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Emitir facturas y notas de crédito

Factura, a través de tu proveedor de facturación, el dinero que tus inquilinos pagaron en un periodo, emite las notas de crédito que están esperando y registra cualquier factura que hayas hecho fuera de VIVIN.

Antes de empezar​

  • Plan: un proveedor de facturación conectado en Conexiones de facturación (Configuración → Integraciones), como VIVIN Invoicing, Invoice Express, Hostkit, Sage50c, NetSuite o A-Cube.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Finance → Approve Payments para abrir Finanzas → Transacciones, emitir, adjuntar y revertir facturas. Por defecto solo lo tiene el Super administrador.
    • Bookings → Add Credit Note para emitir notas de crédito o marcarlas como manuales. Super administrador, Administrador y Finanzas lo tienen por defecto.
    • Finance → Assign Payments To Other Bookings para Marcar manual en una asignación de factura. Super administrador y Finanzas lo tienen por defecto.
  • En Facturación (Configuración → Facturación), cada tipo de cargo que facturas tiene su IVA y un Código en Códigos fiscales, y cada categoría de otros conceptos que cobras tiene un Código de producto (Impuestos de categorías (otros)). Solo Sage50c funciona sin códigos. Con Hostkit, la Serie de factura Hostkit está definida.
  • Comprueba la fecha de factura: con Usar hoy como fecha de factura activado (el valor por defecto), cada factura lleva la fecha del día en que la emites.

Pasos​

1. Aprueba los pagos del periodo​

Negocio → Finanzas → Transacciones

Aprueba los pagos que realmente llegaron y rechaza los demás, como en Registrar un pago recibido, para facturar solo dinero que has recibido.

2. Lista lo que aún no está facturado​

Negocio → Finanzas → Transacciones

VIVIN factura cada parte de un pago que paga un cargo (una asignación), así que las líneas de la factura siguen los cargos que cubrió el pago.

  1. Define el rango de fechas con el periodo que facturas. Empieza en los últimos 3 meses.
  2. Haz clic en la etiqueta No facturadas. Para trabajar con un solo tipo de pago, haz clic también en su tarjeta.

Resultado: los pagos con al menos una asignación pendiente de facturar. La columna Facturada muestra cuánto de cada uno ya está facturado.

3. Emite las facturas​

Finanzas → Transacciones, etiqueta No facturadas

  • Todo lo que ves: haz clic en Facturar todas las asignaciones. Emite de inmediato, sin confirmación, y abarca solo las filas cargadas en pantalla: pasa el ratón por encima para ver cuántas asignaciones va a facturar y desplázate antes hasta el final de la lista.
  • Algunos pagos: marca sus filas y haz clic en Facturar seleccionadas; después confirma.
  • Un pago: abre su fila y haz clic en Facturar todas las asignaciones en Detalles de la transacción, o haz clic en el estado de una asignación para facturar solo esa asignación.

También puedes facturar un pago desde una reserva: en su pestaña Transacciones, haz clic en Facturar transacción y luego en Emitir factura.

Resultado: "La creación de la factura se ha puesto en cola y puede tardar un tiempo según el proveedor de facturación." Cada asignación pasa a Facturado con su número de factura, y Ver factura abre el documento en tu proveedor. Con Enviar recibo de factura al inquilino activado (Configuración → Configuración de la cuenta → Notificaciones y correos), el inquilino recibe cada factura por correo.

4. Comprueba el resultado​

Finanzas → Transacciones, un pago, Detalles de la transacción

En Asignaciones, cada línea tiene su Estado: Facturado, Borrador en Invoice Express hasta que lo finalices allí, En espera mientras tu proveedor responde, o Fallido cuando lo rechazó. Corrige la causa (consulta Resolución de problemas) y haz clic en el estado Fallido para emitirla de nuevo. Transacciones explica todos los estados.

5. Emite las notas de crédito en espera​

Finanzas → Transacciones, etiqueta Nota de crédito sin emitir

Las notas de crédito empiezan sin emitir, por ejemplo tras una cancelación o una devolución de dinero facturado.

  1. Marca las filas y haz clic en Emitir notas de crédito.
  2. Para una sola nota de crédito, abre el pago y haz clic en Emitir nota de crédito en el proveedor en su línea de nota de crédito.

Resultado: la nota de crédito va a tu proveedor y el pago pasa a la etiqueta Nota de crédito emitida. Sage50c no puede emitir notas de crédito: usa en su lugar Marcar manual en la línea de la nota de crédito.

6. Registra las facturas hechas fuera de VIVIN​

Finanzas → Transacciones, un pago, Detalles de la transacción

  • Marcar manual marca una asignación como facturada fuera de VIVIN. Revertir manual lo deshace.
  • Adjuntar factura sube el PDF de tu herramienta de contabilidad: elige el archivo, introduce el ID externo de la factura y, si quieres, la Fecha de la factura, y haz clic en Subir factura.

Resultado: la asignación ya no aparece en No facturadas.

Hecho cuando​

  • No facturadas no muestra nada del periodo que facturas.
  • Nota de crédito sin emitir está vacía.
  • Ninguna asignación está en Fallido ni en En espera.

Resolución de problemas​

  • Una asignación está en Fallido. Normalmente falta un Código o un IVA para ese tipo de cargo, falta el Código de producto de su categoría de otros conceptos o, con Hostkit, no hay Serie de factura Hostkit. Corrígelo en Configuración → Facturación y haz clic otra vez en Fallido.
  • "No hay asignaciones elegibles seleccionadas". Los pagos seleccionados no tienen nada más que facturar: sus asignaciones están facturadas, marcadas como manuales o tienen una devolución de valor.
  • "Esta asignación tiene una devolución de valor y no se puede facturar." Ese dinero se devolvió al inquilino, así que no se puede facturar.
  • Se emitió una factura por error. Revertir factura solo restablece el estado en VIVIN (quita antes cualquier nota de crédito): cancela o abona el documento tú mismo en tu proveedor.
  • Un aviso dice que hay una fecha de factura personalizada. Todas las facturas usan esa fecha hasta que vuelvas a activar Usar hoy como fecha de factura.

Consejos​

  • Con Hostkit, activa Emitir las fianzas en una factura separada antes de facturar las fianzas, para poder devolver más adelante una fianza por separado.
  • Factura en un momento fijo, por ejemplo el primer día laborable del mes, para que cada periodo se facture una sola vez.
  • Aquí nunca emites proformas: con Invoice Express o VIVIN Invoicing salen automáticamente cuando un cargo vence o se paga (consulta Transacciones). Sus correos tienen sus propios interruptores en Facturas proforma, en Configuración → Configuración de la cuenta → Notificaciones y correos.