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Rever os KPI do portefólio

Faça uma revisão de fim de mês ou para investidores de todo o portefólio: leia as tendências nas Análises, encontre as propriedades ou unidades por trás de cada quebra, explique-a e confira as cobranças nas Finanças antes de mudar preços ou disponibilidade.

Antes de começar​

  • Plano: qualquer plano. Use um computador: as Análises não estão no menu do telemóvel e, num ecrã pequeno, só aparecem os rankings.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Analytics → Module para as Análises, e Finance → Module para as Finanças. O Super administrador, o Administrador e as Finanças têm ambas por predefinição.
    • Sales → Module para as verificações de preços e de disponibilidade. Todas as funções, exceto o Administrador de operações e as Operações, têm-na por predefinição.
  • Decida em que meses vai fazer o relatório, por exemplo o último mês fechado, os últimos seis meses ou o ano até à data.

Passos​

1. Escolha os meses​

Negócio → Análises

Clique no seletor de meses no canto superior direito e depois num mês, ou num mês de início e num de fim para um intervalo. As predefinições 6M, 12M e YTD, na parte de baixo do seletor, são atalhos.

Resultado: todos os separadores mostram o mesmo intervalo. As Análises abrem nos últimos nove meses, no mês atual e nos dois seguintes, e 6M e 12M também terminam dois meses à frente: para um relatório de meses fechados, escolha os meses por si. Os meses depois do atual são uma Previsão feita a partir das reservas confirmadas.

2. Percorra o Resumo​

Análises → Resumo

Cinco gráficos mensais: Receita, Ocupação, ADR, RevPAR e Manutenção (pedidos criados). Todos, exceto a Manutenção, separam os meses Real dos meses de Previsão.

Resultado: uma lista curta de meses em que os gráficos não concordam, por exemplo a receita a manter-se enquanto a ocupação desce.

3. Encontre quem está por trás da Receita e da Ocupação​

Análises → Receita e depois Ocupação

Cada separador de métrica tem três cartões:

  • Tendência mensal: o valor do portefólio por mês.
  • O ranking (por exemplo, Ranking de ocupação): os 20 primeiros, do melhor para o pior, nos meses terminados do intervalo. Alterne entre Por propriedade, Por unidade e Por proprietário (mostrado quando a conta tem mais de um proprietário). Na Receita, no ADR e no RevPAR, Por propriedade e Por proprietário ordenam pela média por unidade.
  • O mapa de calor: cada propriedade, unidade ou proprietário, mês a mês.

Para ver como um separador conta, passe o rato pelo ícone de informação junto ao seletor de meses, por exemplo Como funciona a Receita. Veja as Análises para todas as definições.

4. Encontre os meses fracos no mapa de calor​

Análises → Receita ou Ocupação, cartão do mapa de calor

  1. Clique no cabeçalho de um mês para ordenar do mais baixo para o mais alto. Clique outra vez para o mais alto primeiro; um terceiro clique limpa a ordenação.
  2. Repare nas linhas que ficam pálidas durante vários meses. As células mais escuras são valores mais altos; os meses de previsão têm um asterisco.

Resultado: as unidades ou propriedades a explicar. Num portefólio grande, o mapa de calor carrega as 100 melhores linhas e conta as restantes em "e mais …", por isso mude-o para Por propriedade para ver tudo em menos linhas.

5. Verifique os preços com o ADR e o RevPAR​

Análises → ADR e RevPAR

O ADR é a receita por noite ocupada; o RevPAR é a receita por noite disponível, por isso combina preço e ocupação. Leia-os ao lado da Ocupação:

  • Ocupação a descer, ADR estável: noites vazias, não preço. Verifique a disponibilidade e a procura no passo 7.
  • ADR a descer, ocupação estável: as mesmas noites rendem menos. Verifique as rendas e os descontos no passo 7.
  • RevPAR a subir: o preço e a ocupação juntos rendem mais por noite disponível.

6. Verifique o volume de manutenção​

Análises → Manutenção

Conta os pedidos criados em cada mês (os fechados contam, os cancelados não), ordenados Por propriedade ou Por unidade em todo o intervalo. O mapa de calor lista as 25 linhas com mais pedidos.

Resultado: vê a carga de trabalho, não o atraso em aberto. Para os pedidos abertos e em atraso, vá a Negócio → Operações → Pedidos.

7. Explique o que encontrou​

Verifique a causa provável antes de mudar seja o que for:

  • Receita face ao objetivo: Vendas → Planeamento → Objetivo vs. Real, quando Ativar o planeamento de receita está ligado e a sua função tem Planning → Module.
  • Rendas: Vendas → Preços mostra 12 meses de renda por unidade. As células marcadas como Variação grande face aos meses adjacentes merecem uma segunda análise.
  • Unidades vazias: Vendas → Multicalendar, ou Unidades Vagas no Painel.
  • Bloqueios esquecidos: Ferramentas → Auditoria → Bloqueios manuais, veja Limpar bloqueios manuais. As noites bloqueadas ficam de fora das noites disponíveis, por isso um bloqueio esquecido baixa a receita sem baixar a ocupação.
  • Descontos: Ferramentas → Auditoria → Descontos. A receita das Análises é contada antes dos descontos.
  • Um proprietário, edifício ou grupo de inquilinos: Finanças → Outros filtros, ou Selecionar etiquetas e Selecionar tipos de unidade nas Vendas.

8. Concilie com as Finanças​

Negócio → Finanças → Visão Geral

A Receita das Análises é o que foi cobrado por mês, pago ou não, antes de descontos e notas de crédito, sem cauções nem reservas canceladas. As Finanças mostram o que foi recebido.

  1. Escolha o mês sobre o qual faz o relatório. O gráfico Receita divide-o em Pago, Agendado e Em dívida; clique num segmento para listar as respetivas linhas.
  2. Compare a Dívida total com a Dívida Descoberta e leia a Antiguidade de Dívida e os Top devedores.
  3. Para comparar com o ranking das Análises, abra o separador Receitas: Rendimento por propriedade abre até cada unidade.

Resultado: o dinheiro sustenta a história da receita. Passe os saldos em atraso para Tratar um pagamento em atraso.

Concluído quando​

  • Tem os meses fracos e as propriedades ou unidades por trás deles.
  • Cada um tem uma causa: preço, noites vazias, bloqueios, descontos ou manutenção.
  • Os valores das Finanças sustentam a história da receita, e a dívida em atraso está entregue à cobrança.

Resolução de problemas​

  • O ranking deixa de fora o mês atual. Só conta os meses terminados do intervalo; o mês atual só conta quando ainda nenhum mês terminou.
  • Uma unidade que sabe ser fraca não aparece no mapa de calor. Só são carregadas as 100 melhores linhas. Mude para Por propriedade, ou reduza o intervalo.
  • O Painel e as Finanças mostram uma Dívida Total diferente. O cartão do Painel conta apenas as reservas em curso; as Finanças contam também as terminadas e as canceladas.
  • O Planeamento não aparece nas Vendas. Ativar o planeamento de receita está desligado em Definições → Definições Globais, ou a sua função não tem Planning → Module.

Dicas​

  • Uma unidade conta desde o dia em que foi adicionada (ou a sua primeira reserva, se for anterior) até a sua propriedade ser arquivada (ou a sua última reserva terminar, se for posterior), por isso adicionar ou arquivar edifícios não distorce os meses passados.
  • As Análises não têm filtro de propriedade nem de proprietário: use os interruptores Por propriedade, Por unidade e Por proprietário, ou os filtros das Finanças.
  • A Previsão de Ocupação do Painel mostra o ADR como renda mensal média por unidade ocupada, o que não é comparável com o ADR por noite das Análises.