Finanzas
Finanzas muestra lo que hay que cobrar, lo que ha entrado, quién te debe, lo que se paga y qué depósitos hay que devolver, en todo tu portafolio.
Antes de empezar
- Dónde: barra lateral Negocio → Finanzas (platform.vivin.app/finance). Los móviles no tienen la fila Finanzas en la barra lateral, pero el enlace sigue abriéndola.
- Permiso: Finance → Module. Por defecto lo tienen Super administrador, Administrador y Finanzas.
- Transacciones, Pagos y Depósitos necesitan además Finance → Approve Payments, que por defecto solo tiene Super administrador. Sin él, esas tres pestañas están ocultas.
- Informes de propietario aparece solo cuando Activar los informes de propietario está activado en Configuración → Configuración de la cuenta → Informes de propietario (desactivado por defecto).
Un Super administrador concede los permisos en Configuración → Usuarios → Permisos por rol (consulta Usuarios). Puedes cambiar para ti el orden de las pestañas en Configuración → Ajustes personales → Orden de pestañas (consulta Ajustes personales).
Pestañas
| Pestaña | Úsala para | Control de periodo |
|---|---|---|
| Resumen (abajo) | Ver de un vistazo los ingresos y pagos de este mes y toda la deuda abierta | Selector de mes |
| Ingresos (abajo) | Ver los ingresos por mes, categoría, propiedad y unidad | Selector de mes |
| Valores del contrato | Revisar y corregir cada cargo programado (alquiler, depósito, tasas, otros) | Selector de mes |
| Transacciones | Aprobar, facturar y reasignar los pagos que has recibido | Rango de fechas |
| Pagos | Seguir y confirmar las transferencias del dinero cobrado al destinatario | Rango de fechas |
| Depósitos | Seguir cada depósito de garantía hasta que se reembolsa | Rango de fechas |
| Informes de propietario | Preparar las liquidaciones mensuales de propietarios (Liquidar) y conciliarlas (Movimientos) | Selector de mes |
Cada pestaña tiene su propia dirección (por ejemplo, /finance/transactions). Sin Approve Payments, la dirección de Transacciones, Pagos o Depósitos muestra Permiso requerido. Mientras Informes de propietario está desactivado, su dirección abre Resumen.
Periodo, filtros y exportación
- Selector de mes (Resumen, Ingresos, Valores del contrato, Informes de propietario): elige un mes, o dos para un intervalo. Se abre en el mes actual.
- Rango de fechas (Transacciones, Pagos, Depósitos): se abre en los últimos tres meses hasta hoy. Bórralo para verlo todo.
- Otros Filtros abre un panel lateral. El número del botón cuenta los filtros en uso, y cada uno aparece también como una etiqueta sobre la tabla, con Borrar todo.
| Sección | Filtros |
|---|---|
| Transacciones | Plataformas de origen (solo en la pestaña Transacciones) |
| Inquilino | Nacionalidades, IBAN y NIF (con o sin), y categorías de inquilino cuando están activadas |
| Reserva | Reservas, categorías de reserva, Descuentos (Todos, Con, Sin) y Estado del depósito |
| Propiedad y anuncio | Propietarios, propiedades y categorías de anuncio |
| Finanzas | Estado de factura, categorías de "otros" y conceptos (Alquiler, Depósito, Tasa de limpieza, Tasa administrativa, Otros; Alquiler incluye también los plazos) |
Estado de factura tiene dos grupos de etiquetas. Haz clic en el nombre de un grupo para elegir el grupo entero:
- Facturado: Facturado, Manual y Borrador.
- No facturadas: Pendiente, Fallido, Ignorado, En espera y Sin Asignación.
En las listas de categorías (de reserva, de inquilino, de anuncio y de "otros"), Seleccionar todo y Borrar todo eligen o descartan todas las opciones, Sin categoría incluida cuando se ofrece. La lista abierta muestra cuántas has elegido (por ejemplo, 3 de 12), y una selección completa se lee Todas las categorías, Todas las categorías de inquilino o Todas las categorías "otros". Escribe antes en el cuadro de búsqueda de la lista para elegir solo las opciones que coinciden.
Exportar → CSV o Excel descarga todas las filas que coinciden con tus filtros, no solo las que están cargadas en pantalla.
Los filtros se guardan en la dirección de la página, así que puedes copiarla para compartir o guardar como favorito una vista filtrada. Al cambiar de pestaña se mantienen los filtros.
Resumen
Resumen es un chequeo de salud en una sola pantalla: siete tarjetas, los gráficos de Ingresos y Cashflow, y Antigüedad de Deuda.
Tarjetas
Cada tarjeta indica su periodo bajo el título: los meses que elegiste, o Histórico en las tarjetas que ignoran el selector de mes. Pasa el cursor por el icono (i) para ver la definición dentro de la aplicación, y haz clic en una tarjeta para abrir la lista que hay detrás.
| Tarjeta | Periodo | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Ingresos | Meses elegidos | Todos los cargos cuyo periodo cae en los meses elegidos, depósitos incluidos, por su importe después de descuentos: pagado + programado + en deuda. La línea de debajo lo compara con los mismos meses de un año antes. |
| Facturado | Meses elegidos | La parte facturada de esos mismos cargos, contando las facturas emitidas y las facturas marcadas como manuales. La línea de debajo cuenta los cargos con un importe facturado. |
| Pagos Sistema | Meses elegidos | Pagos con fecha en los meses elegidos que llegaron a través de VIVIN (vIBAN y tarjeta). No se incluyen los pagos rechazados. |
| Pagos Manuales | Meses elegidos | Pagos con fecha en los meses elegidos que se registraron a mano (transferencia, efectivo, devolución del depósito, plataforma y otros). No se incluyen los pagos rechazados, y las devoluciones de depósito cuentan como importes negativos. |
| Depósitos vencidos | Histórico | Reservas cuya fecha límite de devolución del depósito ha pasado sin reembolso registrado. El importe es cada depósito menos la deuda vencida de esa reserva: lo que aún tienes que devolver. |
| Deuda total | Histórico | La parte sin pagar de cada cargo cuya fecha de vencimiento ha pasado, en todas las reservas, incluidas las canceladas. Un cargo pagado por adelantado o pagado de más no compensa los atrasos de otro cargo. Se excluyen las reservas cuyo reembolso del depósito ya está registrado. La línea de debajo cuenta las reservas en deuda. |
| Deuda Descubierta | Histórico | Para cada reserva, su deuda vencida menos el depósito de garantía fijado en ella, lo haya pagado o no el inquilino; solo se suman los resultados positivos. Un depósito solo cubre su propia reserva. Se excluyen las estancias cortas de Airbnb y Booking.com, que no tienen depósito. La línea de debajo cuenta esas reservas. |
Un cargo que vence hoy aún no está vencido: cuenta como programado hasta el día siguiente. Para evitar que un registro erróneo distorsione los totales, la deuda de una sola reserva tiene un tope: el mayor entre 60 meses de su alquiler, tres veces el valor de la reserva o 25.000.
Gráfico de ingresos
Barras apiladas por mes: Pagado, Programado y En deuda (el mismo reparto que la tarjeta Ingresos). Un cargo pagado en parte se divide: la parte pagada va a Pagado y el resto a Programado o En deuda.
| Rango | Meses que se muestran |
|---|---|
| 6M | Los 4 meses anteriores a este, este mes y 1 más |
| 9M | 6 antes, este mes y 2 más |
| 12M | 7 antes, este mes y 4 más |
| 18M | 11 antes, este mes y 6 más |
| 24M | 15 antes, este mes y 8 más |
El rango del gráfico no sigue al selector de mes. Pasa el cursor por una barra para ver sus cifras, y haz clic en un segmento para listar los cargos que hay detrás.
Gráfico de Cashflow
Cashflow usa los mismos meses que el gráfico de ingresos. Cambia entre Mes y Día.
- Días pasados (Pasado): el dinero realmente recibido, por fecha de pago. Se excluyen las devoluciones de depósito y otras filas negativas.
- Esperado (hoy y después): lo que aún queda por cobrar de cada cargo, por fecha de vencimiento, en las reservas que no están canceladas. Un cargo pagado por adelantado cuenta solo por su parte sin pagar.
Los cargos que ya están vencidos no están en ninguna de las dos partes: cuentan en Deuda total. Haz clic en una barra para listar sus pagos.
Antigüedad de Deuda y Principales deudores
Antigüedad de Deuda divide la deuda vencida en 0-15 d, 16-30 d, 31-60 d y +60 d. Cada cargo vencido va al tramo de su propia fecha de vencimiento, así que una reserva puede aparecer en varios tramos.
Principales deudores lista las reservas en deuda, de mayor a menor: inquilino · unidad, estado de la reserva y el saldo de la propia reserva, con un punto del color de su tramo más antiguo. La tarjeta muestra tantos como caben en su altura. Con más de cinco deudores aparece +N más y la lista pasa a ser desplazable; N cuenta desde el sexto deudor, aunque haya más de cinco a la vista. Ver menos la vuelve a plegar. Haz clic en un deudor para abrir la reserva.
Listas detrás de las tarjetas
| Haces clic en | Lista |
|---|---|
| Ingresos, Facturado, un segmento | Los cargos, con Inquilino, Unidad, Tipo, Fecha de vencimiento, Importe, Pagado, Facturado e ID de Reserva. Busca con Buscar inquilino o unidad... y exporta. |
| Pagos Sistema / Pagos Manuales | Pagos: Inquilino, Unidad, Tipo, Fecha, Estado e Importe. Busca con Buscar inquilino, unidad o tipo.... |
| Depósitos vencidos | Inquilino, Unidad, Reembolso hasta, Días vencidos, Estado e Importe. |
| Deuda total, Deuda Descubierta, un tramo | La lista de deuda (abajo). |
En la lista de deuda:
- Busca por inquilino o unidad.
- Acótala por Estado de la reserva, Categoría de la reserva o, cuando las categorías de inquilino están activadas, Categoría de inquilino (con Seleccionar todo, Borrar todo y un recuento como 3 de 12).
- Lee En mora desde e Importe adeudado de cada reserva. Las filas suman la cifra en la que hiciste clic: desde Deuda Descubierta, cada fila muestra solo la parte que supera el depósito de esa reserva; desde un tramo, solo la deuda de ese tramo.
- Haz clic en Abrir reserva para hacer el seguimiento. Abrir una reserva necesita Bookings → Sidebar.
Ingresos
Ingresos muestra de dónde vienen tus ingresos, en los meses que elijas.
- Tendencia de ingresos: los seis meses que terminan en el primer mes que elegiste, divididos en Alquiler, Tasa de administración, Tasa de limpieza y Otros. El mes seleccionado aparece resaltado.
- Resumen: Ingresos totales de los meses seleccionados, con el mismo reparto.
- Ingresos por propiedad: una fila por propiedad con su total y Media / unidad (la media por unidad). Despliega una fila para ver cada unidad y su inquilino.
- Exportar (junto a Ingresos por propiedad): CSV o Excel con una fila por mes, propiedad, unidad e inquilino.
Ingresos cuenta lo que se factura a las reservas cada mes, después de descuentos, esté o no pagado todavía. Alquiler incluye los plazos. Los depósitos y las tasas de salida no forman parte de estos totales. Para el dinero realmente recibido, usa Transacciones.
Reglas y límites
- Deuda total, Deuda Descubierta y Depósitos vencidos son cifras históricas: el selector de mes no las cambia. Otros Filtros sí.
- Las cifras de Resumen se actualizan cada 10 minutos aproximadamente. Con Otros Filtros en uso, una cifra puede tardar hasta una hora en ponerse al día. Las demás pestañas se actualizan al momento.
- Ingresos en Resumen incluye los depósitos; la pestaña Ingresos no. Los Ingresos de Analítica se cuentan antes de descuentos (consulta Analítica).
Solución de problemas
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Falta Transacciones, Pagos o Depósitos | Tu rol no tiene Finance → Approve Payments | Pide a un Super administrador que lo conceda en Permisos por rol |
| Falta Informes de propietario | Activar los informes de propietario está desactivado | Actívalo en Configuración → Configuración de la cuenta → Informes de propietario |
| Un pago que acabas de registrar no está en Resumen | Resumen se actualiza en segundo plano | Espera unos 10 minutos, o mira Transacciones, que es en directo |
| La deuda no cambia con el mes | Las tarjetas de deuda y de depósitos vencidos son históricas | Usa Otros Filtros para acotarlas |
| Deuda total y la tarjeta del Panel no coinciden | La tarjeta del Panel cuenta solo las reservas en curso; Finanzas cuenta también las finalizadas y canceladas | Compara con Estado de la reserva → En curso en la lista de deuda |
| Una reserva está en Deuda total pero no en Deuda Descubierta | Su depósito de garantía es igual o mayor que su deuda vencida | No hay nada que arreglar: sigue la deuda antes de reembolsar el depósito |
Consejos
- Empieza el día por Deuda total y abre después el tramo más antiguo de Antigüedad de Deuda.
- Pon Deuda Descubierta junto a Deuda total: la diferencia es la deuda que tus depósitos ya cubren.
- Antes de facturar, filtra por Otros Filtros → Estado de factura → No facturadas para ver lo que sigue abierto.
- Para seguir un pago atrasado paso a paso, consulta Gestionar un pago atrasado.
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- Asignación de pagos: cómo se asocian los pagos a los cargos
- Reservas: el plan de pago, los valores del contrato y las transacciones de una reserva
- Facturación: series, fecha de factura y códigos de impuestos
- Propietarios: datos del propietario y ajustes de liquidación
- Gestionar un pago atrasado: hacer el seguimiento del alquiler vencido