Servicios
Crea el catálogo de extras que los inquilinos piden en el Portal del Inquilino, como limpieza, parking o un traslado al aeropuerto. Cada pedido añade un cargo a la reserva.
Antes de empezar
- Dónde: Configuración → Servicios, en el grupo Portal del Inquilino (
https://platform.vivin.app/settings/services). La página se titula Servicios para inquilinos. - Plan: todas las cuentas. Cada servicio necesita una entrada de Categorías de otros conceptos de Categorías para poder facturarse.
- Permisos: Account Settings → Module y Account Settings → Categories. Super administrador y Administrador tienen ambos por defecto.
El catálogo
Una tarjeta por servicio; el subtítulo cuenta los que están activos, por ejemplo "3 de 5 activos". Cuando usas aprobaciones, el catálogo pasa a una pestaña Servicios junto a Solicitudes.
Cada tarjeta muestra la imagen con una etiqueta Activo o Inactivo, el nombre (un enlace cuando el servicio tiene uno), el comienzo de la descripción, el precio y el tipo de facturación (Gratis si no tiene precio) y unas insignias: Aprobación requerida, "Crea N tickets", y Todas las propiedades o "N propiedades". Su interruptor muestra u oculta el servicio en el portal sin borrar nada.
| Acción | Cómo |
|---|---|
| Reordenar | Arrastra una tarjeta por su asa (Arrastrar para reordenar); el portal usa el mismo orden. |
| Editar | Haz clic en el lápiz. |
| Eliminar | Haz clic en la papelera y luego en Eliminar. No se puede deshacer. |
| Imagen | Haz clic en la zona de imagen vacía para añadir y recortar una foto; pasa el ratón por una foto para Cambiar imagen o Quitar imagen. |
Cuando hay solicitudes esperando, un aviso dice "N solicitudes en espera de tu aprobación"; Revisar las abre.
Crear o editar un servicio
Haz clic en la tarjeta Añadir servicio (o en Crear tu primer servicio), rellena Nuevo servicio y haz clic en Crear servicio (Guardar cambios al editar).
| Campo | Qué hace | Por defecto |
|---|---|---|
| Imagen | Foto en la tarjeta del servicio del inquilino. | Ninguna |
| Nombre | El nombre que ven los inquilinos. Obligatorio. | — |
| Descripción | El portal muestra dos líneas y Ver más; pon lo esencial al principio. | Vacía |
| Enlace | Una dirección web (https://…) que el ChatBot del inquilino puede compartir. No se muestra en el portal. | Vacío |
| Importe | El precio en la moneda de tu cuenta. | Vacío |
| Tipo de facturación | Pago único o Mensual. Consulta Cómo se cobran los pedidos. | Pago único |
| Categoría de facturación | La categoría de otros conceptos cuyo IVA y código de producto usan los cargos. Obligatoria. | — |
| Propiedades | Vacío significa Todas las propiedades; si no, solo los inquilinos de esas propiedades. | Todas las propiedades |
| Activo | Muestra el servicio en el portal. | Activado |
| Requiere aprobación | Retiene cada solicitud hasta que un gestor la aprueba; no se cobra nada antes. | Desactivado |
| Tickets de operaciones automáticos | Crea tickets de operaciones cuando se pide el servicio. | Desactivado |
- Cambiar la Categoría de facturación mueve a la nueva categoría los cargos del servicio que aún no están facturados. El IVA de la categoría se define en Impuestos de categorías (otros).
- Una categoría eliminada aparece como "(ya no configurada)"; elige otra, o los cargos no se podrán facturar.
Tickets de operaciones automáticos
Para servicios que generan trabajo para tu equipo. En ¿Qué trabajo crea este servicio?, activa uno o más:
| Ticket | Cuándo se programa |
|---|---|
| En el check-in | El día del check-in, o el día del pedido si el inquilino ya ha entrado. |
| Durante la estancia | Desde el check-in (o el día del pedido) hasta el check-out, según la Frecuencia: Semanal (por defecto), Quincenal o Mensual, en los Días de la semana o Días del mes elegidos. Un mes que no tiene ese día se omite. |
| En el check-out | El día del check-out. |
Cada ticket necesita una Prioridad; Responsable, Categoría del ticket y Descripción del ticket son opcionales. El nombre del servicio, el inquilino y las fechas de la estancia se añaden automáticamente. Revisa el resumen que hay bajo "Cuando un inquilino pide este servicio:" antes de guardar.
Los tickets se crean cuando el inquilino hace el pedido, o cuando aprueba un gestor si el servicio requiere aprobación. Aparecen en Operaciones → Incidencias y en la pestaña Tickets de la reserva; filtra Operaciones por Origen → Automático - Servicio para listarlos.
Cómo se cobran los pedidos
Sin aprobación, el cargo se crea cuando el inquilino confirma el pedido; con aprobación, cuando haces clic en Aprobar y cobrar.
- Pago único: un cargo con el nombre del servicio, que vence ese día y nunca antes del check-in.
- Mensual: un cargo por mes desde ese mes (o el primer mes de la reserva) hasta el final de la reserva, con un nombre como "Limpieza semanal - marzo de 2027". Los vencimientos siguen el día de vencimiento de la reserva; un vencimiento ya pasado pasa a ser el día del pedido, y nada vence antes del check-in. Los primeros y últimos meses parciales siguen Servicios Recurrentes. Un inquilino puede pedir un servicio mensual una sola vez por reserva.
Los cargos se ven en las pestañas Plan de pago (en Servicios adicionales) y Valores del contrato de la reserva, y en la pestaña Pagos del portal del inquilino cuando se muestra.
A quién se avisa:
- El inquilino recibe un correo de confirmación del pedido; si el servicio requiere aprobación, uno cuando llega la solicitud y otro cuando decides. No lo recibe si su categoría de inquilino tiene el correo desactivado.
- Los miembros del equipo reciben un correo de los servicios que hayan elegido en Correos de suscripción de servicios, en Ajustes personales.
- Las solicitudes creadas o canceladas de servicios con aprobación envían una alerta en la aplicación, controlada por Solicitudes de servicio en Notificaciones en la aplicación.
Revisar solicitudes
La pestaña Solicitudes aparece cuando un servicio tiene Requiere aprobación activado o hay una solicitud esperando; su insignia cuenta las pendientes.
- Elige un estado, Pendiente, Aprobada, Rechazada o Cancelada, y usa Buscar solicitudes para un inquilino o un servicio.
- Haz clic en una fila para abrir Detalles de la solicitud: unidad, propiedad, precio, facturación, estado, una línea de tiempo Solicitado → En revisión → Decisión y el motivo del rechazo, si lo hay.
- Haz clic en Aprobar y cobrar para crear los cargos y los tickets, o en Rechazar para abrir Rechazar solicitud de servicio, añade un Motivo (opcional) y haz clic en Rechazar solicitud. El inquilino ve el motivo y no se cobra nada.
Al aprobar se cobra el precio que vio el inquilino al solicitar, aunque haya cambiado desde entonces. Un inquilino puede tener una solicitud pendiente por servicio y reserva, y puede cancelarla desde el portal.
Qué pasa al guardar
- Un servicio nuevo o modificado se muestra en el portal la próxima vez que los inquilinos lo abran, si Permitir ver servicios está activado en Ajustes del portal y el servicio cubre su propiedad. El módulo Suscripciones / extras de una categoría de inquilino anula ese interruptor.
- Los cambios de precio se aplican a los pedidos nuevos; los cargos existentes conservan su importe.
Resolución de problemas
- Falla el pedido de un inquilino: el servicio no tiene precio, aunque la tarjeta diga Gratis. Ponle un precio.
- Los cargos no se pueden facturar: la categoría de facturación se eliminó o no tiene IVA ni código de producto.
Consejos
- Desactiva un servicio en lugar de eliminarlo si es posible que vuelvas a ofrecerlo.
- El portal no muestra el Enlace, así que escribe en la descripción lo que incluye y las condiciones de precio.