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Clasificar las notificaciones

Repasa tus notificaciones en la aplicación una o dos veces al día: responde primero a los mensajes de los inquilinos, actúa sobre las alertas que te necesitan y termina sin nada por leer. Un día normal lleva unos minutos.

Antes de empezar​

  • Plan: cualquier plan. Los mensajes de los inquilinos en la campana necesitan el ChatBot de inquilinos, que VIVIN activa en tu cuenta.
  • Permisos: Bookings → Module para abrir las reservas y las conversaciones de la Bandeja de entrada a las que apuntan las alertas. Todos los roles excepto Operaciones lo tienen por defecto.
  • Dónde: la campana está en la cabecera del Panel en un ordenador, y en la barra superior en el móvil. Los roles sin Panel (Ventas, Administrador de operaciones y Operaciones por defecto) usan la página de Notificaciones, que no tiene enlace en el menú: guarda en favoritos https://platform.vivin.app/notifications.
  • Las alertas de pago solo te llegan cuando Notificaciones de pago está activado para ti (Configuración → Ajustes personales → Preferencias de correo personales) y Recibir notificaciones de pago está activado para la cuenta (Configuración → Configuración de la cuenta → Notificaciones y correos).

Pasos​

1. Mira la campana​

Panel, icono de la campana

Cada pestaña muestra su propio recuento de no leídas: General para pagos, solicitudes de servicio, tickets de Operaciones, reservas importadas, alertas de reservas y respuestas a encuestas, y Bandeja para los mensajes de los inquilinos.

2. Responde a los mensajes de los inquilinos​

Panel, icono de la campana, pestaña Bandeja

  1. Haz clic en un mensaje. El panel se cierra, la fila se marca como leída y la conversación se abre en la Bandeja de entrada en su canal (WhatsApp, Correo, Airbnb o Booking.com). Los mensajes de otros canales abren la pestaña Comunicación de la reserva.
  2. Responde allí y abre la campana otra vez para ver el siguiente mensaje.

Resultado: todas las conversaciones tienen respuesta. Cada conversación tiene una fila, y un mensaje nuevo la devuelve arriba como no leída. Una fila titulada "Chatbot notification for booking …" o "Chatbot notification from unverified contact …" significa que el ChatBot ha pasado la conversación a una persona: responde tú.

3. Abre la página de Notificaciones y muestra solo las no leídas​

Página Notificaciones (https://platform.vivin.app/notifications)

En la campana, la mayoría de las alertas de General solo abren una vista de detalle. En la página de Notificaciones, al hacer clic en una alerta vas a aquello de lo que trata, así que trabaja allí.

  1. Haz clic en No leídas. El contador de la derecha muestra cuántas quedan.
  2. Para centrarte en un inquilino o una unidad, escribe en Buscar notificaciones.... Busca en el título y el texto de la alerta, y no todas las alertas nombran la unidad o el inquilino.

4. Actúa sobre cada alerta​

Página Notificaciones, filtro No leídas

Haz clic en una fila. Se marca como leída y abre la reserva, el inquilino, la unidad, la propiedad o el ticket del que trata. Después:

  • "Payment received from tenant …": no hay nada que aprobar. El inquilino pagó en línea y el pago ya está registrado.
  • "New service request from …": en Configuración → Servicios → Solicitudes, haz clic en Aprobar y cobrar o en Rechazar. El inquilino espera hasta que decidas. "Service request cancelled by …" no requiere nada.
  • "Maintenance ticket … assigned to …", "… rescheduled" o "… starts soon": confirma el responsable, la hora de inicio y el trabajo en Operaciones.
  • "New booking created from Platform …": revisa la reserva como en Procesar una reserva nueva.
  • "Failed to create booking from Platform …": el texto da el motivo (por ejemplo, las fechas están ocupadas) y los datos del huésped. Corrige la causa y, si el huésped va a venir, crea la reserva con Crear nuevo → Reserva. VIVIN también envía un correo a la dirección de tu cuenta sobre ello.
  • "OTA booking modification needs review" o "Multi-room OTA reservation modified — review required": VIVIN no pudo aplicar un cambio de un canal. La alerta dice qué lo bloqueó. Quita el bloqueo (por ejemplo, otra reserva o un bloqueo en las fechas nuevas) y pide al soporte de VIVIN que vuelva a aplicar el cambio.
  • "Guest request on … — review required": acepta o rechaza la solicitud del huésped en el panel propio de ese canal.
  • "… still lists a booking cancelled in VIVIN": si el huésped va a venir, crea la reserva de nuevo; si no, cancela también la reserva en el canal.
  • "Booking changed on …": solo informativa, el cambio ya se aplicó.
  • "Survey response from …": la fila abre la respuesta en Encuestas.
  • "Check-in email not sent after contract signing": el inquilino firmó más de 15 días después de su fecha de check-in, así que VIVIN retuvo el correo. En Información del contrato → Check-in y check-out, haz clic en Enviar correo de check-in. Hasta entonces el inquilino no puede ver sus códigos en el Portal del Inquilino.

Resultado: cada alerta está atendida. Una alerta sin nada que abrir solo se marca como leída.

5. Limpia lo que queda​

Página Notificaciones

  • Marcar como leída, en una fila, la limpia sin salir de la página.
  • Marcar todas como leídas limpia todas las alertas no leídas, en General y Bandeja, sea cual sea el filtro o la búsqueda activos. En la campana, el mismo botón limpia solo la pestaña en la que estás.

Resultado: el contador muestra 0 sin leer. El filtro Leídas conserva todo el historial.

Hecho cuando​

  • La página de Notificaciones muestra 0 sin leer y la campana no tiene insignia.
  • Cada solicitud de servicio está aprobada o rechazada.
  • Cada reserva de canal fallida, modificada o marcada coincide con el canal.

Resolución de problemas​

  • La pestaña Bandeja aparece en gris. El ChatBot de inquilinos no está activado en tu cuenta. Pasa el ratón por la pestaña para ver el mensaje.
  • Un compañero recibe alertas de pago y tú no. Tu propio interruptor Notificaciones de pago está desactivado en Ajustes personales.
  • Nunca ves algunos tipos de alerta. La categoría está desactivada en Configuración → Ajustes personales → Tus notificaciones en la aplicación, o para todos en Configuración → Configuración de la cuenta → Notificaciones en la aplicación.
  • Solo ves las alertas de algunas propiedades. Los miembros del equipo vinculados a un propietario solo ven las alertas sobre las propiedades de ese propietario.

Consejos​

  • El alquiler vencido no genera ninguna notificación. Para la deuda, sigue Gestionar un pago atrasado.
  • Desactiva las categorías sobre las que nunca actúas (Pagos, Solicitudes de servicio, Reservas programadas, Mensajes de la bandeja de entrada, Tickets de operaciones) en Ajustes personales. Las alertas de revisión de canales, los mensajes de huéspedes de Airbnb y Booking.com y la alerta del correo de check-in no se pueden desactivar.
  • Activa Notificaciones push en cada dispositivo, en Ajustes personales, para recibir las mismas alertas cuando VIVIN está cerrada.
  • El estado de lectura es personal: marcar una alerta como leída no la limpia para tus compañeros.