Genius

Genius es el asistente de IA de VIVIN: pregúntale en lenguaje natural por tus reservas, ocupación, inquilinos, pagos y tickets, en la app o por WhatsApp, y recibe respuestas basadas en los datos en vivo de tu cuenta e informes recurrentes.

Antes de empezar

• Dónde: barra lateral Herramientas → Genius (https://platform.vivin.app/ai-chat), en ordenador y en móvil.
• Permiso: Account Settings → Mcp en Configuración → Usuarios → Permisos por rol. Super administrador y Administrador lo tienen por defecto; sin él, Genius aparece en gris en la barra lateral.
• Qué puede leer: los Super administradores y Administradores eligen las áreas de datos en Configuración → IA / MCP → Permisos. También pueden desactivar el Acceso a la IA de una persona, o limitar hasta cuándo hacia atrás lee la IA con la Ventana de historial (días). El acceso de cada persona está además limitado por los permisos de su rol en la app.
• Comprueba tu propio acceso: abre Configuración → IA / MCP y lee Mis permisos, área por área. Los Super administradores y Administradores ven ahí los ajustes completos.

Si tu acceso a la IA está desactivado, o todas las áreas lo están, aún puedes chatear: Genius responde entonces a preguntas sobre cómo funciona VIVIN, sin ver tus datos. Los detalles de configuración están en Ajustes de IA / MCP.

Haz una pregunta

1. Abre Herramientas → Genius. Se abre con un chat nuevo: un saludo, el cuadro de mensaje y unas preguntas de ejemplo debajo (haz clic en una para ponerla en el cuadro).
2. Escribe en Mensaje a Genius... y pulsa Intro, o haz clic en el botón de enviar.
3. Mientras Genius trabaja, muestra Pensando… y los datos que está consultando (por ejemplo "Resumen de reservas").
4. Lee la respuesta y haz otra pregunta en el mismo cuadro.

Genius responde en el idioma de tu último mensaje. Indica el periodo, la propiedad o la unidad que quieres decir, y para listas largas pide las 10 primeras o añade un filtro. Por ejemplo:

• "¿Cómo está mi ocupación para el próximo mes?"
• "¿Qué unidades están libres para alquilar en los próximos 30 días?"
• "¿Cuál es la deuda total de los inquilinos y qué reservas concentran la mayor parte?"
• "¿Cuántos tickets de mantenimiento hay abiertos, por prioridad?"
• "¿Cuál es el estado de mi ticket de soporte de VIVIN #239?" (el número también vale solo, como #00239 o con el prefijo de tu cuenta antes de la #)
• "Muéstrame mi ocupación de los últimos seis meses en un gráfico."
• "¿Dónde configuro los correos automáticos a los inquilinos?"

Ejemplos, a la izquierda, abre conversaciones de muestra — Ocupación del próximo mes, Ingresos esperados, Próximas entradas, Señales de riesgo y Resumen de coliving — basadas en datos de ejemplo. Iniciar una conversación real vuelve a tu propio chat.

Respuestas

• Las respuestas usan títulos, listas y tablas.
• Pide un gráfico y Genius dibuja un gráfico de barras o de líneas (solo en la app web).
• Los nombres de propiedades, unidades, reservas y tickets son enlaces: una propiedad, unidad o reserva se abre en un panel lateral; un ticket se abre en Operaciones → Incidencias. Los nombres de propiedades y unidades son enlaces solo si tienes Listings → Sidebar.
• Bajo cada respuesta: Copiar, Buena respuesta y Mala respuesta. Los pulgares ayudan a VIVIN a mejorar Genius.

"Genius puede producir información inexacta." Comprueba las cifras clave en el propio módulo (por ejemplo Finanzas o Reservas) antes de actuar en consecuencia.

Conversaciones

• Nuevo chat inicia una conversación nueva, que se guarda al enviar el primer mensaje.
• Genius nombra cada conversación a partir de tu primera pregunta. Para renombrarla, pasa el ratón por ella en la lista y haz clic en el lápiz; un nombre que pongas tú se conserva.
• Para quitar una, pasa el ratón por ella, haz clic en la papelera y confirma Archivar.
• La lista muestra primero tus conversaciones más recientes; Cargar conversaciones anteriores muestra más.
• Tus conversaciones son privadas: tus compañeros, administradores incluidos, no pueden leerlas.
• En un móvil, la columna izquierda (Nuevo chat, tus conversaciones y Ejemplos) está oculta, y cada visita empieza un chat nuevo. Abre Genius en un ordenador para volver a las conversaciones anteriores.

Qué puede y qué no puede hacer Genius

Genius es de solo lectura: lee tus datos y los explica, pero no cambia tus registros. Lo que lee depende de las áreas que permita tu administrador:

Área	Qué puede leer Genius
Reservas, Anuncios, Propiedades	Reservas y su estado, unidades, propiedades, disponibilidad y vacantes
Inquilinos	Inquilinos y resultados de encuestas
Mantenimiento	Tickets y cuánto tardan en cerrarse, los check-ins y check-outs de hoy, el avance y los pasos de entrada y salida, el resumen de Operaciones, y los informes y la configuración del inventario
Pagos	Pagos, transacciones, pagos salientes, depósitos y descuentos
Facturas	Facturas de suministros, el mapa de costes y los flujos de caja
Propietarios	Propietarios e informes de propietario
Analítica	Ingresos, ocupación, deuda y objetivos de ingresos
Canales	Estado de los canales y de las OTA
Comunicación	Reglas de mensajes, mensajes programados y enviados, notificaciones, conversaciones con inquilinos y las valoraciones de tu equipo sobre las respuestas del asistente virtual
Soporte	Tus tickets de soporte de VIVIN y tu suscripción
Equipo	Usuarios y permisos por rol
Informes programados	Tus propios informes programados (consulta más abajo)

Genius también sabe cómo funciona VIVIN, así que puedes preguntarle dónde está una pantalla o cómo se hace una tarea.

Genius no puede:

• Crear, editar ni cancelar reservas, tickets, anuncios, pagos, inquilinos, propietarios ni nada más. Te dice dónde hacerlo en la app.
• Enviar mensajes a los inquilinos.
• Leer archivos: el chat web no admite adjuntos (las fotos solo funcionan por WhatsApp).
• Mostrar datos que tus permisos no permiten, ni las conversaciones de otras personas.

Lo único que Genius puede crear o cambiar son tus propios informes programados, y solo después de que lo confirmes.

Genius por WhatsApp

Haz a Genius las mismas preguntas desde tu móvil por WhatsApp, con los mismos datos, permisos y reglas que en la app. VIVIN lo activa por cuenta: contacta con el soporte de VIVIN para activarlo.

Para vincular el teléfono de un miembro del equipo:

1. Un administrador abre Configuración → Usuarios y hace clic en el lápiz (Editar) de la tarjeta del miembro.
2. En Número de teléfono, introduce el móvil con el prefijo del país (por ejemplo +15555550100; de 8 a 15 dígitos).
3. Haz clic en Guardar. La tarjeta muestra el número, con la información "Vinculado al asistente de IA de WhatsApp (Genius)".

Número de teléfono no está en el formulario Añadir miembro del equipo: añade primero al miembro y después edita la tarjeta. Una vez vinculado el teléfono, escribe desde él al número de WhatsApp de Genius.

• Puedes enviar texto y fotos (JPEG, PNG, WebP o GIF, de hasta 10 MB, con o sin pie de foto). Genius solo ve una foto en el mensaje con el que llegó. Las notas de voz y los documentos no se admiten.
• Las respuestas son texto plano de WhatsApp, sin tablas ni gráficos. Cuando una lista es demasiado larga, Genius la corta y sugiere una pregunta más acotada (por ejemplo "solo las 10 primeras").
• Los mensajes de un número no vinculado a un usuario activo no reciben respuesta.
• El número de Genius es distinto del número de WhatsApp de tu asistente virtual de inquilinos.

La conexión se muestra en la tarjeta Conexión de WhatsApp de Genius en Configuración → IA / MCP → Asistente Genius, que además necesita Account Settings → Chatbot (por defecto solo Super administrador). Cuando VIVIN gestiona la conexión, la tarjeta dice "Esta conexión la gestiona VIVIN: no necesitas vincular por QR."

Informes programados

Genius puede enviarte un informe con una programación, por WhatsApp, correo o ambos. VIVIN construye cada informe con tus datos en vivo en el momento de la entrega; la IA configura la programación pero no escribe las cifras.

Informe	Qué contiene	Área de IA / MCP	Permiso del rol
Resumen de vacantes	Unidades libres para alquilar en los próximos 30 días: recuentos y la lista de unidades	Reservas	Bookings → Module
Resumen de deuda pendiente	Deuda total pendiente de los inquilinos y cuántas reservas la concentran	Analítica	Finance → Module
Próximos check-ins	Entradas previstas en los próximos 7 días	Reservas	Bookings → Module
Ingresos vs objetivo	El objetivo de ingresos del último mes cerrado frente al real, más las tres propiedades más débiles	Analítica	Planning → Module o Planning → Edit

Ingresos vs objetivo necesita además Activar la planificación de ingresos en Configuración → Configuración de la cuenta, y no está disponible para los miembros del equipo vinculados a un propietario.

Cada informe tiene:

• Frecuencia: Diario, Semanal (elige un día) o Mensual (día 1–28).
• Hora: en hora de Lisboa.
• Canal: WhatsApp, Email o WhatsApp + Email.
• Idioma: Inglés o Portugués.

Configura uno en el chat

Cualquiera que pueda usar Genius puede hacerlo, en la app o por WhatsApp.

1. Pídelo, por ejemplo: "Envíame cada viernes a las 9:00 por correo cuántas habitaciones siguen libres."
2. Genius describe la programación que va a crear y te pide confirmación.
3. Responde para confirmar. El informe se crea solo entonces.

También puedes pedirle a Genius que liste tus informes, o que pause, reanude, cambie o cancele uno; cada cambio también necesita tu confirmación. Los Super administradores y Administradores también pueden gestionar sus informes en la tarjeta Informes programados de Configuración → IA / MCP → Asistente Genius (consulta Ajustes de IA / MCP).

Entrega

• Email va a la dirección con la que inicias sesión.
• WhatsApp necesita tu teléfono vinculado en Usuarios y Genius por WhatsApp activado en la cuenta. Si VIVIN gestiona tu conexión de Genius, envía antes un mensaje de WhatsApp a Genius para que pueda localizarte. Hasta que WhatsApp pueda localizarte, no se puede crear un informe por WhatsApp; elige Email.

La columna Último resultado de la tarjeta de Configuración muestra cómo fue la última entrega:

Último resultado	Significado
Enviado, Enviado por WhatsApp, Enviado por email	Entregado
Fallo en el envío por WhatsApp, Fallo en el envío del email	Ese canal no pudo entregarlo. Revisa tu número de teléfono vinculado o tu dirección de correo
Omitido (acceso revocado)	Perdiste el acceso después de crear el informe: se desactivó tu permiso Mcp, tu acceso a la IA, el área Informes programados, el área que lee el informe o el permiso de rol que necesita. Pide a un administrador que lo vuelva a activar, o cancela el informe
Omitido: el módulo que necesita este informe está desactivado	La cuenta desactivó el módulo que necesita el informe (por ejemplo Activar la planificación de ingresos). Vuelve a activarlo, o cancela el informe
Omitido: fuera de tu ventana de acceso a datos de la IA	El periodo que lee el informe queda antes de tu Ventana de historial (días). El informe sigue activo; pide a un administrador que amplíe la ventana, o cancela el informe
En pausa: no disponible para usuarios vinculados a un propietario	Tu usuario se vinculó a un propietario después de crear un informe Ingresos vs objetivo, así que VIVIN lo pausó. Puedes reanudarlo cuando se quite el vínculo con el propietario
Falló	Otro problema de entrega. Si vuelve a ocurrir, contacta con el soporte de VIVIN

Usa VIVIN en Claude, ChatGPT u otra IA

La franja al pie de la columna izquierda, En tu propio chat de IA, muestra dónde más puedes usar VIVIN: Claude, ChatGPT, Gemini y WhatsApp. Haz clic en Claude, ChatGPT o Gemini y después en Abrir ajustes para ir a Configuración → IA / MCP; el logotipo de WhatsApp explica Genius por WhatsApp. Una app de IA conectada funciona con tus propios permisos de VIVIN, igual que Genius. Consulta Conectar Claude, ChatGPT u otras herramientas de IA.

Reglas y límites

• Puedes tener hasta 10 informes activos. Los informes en pausa no cuentan, pero reanudar uno sí. Crear o cambiar informes necesita que el área Informes programados esté en Edición en Configuración → IA / MCP → Permisos (el valor predeterminado).
• VIVIN puede fijar un límite mensual de preguntas a Genius para tu cuenta, que cuenta las preguntas de todos en la app y por WhatsApp. Cerca del límite, las respuestas terminan con una línea como "90/100 monthly assistant questions used." En el límite, Genius deja de responder hasta el mes siguiente. Contacta con el soporte de VIVIN para un límite mayor.
• Los administradores pueden ver lo que Genius ejecutó o pidió confirmar en la tarjeta Actividad de Genius de Configuración → IA / MCP → Actividad. No pueden leer tus conversaciones.

Solución de problemas

Problema	Causa	Solución
Genius está en gris en la barra lateral	Tu rol no tiene Account Settings → Mcp	Pregunta a un administrador
Genius dice que no puede ver tus datos	Tu acceso a la IA o las áreas de datos están desactivados	Pide a un administrador que revise Configuración → IA / MCP → Permisos
No hay respuesta por WhatsApp	El número de Usuarios no tiene el prefijo del país o difiere de tu teléfono, o Genius por WhatsApp no está activado	Corrige el número, o contacta con el soporte de VIVIN
No se puede crear un informe por WhatsApp	WhatsApp aún no puede localizarte	Envía a Genius un mensaje de WhatsApp, o elige Email
Una respuesta parece incorrecta	La pregunta era ambigua, o los datos quedan fuera de tu ventana	Pregunta a Genius cómo obtuvo la cifra, compárala con el módulo y haz clic en Mala respuesta
Genius dejó de responder este mes	La cuenta alcanzó su límite mensual de preguntas	Espera al mes siguiente, o contacta con el soporte de VIVIN

Consejos

• Haz la misma pregunta con un periodo ("los últimos seis meses") y un ámbito ("en esta propiedad") para obtener una respuesta precisa.
• Pide un gráfico cuando compares meses.

Relacionado

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