto para verlo (imágenes y PDF) o descargarlo. Las conversaciones muy largas muestran solo sus mensajes más antiguos, y lo indican.
2. El cuadro de respuesta muestra Respondiendo a y la dirección. Marca Responder a todos para incluir a las demás personas de la conversación (solo aparece cuando las hay).
3. Escribe en Escribe tu respuesta... y pulsa Ctrl+Intro (Cmd+Intro en Mac). Intro añade una línea nueva.

• Marcar como no leída cierra la conversación y la marca de nuevo como no leída para ti.
• Remitente no verificado en un mensaje significa que no superó las comprobaciones que usan los proveedores de correo para detectar correos falsificados. Trata sus peticiones con cuidado. Si respondes cuando el último mensaje del remitente no las superó, te pide confirmar con Enviar de todos modos.

Los correos automáticos de tus reglas de comunicación (check-in, recordatorios, etc.) los envía VIVIN, no tu buzón, así que no aparecen aquí. Para consultarlos, abre Configuración → Comunicaciones y usa Ver todos los mensajes programados y enviados.

Borradores del bot

Con el Modo de respuesta del bot de email en Crear borrador (el valor por defecto), cada respuesta que prepara espera al principio de la conversación como Borrador del bot pendiente de revisión:

• Enviar borrador lo envía tal cual desde tu buzón, después de que confirmes con Enviar ahora.
• Editar lo copia en el cuadro de respuesta para que lo cambies; tu respuesta sustituye al borrador.
• Descartar lo quita de la conversación y de los borradores de tu buzón, después de que confirmes. No se envía nada.

Con Enviar automáticamente, el bot responde sin esperar revisión. Eliges el modo en Configuración → Asistente virtual → Conexiones.

Airbnb y Booking.com

Las pestañas Airbnb y Booking.com listan los chats de huéspedes de las estancias sincronizadas a través del Gestor de canales, uno por reserva: nombre del huésped, unidad, último mensaje y hora. Las estancias canceladas y terminadas siguen en la lista, con el mensaje más reciente primero.

Solo se guardan las conversaciones vinculadas a una reserva de VIVIN: las consultas que nunca llegaron a ser reserva no aparecen. Cuando una consulta se convierte en reserva, llega con toda la conversación.

• Buscar huésped, unidad o propiedad reduce la lista. «Tú:» significa que tu parte escribió la última; una fila no leída muestra un punto verde.
• Con muchas conversaciones, Cargar más añade la página siguiente (indica cuántas conversaciones ves del total).

Para responder:

1. Abre una fila. La cabecera muestra el huésped, la unidad y la propiedad, el estado de la reserva, las fechas de la estancia y Abrir reserva.
2. Lee la conversación: el huésped a la izquierda, tu equipo (con el nombre de quien envía) a la derecha, agrupados por día. Las conversaciones largas muestran los mensajes más recientes. Los adjuntos se abren como enlaces cuando el canal proporciona uno.
3. Escribe en el cuadro de respuesta y envía. El mensaje llega al huésped en Airbnb o Booking.com, con tu nombre guardado en él.
4. Marcar como no leída (el sobre de la cabecera) cierra la conversación y la marca como no leída para ti.

El mismo chat con el huésped aparece también en la pestaña Comunicación de la reserva.

Usuarios propietarios

Los usuarios de gestión vinculados a un propietario ven una Bandeja de entrada más reducida:

• Solo conversaciones con inquilinos y huéspedes que tienen una reserva en las propiedades de ese propietario, sin sección Desconocidos.
• Sin barra de etiquetas y sin Pausar bot.
• Pueden leer el correo, pero no responder ni actuar sobre los borradores del bot («Las respuestas por correo no están disponibles para usuarios propietarios.»).
• Mientras no tengan ninguna propiedad asignada, Bandeja de entrada está oculta en su barra lateral.

Consulta Propietarios.

Reglas y límites

• Las respuestas enviadas aquí salen al instante. Confirmación de envío (Configuración → Asistente virtual → General) solo pide confirmación en la pestaña Comunicación de la reserva.
• El mismo historial de WhatsApp y correo, las etiquetas y Pausar bot también aparecen en la pestaña Comunicación de cada reserva y se mantienen sincronizados. Usa la Bandeja de entrada para trabajar entre varias reservas; usa la reserva cuando necesites a mano sus pagos, tickets, archivos o un Resumen de IA.
• Los mensajes nuevos también generan una alerta en la pestaña Bandeja de la campana. Para dejar de recibir tú las alertas de WhatsApp y correo, desactiva Mensajes de la bandeja de entrada en Tus notificaciones en la aplicación, en Ajustes personales; las alertas de mensajes de Airbnb y Booking.com se muestran siempre. Consulta Notificaciones.

Solución de problemas

Ves	Por qué	Qué hacer
Bandeja de entrada en gris en la barra lateral	El Chatbot de los inquilinos no está activado en tu cuenta	Contacta con el soporte de VIVIN
El correo no está conectado	No hay ningún buzón conectado y no hay correos anteriores	Haz clic en Abrir ajustes de Conexiones y conecta el buzón en Configuración → Asistente virtual → Conexiones
Este buzón es de solo lectura	El buzón no está conectado, todavía se está conectando, o su conexión caducó o falló	Espera unos minutos si se está conectando; si no, conéctalo de nuevo o haz clic en Reautorizar en Configuración → Asistente virtual → Conexiones
El envío de correos está en pausa	El envío de correos está desactivado en tu cuenta, así que no se pueden enviar respuestas ni borradores del bot	Contacta con el soporte de VIVIN para volver a activarlo
El correo no está disponible para tu usuario	Estás vinculado a un propietario sin ninguna propiedad asignada	Pide a un administrador que asigne una propiedad en Configuración → Propietarios
Una conversación sin fichas de reserva	El número o el remitente no coincide con ninguna reserva	Revisa el teléfono o el correo del inquilino en su perfil
No se puede cargar un chat de Airbnb o Booking.com	Todavía no está guardado en la Bandeja de entrada	Haz clic en Abrir el chat de la reserva para leerlo en la pestaña Comunicación de la reserva

Los correos anteriores siguen siendo legibles en todos los casos anteriores.

Consejos

• Copia la dirección de la página de una conversación abierta de correo, Airbnb o Booking.com para enviar a un compañero directamente a ella.
• En el móvil, la Bandeja de entrada muestra un panel cada vez: toca una conversación para abrirla y usa la flecha atrás para volver.
• Usa Pendientes de respuesta cada mañana en el canal Correo.

Relacionado

• Reservas: la pestaña Comunicación de una reserva
• Ajustes del Chatbot: personalidad, reglas y las conexiones de WhatsApp y del buzón
• Integraciones: cuentas de los canales Airbnb y Booking.com
• Notificaciones: el panel de la campana y el historial de notificaciones
• Clasificar las notificaciones: una rutina diaria para alertas y mensajes