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Configurare il Portale inquilino

Prepara il Portale inquilino prima che i tuoi primi inquilini lo aprano: il tuo brand, le sezioni che vedono, cosa compilano prima di firmare, e le risposte e i servizi che offri. Come funziona il portale per gli inquilini è spiegato in Portale inquilino.

Prima di iniziare​

  • Piano: qualsiasi piano. I pagamenti online nel portale (IBAN virtuale e carta) vengono con i pagamenti VIVIN, che VIVIN attiva per il tuo account.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Account Settings → Module e Account Settings → Preferences per Impostazioni account e Impostazioni portale. Super amministratore e Amministratore hanno entrambi per impostazione predefinita.
    • Account Settings → Categories per Servizi. Super amministratore e Amministratore lo hanno per impostazione predefinita.
    • Account Settings → Chatbot per FAQs. Per impostazione predefinita ce l'ha solo il Super amministratore.
  • Tieni a portata di mano il tuo logo (PNG o JPG, fino a 2 MB), un'icona quadrata (PNG, almeno 192×192 px) e il colore del tuo brand.

Passaggi​

1. Personalizza il portale con il tuo brand​

Impostazioni → Impostazioni account, scheda Brand

Clicca sulla matita, aggiungi il tuo Logo, l'Icona e il Sito web, scegli il Colore principale (pulsanti e link nel portale) e il Colore delle email, poi salva.

Risultato: il portale e le email ai tuoi inquilini riportano il tuo logo e i tuoi colori. Vedi Brand.

2. Scegli la lingua e cosa vedono gli inquilini​

Impostazioni → Impostazioni portale, scheda Portale Inquilino

  1. Clicca sulla matita. Imposta la Lingua predefinita per gli inquilini che non ne hanno scelta una.
  2. Sotto i moduli del portale, attiva ciò che gli inquilini devono vedere: Consenti creazione ticket (richieste nella scheda Assistenza), Consenti visualizzazione servizi, Consenti visualizzazione utenze, Consenti visualizzazione codici di accesso, i due pulsanti Nuki, Consenti visualizzazione descrizioni dei pagamenti e Consenti visualizzazione storico transazioni.
  3. Clicca su Salva.

Risultato: il portale mostra solo quelle sezioni a ogni inquilino senza una categoria di inquilino che le sostituisca. Vedi Impostazioni portale per ogni interruttore.

3. Scegli cosa forniscono gli inquilini prima di firmare​

Impostazioni → Impostazioni portale, scheda Portale Inquilino

  1. Clicca sulla matita. Sotto gli interruttori di modifica (per esempio Consenti modifica codice fiscale o Consenti all'inquilino di modificare l'IBAN), scegli cosa gli inquilini possono cambiare da soli.
  2. Sotto Obbligatorio per la firma del contratto, attiva ogni campo che la procedura guidata di firma deve richiedere.
  3. Sotto Documenti obbligatori, scrivi il nome di ogni file che gli inquilini devono caricare, come "Documento d'identità o passaporto", e clicca su Aggiungi.
  4. Clicca su Salva.

Risultato: i contratti non ancora firmati ora chiedono questi campi e questi file. Gli inquilini non possono completare la firma finché ogni documento richiesto non è caricato.

4. Aggiungi risposte per gli inquilini (facoltativo)​

Impostazioni → FAQs

Aggiungi o genera le tue domande frequenti e pubblicale. Le FAQ pubblicate compaiono in fondo alla scheda Assistenza del portale, anche con Consenti creazione ticket disattivato, e il ChatBot degli inquilini le usa come riferimento. Vedi FAQ.

5. Offri servizi (facoltativo)​

Impostazioni → Servizi

Aggiungi gli extra che gli inquilini possono richiedere, come la pulizia o il check-out tardivo, con il loro prezzo e se richiedono la tua approvazione. Vedi Servizi.

Risultato: gli inquilini li vedono nella scheda Servizi del portale, quando Consenti visualizzazione servizi è attivo.

6. Controlla il portale come un inquilino​

Portafoglio → Prenotazioni, una prenotazione, Info contratto → Metodi di pagamento

Clicca su Impersona inquilino. Il portale si apre in una nuova scheda esattamente come lo vede quell'inquilino.

Risultato: vedi il tuo brand, le sezioni che hai scelto e i requisiti di firma. Guarda, non agire: tutto ciò che invii lì conta come azione dell'inquilino.

7. Dai agli inquilini il loro accesso​

Info contratto → Check-in e check-out di ogni prenotazione

Clicca su Invia accesso al portale per mandare all'inquilino il suo link personale per email. La tua email di onboarding può portarlo anche con la variabile {tenant_portal_url} (vedi Comunicazioni).

Risultato: il pulsante diventa Reinvia accesso al portale, e l'inquilino apre il portale dall'email.

Fatto quando​

  • Il portale mostra il tuo logo e i tuoi colori.
  • Gli inquilini vedono solo le sezioni che hai scelto, e la procedura guidata di firma chiede i tuoi campi e documenti obbligatori.
  • I tuoi inquilini hanno i loro link di accesso.

Risoluzione dei problemi​

  • Gli inquilini non hanno la scheda Pagamenti. I pagamenti VIVIN non sono attivi per l'account, Pagamenti proprietà è disattivato sulla proprietà, oppure la categoria dell'inquilino non consente i pagamenti.
  • Un inquilino vede sezioni diverse dagli altri. La sua categoria inquilino sostituisce le impostazioni del portale per i suoi inquilini.
  • Un inquilino non riesce a completare la firma. Un campo obbligatorio è vuoto e non può modificarlo, oppure manca un documento richiesto. Consenti la modifica per quel campo, compilalo tu sull'inquilino, oppure chiedi il caricamento.
  • Invia accesso al portale è disattivato. La prenotazione arriva da Airbnb o Booking.com tramite il Gestore canali.

Suggerimenti​

  • Dai ai documenti richiesti il nome che useresti per chiederli a un inquilino: le stesse parole compaiono nel portale e nella scheda File della prenotazione.
  • Il portale si può installare su un telefono come un'app, e gli inquilini possono attivare lì le notifiche. Vedi Portale inquilino.
  • Disattivare Consenti visualizzazione codici di accesso nasconde i codici nel portale, non nell'email di check-in.