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Configurar el portal del inquilino

Deja el portal del inquilino listo antes de que lo abran tus primeros inquilinos: tu marca, las secciones que ven, lo que rellenan antes de firmar, y las respuestas y servicios que ofreces. Cómo funciona el portal para los inquilinos se explica en Portal del inquilino.

Antes de empezar​

  • Plan: cualquier plan. Los pagos online en el portal (IBAN virtual y tarjeta) vienen con los pagos VIVIN, que VIVIN activa en tu cuenta.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Account Settings → Module y Account Settings → Preferences para Configuración de la cuenta y Ajustes del portal. Super administrador y Administrador tienen ambos por defecto.
    • Account Settings → Categories para Servicios. Super administrador y Administrador lo tienen por defecto.
    • Account Settings → Chatbot para FAQs. Por defecto solo lo tiene Super administrador.
  • Ten a mano tu logotipo (PNG o JPG, hasta 2 MB), un icono cuadrado (PNG, de al menos 192×192 px) y el color de tu marca.

Pasos​

1. Personaliza la marca del portal​

Configuración → Configuración de la cuenta, tarjeta Marca

Haz clic en el lápiz, añade tu Logotipo, Icono y Sitio web, elige el Color principal (botones y enlaces del portal) y el Color de los emails, y guarda.

Resultado: el portal y los correos a tus inquilinos llevan tu logotipo y tus colores. Consulta Marca.

2. Elige el idioma y lo que ven los inquilinos​

Configuración → Ajustes del portal, tarjeta Portal del inquilino

  1. Haz clic en el lápiz. Define el Idioma predeterminado para los inquilinos que no hayan elegido uno.
  2. En los módulos del portal, activa lo que deben ver los inquilinos: Permitir crear incidencias (solicitudes en la pestaña Soporte), Permitir ver servicios, Permitir ver suministros, Permitir ver códigos de entrada, los dos botones de Nuki, Permitir ver descripciones de pagos y Permitir ver historial de transacciones.
  3. Haz clic en Guardar.

Resultado: el portal muestra solo esas secciones a todos los inquilinos sin una categoría de inquilino que las sustituya. Consulta Ajustes del portal para ver cada interruptor.

3. Elige lo que aportan los inquilinos antes de firmar​

Configuración → Ajustes del portal, tarjeta Portal del inquilino

  1. Haz clic en el lápiz. En los interruptores de edición (por ejemplo Permitir editar NIF/fiscal o Permitir al inquilino editar IBAN), elige lo que los inquilinos pueden cambiar por sí mismos.
  2. En Obligatorio para firmar el contrato, activa cada campo que el asistente de firma debe exigir.
  3. En Documentos obligatorios, escribe el nombre de cada archivo que los inquilinos deben subir, como «Documento de identidad o pasaporte», y haz clic en Añadir.
  4. Haz clic en Guardar.

Resultado: los contratos que todavía no están firmados piden ahora estos campos y archivos. Los inquilinos no pueden terminar de firmar hasta que se sube cada documento obligatorio.

4. Añade respuestas para los inquilinos (opcional)​

Configuración → FAQs

Añade o genera tus preguntas frecuentes y publícalas. Las preguntas frecuentes publicadas aparecen al final de la pestaña Soporte del portal, incluso con Permitir crear incidencias desactivado, y el Chatbot de los inquilinos las usa como referencia. Consulta FAQs.

5. Ofrece servicios (opcional)​

Configuración → Servicios

Añade los extras que los inquilinos pueden solicitar, como la limpieza o el check-out tardío, con su precio y si necesitan tu aprobación. Consulta Servicios.

Resultado: los inquilinos los ven en la pestaña Servicios del portal, cuando Permitir ver servicios está activado.

6. Comprueba el portal como inquilino​

Portafolio → Reservas, una reserva, Información del contrato → Métodos de pago

Haz clic en Suplantar inquilino. El portal se abre en una pestaña nueva exactamente como lo ve ese inquilino.

Resultado: ves tu marca, las secciones que elegiste y los requisitos de firma. Mira, no actúes: todo lo que envíes allí cuenta como una acción del inquilino.

7. Da acceso a los inquilinos​

Información del contrato → Check-in y check-out de cada reserva

Haz clic en Enviar acceso al portal para enviar por correo al inquilino su enlace personal. Tu correo de bienvenida también puede llevarlo con la variable {tenant_portal_url} (consulta Comunicaciones).

Resultado: el botón pasa a decir Reenviar acceso al portal, y el inquilino abre el portal desde el correo.

Hecho cuando​

  • El portal muestra tu logotipo y tus colores.
  • Los inquilinos ven solo las secciones que elegiste, y el asistente de firma pide tus campos y documentos obligatorios.
  • Tus inquilinos tienen sus enlaces de acceso.

Solución de problemas​

  • Los inquilinos no tienen la pestaña Pagos. Los pagos VIVIN no están activados en la cuenta, Pagos de la propiedad está desactivado en la propiedad, o la categoría del inquilino no permite pagos.
  • Un inquilino ve secciones distintas a las de los demás. Su categoría de inquilino sustituye los ajustes del portal para sus inquilinos.
  • Un inquilino no puede terminar de firmar. Falta un campo obligatorio y no puede editarlo, o falta un documento obligatorio. Permite editar ese campo, rellénalo tú en el inquilino, o pide la subida.
  • Enviar acceso al portal está en gris. La reserva viene de Airbnb o Booking.com a través del Gestor de canales.

Consejos​

  • Pon a los documentos obligatorios el nombre con que se lo pedirías a un inquilino: las mismas palabras aparecen en el portal y en la pestaña Archivos de la reserva.
  • El portal se puede instalar en el móvil como una app, y los inquilinos pueden activar allí las notificaciones. Consulta Portal del inquilino.
  • Desactivar Permitir ver códigos de entrada oculta los códigos en el portal, no en el correo de check-in.