Inventario
Mantén la lista de la cuenta con los elementos de la habitación que los residentes revisan en el check-in y el check-out en el portal del inquilino.
Antes de empezar
- Dónde: Configuración → Inventario (
https://platform.vivin.app/settings/inventory). - Plan: la pestaña aparece solo mientras Activar el inventario de la habitación está activado en Módulos opcionales; viene desactivado por defecto. Si lo desactivas, se ocultan la pestaña, las pestañas Inventario de los editores, la revisión en Operaciones y las listas de control del portal, pero se conservan las listas y los informes.
- Permisos: Account Settings → Module para abrirla. Editar la lista de elementos necesita Operations → Module o Operations → Inventory; Presentación de los elementos necesita Account Settings → Preferences o Fees. Super administrador y Administrador los tienen por defecto.
Lista de elementos por defecto
Los elementos entre los que eligen tus propiedades y unidades. La primera vez que la abres, VIVIN la rellena con 15 elementos habituales, como cama, colchón, armario, escritorio y detector de humos. Si más tarde los quitas todos, la lista se queda vacía; los elementos iniciales no se vuelven a añadir.
| Campo | Qué hace | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Icono | La imagen junto al elemento. | — |
| Nombre del elemento | La etiqueta corta que ven los residentes. Obligatorio. | — |
| Descripción | Más detalle, que los residentes solo ven si lo activas. | Vacío |
| Referencia | Tu propio código, por ejemplo una etiqueta de activo. | Vacío |
| Activo | Si el elemento se puede seguir añadiendo a propiedades y unidades. | Activado |
- Haz clic en el lápiz de Lista de elementos por defecto.
- Usa Añadir elemento para una línea nueva, las flechas para mover una línea y la papelera para quitarla.
- Haz clic en Guardar. Las líneas en blanco se descartan.
El orden de aquí es el orden en las listas de propiedades y unidades y en las listas de control de los residentes.
| Qué haces | Listas de propiedades y unidades que lo tienen | Informes nuevos | Informes existentes |
|---|---|---|---|
| Desactivar Activo | Se queda, marcado como Ya no está en la lista de la cuenta | Se omite | Sin cambios |
| Quitar la línea | Se quita de todas las propiedades y unidades | Se omite | Sin cambios |
Presentación de los elementos
| Campo | Qué hace | Valor predeterminado | Límites |
|---|---|---|---|
| Campos visibles | Qué campos ven los residentes en las líneas de la lista. Nombre del elemento siempre se muestra. | Solo el nombre | |
| Fecha de compra | Permite que propiedades y unidades registren cuándo se compró un elemento. Solo para el equipo. | Desactivado | |
| Plazo de envío (días) | Días que tienen los residentes para enviarlo, desde el día del check-in o del check-out. | 7 | 0 a 365 |
Un informe que no se envía a tiempo sigue Pendiente y el residente lo ve como Fuera de plazo; no se cierra, así que aún puede enviarlo.
Dale a cada unidad su lista
Los residentes revisan los elementos de la lista de su unidad, no de la lista de la cuenta.
- En Anuncios, abre la pestaña Inventario de la unidad.
- Elige un elemento en Elegir de la lista de la cuenta y haz clic en Añadir elemento.
- Indica la Cantidad (de 1 a 99), unos Detalles opcionales (el texto que esta unidad añade al elemento, por ejemplo el modelo, aparte de la Descripción de la cuenta) y, si está activada, la Fecha de compra; después haz clic en la marca de verificación.
Los cambios se guardan al instante. Las propiedades tienen la misma pestaña para los elementos de las zonas comunes, solo para tus registros: no se añade a las listas de las unidades y los residentes nunca la ven.
Qué pasa al guardar
- Retirar o quitar un elemento se aplica al instante a las listas de propiedades y unidades, como en la tabla de arriba. Los informes ya creados nunca cambian.
- Cada reserva de una unidad con lista recibe un informe Inventario de entrada y otro Inventario de salida; una unidad con la lista vacía no recibe ninguno. Un informe copia la lista de la unidad cuando se crea: al hacer la reserva, o cuando el residente abre Inventario por primera vez en una reserva más antigua.
- Un plazo nuevo se aplica a los informes que se creen después. Un informe Pendiente se mueve con las fechas de la reserva, plazo incluido.
- Los residentes marcan cada elemento como En buen estado o Dañado, añaden detalles y fotos, y hacen clic en Enviar inventario. Cada elemento Dañado abre un ticket de mantenimiento; tu equipo revisa los informes en Operaciones → Inventario.
Solución de problemas
- No se puede añadir un elemento a una unidad: no está Activo en la lista de la cuenta.
- Una reserva no tiene informe de inventario: la lista de su unidad estaba vacía cuando se habría creado el informe. Rellena la lista antes de aceptar reservas.
- Falta la pestaña: Activar el inventario de la habitación está desactivado.
Consejos
- Para conservar el historial de un elemento en las listas existentes, desactiva Activo en lugar de quitarlo.
- Para insistir a los residentes, usa una regla de comunicación con el disparador Inventario sin enviar en Comunicaciones.
Relacionado
- Entrada y salida: el paso del inventario de la habitación
- Módulos opcionales
- Operaciones: revisa los informes enviados
- Anuncios
- Portal del inquilino