Servizi
Crea il catalogo degli extra che gli inquilini ordinano nel Portale inquilino, come pulizie, parcheggio o un transfer dall'aeroporto. Ogni ordine aggiunge un addebito alla prenotazione.
Prima di iniziare
- Dove: Impostazioni → Servizi, nel gruppo Portale Inquilino (
https://platform.vivin.app/settings/services). La pagina si intitola Servizi per gli inquilini. - Piano: tutti gli account. Ogni servizio ha bisogno di una voce di Categorie altre voci da Categorie con cui fatturare.
- Permessi: Account Settings → Module e Account Settings → Categories. Super amministratore e Amministratore hanno entrambi di default.
Il catalogo
Una scheda per servizio; il sottotitolo conta quelli attivi, per esempio "3 di 5 attivi". Quando usi le approvazioni, il catalogo passa a una scheda Servizi accanto a Richieste.
Ogni scheda mostra l'immagine con un'etichetta Attivo o Inattivo, il nome (un link quando il servizio ne ha uno), l'inizio della descrizione, il prezzo e il tipo di fatturazione (Gratuito senza prezzo), e dei badge: Approvazione richiesta, "Crea N ticket", e Tutte le proprietà o "N proprietà". Il suo interruttore mostra o nasconde il servizio nel portale senza eliminare nulla.
| Azione | Come |
|---|---|
| Riordinare | Trascina una scheda dalla sua maniglia (Trascina per riordinare); il portale usa lo stesso ordine. |
| Modificare | Clicca la matita. |
| Eliminare | Clicca il cestino, poi Elimina. Non si può annullare. |
| Immagine | Clicca l'area vuota dell'immagine per aggiungere e ritagliare una foto; passa il cursore su una foto per Cambia immagine o Rimuovi immagine. |
Quando ci sono richieste in attesa, un banner riporta "N richieste in attesa della tua approvazione"; Rivedi le apre.
Creare o modificare un servizio
Clicca la scheda Aggiungi servizio (o Crea il primo servizio), compila Nuovo servizio e clicca Crea servizio (Salva modifiche quando modifichi).
| Campo | Cosa fa | Predefinito |
|---|---|---|
| Immagine | La foto sulla scheda del servizio dell'inquilino. | Nessuna |
| Nome | Il nome che vedono gli inquilini. Obbligatorio. | — |
| Descrizione | Il portale mostra due righe e Mostra altro; metti prima l'essenziale. | Vuota |
| Link | Un indirizzo web (https://…) che l'assistente virtuale degli inquilini può condividere. Non viene mostrato nel portale. | Vuoto |
| Prezzo | Il prezzo nella valuta del tuo account. | Vuoto |
| Tipo di fatturazione | Una tantum o Mensile. Vedi Come vengono addebitati gli ordini. | Una tantum |
| Categoria di fatturazione | La categoria di Altre voci di cui gli addebiti usano IVA e codice prodotto. Obbligatoria. | — |
| Proprietà | Vuoto significa Tutte le proprietà; altrimenti solo gli inquilini di quelle proprietà. | Tutte le proprietà |
| Attivo | Mostra il servizio nel portale. | Attivo |
| Richiede approvazione | Trattiene ogni richiesta finché un gestore non la approva; prima di allora non viene addebitato nulla. | Disattivato |
| Ticket operativi automatici | Crea ticket operativi quando il servizio viene ordinato. | Disattivato |
- Cambiare la Categoria di fatturazione sposta sulla nuova categoria gli addebiti non ancora fatturati del servizio. L'IVA della categoria si imposta in IVA — categorie altre voci.
- Una categoria eliminata compare come "(non più configurata)"; scegline un'altra, altrimenti gli addebiti non si possono fatturare.
Ticket operativi automatici
Per i servizi che generano lavoro per il tuo team. Sotto Che lavoro crea questo servizio?, attiva uno o più:
| Ticket | Quando viene programmato |
|---|---|
| Al check-in | Il giorno del check-in, oppure il giorno dell'ordine se l'inquilino è già entrato. |
| Durante il soggiorno | Dal check-in (o dal giorno dell'ordine) al check-out, in base alla Frequenza: Settimanale (predefinito), Quindicinale o Mensile, nei Giorni della settimana o nei Giorni del mese scelti. Un mese senza quel giorno viene saltato. |
| Al check-out | Il giorno del check-out. |
Ogni ticket richiede una Priorità; Responsabile, Categoria del ticket e Descrizione del ticket sono facoltativi. Il nome del servizio, l'inquilino e le date del soggiorno vengono aggiunti automaticamente. Controlla il riepilogo sotto "Quando un inquilino ordina questo servizio:" prima di salvare.
I ticket vengono creati quando l'inquilino ordina, oppure quando approvi, per un servizio con approvazione. Compaiono in Operazioni → Ticket e nella scheda Ticket della prenotazione; filtra Operazioni per Origine → Automatico - Servizio per elencarli.
Come vengono addebitati gli ordini
Senza approvazione, l'addebito viene creato quando l'inquilino conferma l'ordine; con approvazione, quando clicchi Approva e addebita.
- Una tantum: un addebito con il nome del servizio, dovuto quel giorno e mai prima del check-in.
- Mensile: un addebito al mese da quel mese (o dal primo mese della prenotazione) fino alla fine della prenotazione, con un nome come "Weekly cleaning - March 2027". Le scadenze seguono il giorno di scadenza della prenotazione; una scadenza già passata diventa il giorno dell'ordine, e nulla scade prima del check-in. I primi e gli ultimi mesi parziali seguono Servizi Ricorrenti. Un inquilino può ordinare un servizio mensile una sola volta per prenotazione.
Gli addebiti compaiono nelle schede Piano di pagamento (sotto Servizi extra) e Valori contrattuali della prenotazione, e nella scheda Pagamenti del portale dell'inquilino quando è mostrata.
Chi viene avvisato:
- L'inquilino riceve un'e-mail di conferma dell'ordine; per un servizio con approvazione, una quando arriva la richiesta e una quando decidi. Non quando la sua categoria di inquilino ha le e-mail disattivate.
- I membri del team ricevono un'e-mail per i servizi che hanno scelto in Email di abbonamento ai servizi nelle Impostazioni personali.
- Le richieste create o annullate per i servizi con approvazione inviano un avviso nell'app, controllato da Richieste di servizio in Notifiche nell’app.
Rivedere le richieste
La scheda Richieste compare quando un servizio ha Richiede approvazione attivo o c'è una richiesta in attesa; il suo badge conta quelle in sospeso.
- Scegli uno stato, In sospeso, Approvata, Rifiutata o Annullata, e usa Cerca richieste per un inquilino o un servizio.
- Clicca una riga per aprire Dettagli della richiesta: unità, proprietà, prezzo, fatturazione, stato, una cronologia Richiesto → In revisione → Decisione ed eventuale motivo del rifiuto.
- Clicca Approva e addebita per creare gli addebiti e i ticket, oppure Rifiuta per aprire Rifiuta richiesta di servizio, aggiungi un Motivo (facoltativo) e clicca Rifiuta richiesta. L'inquilino vede il motivo e non viene addebitato nulla.
Approvare addebita il prezzo che l'inquilino ha visto quando ha fatto la richiesta, anche se nel frattempo è cambiato. Un inquilino può avere una sola richiesta in sospeso per servizio per prenotazione, e può annullarla dal portale.
Cosa succede quando salvi
- Un servizio nuovo o modificato compare nel portale la prossima volta che gli inquilini lo aprono, se Consenti visualizzazione servizi è attivo in Impostazioni portale e il servizio copre la loro proprietà. Il modulo Abbonamenti / extra di una categoria di inquilino prevale su quell'interruttore.
- Le modifiche di prezzo valgono per i nuovi ordini; gli addebiti esistenti mantengono il loro importo.
Risoluzione dei problemi
- L'ordine di un inquilino non va a buon fine: il servizio non ha un prezzo, anche se la scheda riporta Gratuito. Assegnagli un prezzo.
- Gli addebiti non si possono fatturare: la categoria di fatturazione è stata eliminata o non ha IVA o codice prodotto.
Consigli
- Disattiva un servizio invece di eliminarlo se potresti offrirlo di nuovo.
- Il portale non mostra il Link, quindi scrivi nella descrizione cosa è incluso e le eventuali condizioni di prezzo.