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Revisar los KPI de la cartera

Haz una revisión de fin de mes o para inversores de toda la cartera: lee las tendencias en Analítica, encuentra las propiedades o unidades que hay detrás de cada caída, explícala y comprueba los cobros en Finanzas antes de cambiar precios o disponibilidad.

Antes de empezar​

  • Plan: cualquier plan. Usa un ordenador: Analítica no está en el menú del móvil y, en una pantalla pequeña, solo se ven los rankings.
  • Permisos, en Configuración → Usuarios → Permisos por rol:
    • Analytics → Module para Analítica, y Finance → Module para Finanzas. Super administrador, Administrador y Finanzas tienen ambos por defecto.
    • Sales → Module para las comprobaciones de precios y disponibilidad. Todos los roles excepto Administrador de operaciones y Operaciones lo tienen por defecto.
  • Decide sobre qué meses informas, por ejemplo el último mes cerrado, los últimos seis meses o lo que va de año.

Pasos​

1. Elige los meses​

Negocio → Analítica

Haz clic en el selector de mes, arriba a la derecha, y luego en un mes, o en un mes de inicio y uno de fin para un intervalo. Los ajustes rápidos 6M, 12M y YTD, al final del selector, son atajos.

Resultado: todas las pestañas muestran el mismo intervalo. Analítica se abre con los últimos nueve meses, el mes actual y los dos siguientes, y 6M y 12M también terminan dos meses por delante: para un informe de meses cerrados, elige tú los meses. Los meses posteriores al actual son una Previsión a partir de las reservas confirmadas.

2. Repasa el Resumen​

Analítica → Resumen

Cinco gráficos mensuales: Ingresos, Ocupación, ADR, RevPAR y Mantenimiento (tickets creados). Todos salvo Mantenimiento separan los meses Real de los de Previsión.

Resultado: una lista corta de meses en los que los gráficos no coinciden, por ejemplo ingresos que se mantienen mientras la ocupación cae.

3. Encuentra quién está detrás de Ingresos y Ocupación​

Analítica → Ingresos, y después Ocupación

Cada pestaña de métrica tiene tres tarjetas:

  • Tendencia mensual: la cifra de la cartera por mes.
  • El ranking (por ejemplo, Ranking de ocupación): los 20 primeros, el mejor primero, sobre los meses terminados del intervalo. Cambia entre Por Propiedad, Por Unidad y Por Propietario (se muestra cuando la cuenta tiene más de un propietario). En Ingresos, ADR y RevPAR, Por Propiedad y Por Propietario ordenan por la media por unidad.
  • El mapa de calor: cada propiedad, unidad o propietario, mes a mes.

Para ver cómo cuenta una pestaña, pasa el ratón por el icono de información junto al selector de mes, por ejemplo Cómo funcionan los Ingresos. Consulta Analítica para ver todas las definiciones.

4. Encuentra los meses débiles en el mapa de calor​

Analítica → Ingresos u Ocupación, tarjeta del mapa de calor

  1. Haz clic en el encabezado de un mes para ordenar de menor a mayor. Haz clic otra vez para ordenar de mayor a menor; un tercer clic quita el orden.
  2. Fíjate en las filas que se quedan pálidas durante varios meses. Las celdas más oscuras son valores más altos; los meses de previsión llevan un asterisco.

Resultado: las unidades o propiedades que hay que explicar. En una cartera grande, el mapa de calor carga las 100 mejores filas y cuenta el resto en "y … más", así que cámbialo a Por Propiedad para verlo todo en menos filas.

5. Comprueba los precios con ADR y RevPAR​

Analítica → ADR y RevPAR

El ADR son los ingresos por noche ocupada; el RevPAR son los ingresos por noche disponible, así que combina precio y ocupación. Léelos junto a Ocupación:

  • Ocupación a la baja, ADR estable: noches vacías, no precio. Revisa la disponibilidad y la demanda en el paso 7.
  • ADR a la baja, ocupación estable: las mismas noches rinden menos. Revisa los alquileres y los descuentos en el paso 7.
  • RevPAR al alza: precio y ocupación juntos rinden más por noche disponible.

6. Comprueba el volumen de mantenimiento​

Analítica → Mantenimiento

Cuenta los tickets creados cada mes (cuentan los cerrados, no los cancelados), ordenados Por Propiedad o Por Unidad en todo el intervalo. El mapa de calor lista las 25 filas con más tickets.

Resultado: ves la carga de trabajo, no el trabajo pendiente abierto. Para los tickets abiertos y vencidos, ve a Negocio → Operaciones → Incidencias.

7. Explica lo que has encontrado​

Comprueba la causa probable antes de cambiar nada:

  • Ingresos frente al objetivo: Ventas → Planificación → Objetivo vs. Real, cuando Activar la planificación de ingresos está activado y tu rol tiene Planning → Module.
  • Alquileres: Ventas → Precios muestra 12 meses de alquiler por unidad. Las celdas marcadas Cambio grande respecto a los meses adyacentes merecen una segunda mirada.
  • Unidades vacías: Ventas → Multicalendar, o Unidades vacantes en el Panel.
  • Bloqueos olvidados: Herramientas → Auditoría → Bloqueos manuales, consulta Limpiar los bloqueos manuales. Las noches bloqueadas no cuentan como noches disponibles, así que un bloqueo olvidado reduce los ingresos sin reducir la ocupación.
  • Descuentos: Herramientas → Auditoría → Descuentos. Los ingresos de Analítica se cuentan antes de descuentos.
  • Un propietario, edificio o grupo de inquilinos: Finanzas → Otros Filtros, o Seleccionar etiquetas y Seleccionar tipos de unidad en Ventas.

8. Concilia con Finanzas​

Negocio → Finanzas → Resumen

Los Ingresos de Analítica son lo que se cobró por mes, pagado o no, antes de descuentos y notas de crédito, sin depósitos ni reservas canceladas. Finanzas muestra lo que se ha cobrado.

  1. Elige el mes sobre el que informas. El gráfico Ingresos lo divide en Pagado, Programado y En deuda; haz clic en un segmento para listar sus líneas.
  2. Compara Deuda total con Deuda Descubierta y lee Antigüedad de Deuda y Principales deudores.
  3. Para comparar con el ranking de Analítica, abre la pestaña Ingresos: Ingresos por propiedad se despliega hasta cada unidad.

Resultado: el dinero respalda la historia de los ingresos. Pasa los saldos vencidos a Gestionar un pago atrasado.

Hecho cuando​

  • Tienes los meses débiles y las propiedades o unidades que hay detrás.
  • Cada uno tiene una causa: precio, noches vacías, bloqueos, descuentos o mantenimiento.
  • Las cifras de Finanzas respaldan la historia de los ingresos, y la deuda vencida está en manos de cobros.

Resolución de problemas​

  • El ranking deja fuera el mes actual. Cuenta solo los meses terminados del intervalo; el mes actual solo cuenta cuando aún no ha terminado ningún mes.
  • Falta en el mapa de calor una unidad que sabes que es débil. Solo se cargan las 100 mejores filas. Cambia a Por Propiedad, o acota el intervalo.
  • El Panel y Finanzas muestran una Deuda total distinta. La tarjeta del Panel cuenta solo las reservas en curso; Finanzas cuenta también las finalizadas y las canceladas.
  • Falta Planificación en Ventas. Activar la planificación de ingresos está desactivado en Configuración → Configuración de la cuenta, o tu rol no tiene Planning → Module.

Consejos​

  • Una unidad cuenta desde el día en que se añadió (o su primera reserva, si es anterior) hasta que se archiva su propiedad (o termina su última reserva, si es posterior), así que añadir o archivar edificios no distorsiona los meses pasados.
  • Analítica no tiene filtro de propiedad ni de propietario: usa los interruptores Por Propiedad, Por Unidad y Por Propietario, o los filtros de Finanzas.
  • La Previsión de ocupación del Panel muestra la Renta media (ADR) como alquiler mensual medio por unidad ocupada, que no es comparable con el ADR por noche de Analítica.