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Emettere fatture e note di credito

Fattura il denaro che i tuoi inquilini hanno pagato in un periodo tramite il tuo fornitore di fatturazione, emetti le note di credito in attesa e registra le fatture fatte fuori da VIVIN.

Prima di iniziare​

  • Piano: un fornitore di fatturazione collegato in Connessioni di fatturazione (Impostazioni → Integrazioni), come VIVIN Invoicing, Invoice Express, Hostkit, Sage50c, NetSuite o A-Cube.
  • Permessi, in Impostazioni → Utenti → Permessi per ruolo:
    • Finance → Approve Payments per aprire Finanza → Transazioni, emettere, allegare e ripristinare fatture. Di default ce l'ha solo il Super amministratore.
    • Bookings → Add Credit Note per emettere note di credito o impostarle come manuali. Di default ce l'hanno Super amministratore, Amministratore e Finanza.
    • Finance → Assign Payments To Other Bookings per Imposta manuale su un'allocazione di fattura. Di default ce l'hanno Super amministratore e Finanza.
  • In Fatturazione (Impostazioni → Fatturazione), ogni tipo di addebito che fatturi ha la sua IVA e un Codice sotto Codici fiscali, e ogni categoria di Altre voci che addebiti ha un Codice prodotto (IVA — categorie altre voci). Solo Sage50c funziona senza codici. Con Hostkit, la Serie fattura Hostkit è impostata.
  • Controlla la data della fattura: con Usa oggi come data fattura attivo (il valore predefinito), ogni fattura è datata il giorno in cui la emetti.

Passaggi​

1. Approva i pagamenti del periodo​

Operatività → Finanza → Transazioni

Approva i pagamenti che sono davvero arrivati e rifiuta gli altri, come in Registrare un pagamento ricevuto, così fatturi solo denaro che hai ricevuto.

2. Elenca ciò che non è ancora fatturato​

Operatività → Finanza → Transazioni

VIVIN fattura ogni parte di un pagamento che salda un addebito (un'allocazione), così le righe della fattura seguono gli addebiti coperti dal pagamento.

  1. Imposta l'intervallo di date sul periodo che fatturi. Parte dagli ultimi 3 mesi.
  2. Clicca il filtro Non fatturate. Per lavorare su un solo tipo di pagamento, clicca anche la sua scheda.

Risultato: i pagamenti con almeno un'allocazione ancora da fatturare. La colonna Fatturata mostra quanto di ciascuno è già fatturato.

3. Emetti le fatture​

Finanza → Transazioni, filtro Non fatturate

  • Tutto ciò che vedi: clicca Fattura tutte le allocazioni. Emette subito, senza conferma, e copre solo le righe caricate sullo schermo: passaci sopra il cursore per vedere quante allocazioni fatturerà, e scorri prima fino in fondo all'elenco.
  • Alcuni pagamenti: spunta le loro righe e clicca Fattura selezionate, poi conferma.
  • Un solo pagamento: apri la sua riga e clicca Fattura tutte le allocazioni in Dettagli transazione, oppure clicca lo stato di un'allocazione per fatturare solo quell'allocazione.

Puoi anche fatturare un pagamento da una prenotazione: nella sua scheda Transazioni, clicca Fattura transazione, poi Emetti fattura.

Risultato: "La creazione della fattura è stata messa in coda e potrebbe richiedere tempo a seconda del fornitore di fatturazione." Ogni allocazione riporta poi Fatturato con il suo numero di fattura, e Vedi fattura apre il documento presso il tuo fornitore. Con Invia ricevuta fattura all'inquilino attivo (Impostazioni → Impostazioni account → Notifiche e email), l'inquilino riceve ogni fattura per e-mail.

4. Controlla il risultato​

Finanza → Transazioni, un pagamento, Dettagli transazione

Sotto Allocazioni, ogni riga ha il suo Stato: Fatturato, Bozza in Invoice Express finché non la finalizzi lì, In attesa mentre il tuo fornitore risponde, oppure Fallito quando l'ha rifiutata. Risolvi la causa (vedi Risoluzione dei problemi), poi clicca lo stato Fallito per emetterla di nuovo. Transazioni spiega ogni stato.

5. Emetti le note di credito in attesa​

Finanza → Transazioni, filtro Nota di credito non emessa

Le note di credito partono non emesse, per esempio dopo un annullamento o un rimborso di denaro fatturato.

  1. Spunta le righe e clicca Emetti note di credito.
  2. Per una sola nota di credito, apri il pagamento e clicca Emetti nota di credito sul fornitore sulla sua riga della nota di credito.

Risultato: la nota di credito va al tuo fornitore e il pagamento passa al filtro Nota di credito emessa. Sage50c non può emettere note di credito: usa invece Imposta manuale sulla riga della nota di credito.

6. Registra le fatture fatte fuori da VIVIN​

Finanza → Transazioni, un pagamento, Dettagli transazione

  • Imposta manuale segna un'allocazione come fatturata fuori da VIVIN. Annulla manuale la annulla.
  • Allega fattura carica il PDF dal tuo strumento di contabilità: scegli il file, inserisci l'ID esterno fattura e, se vuoi, la Data fattura, poi clicca Carica fattura.

Risultato: l'allocazione non compare più sotto Non fatturate.

Fatto quando​

  • Non fatturate non mostra nulla per il periodo che fatturi.
  • Nota di credito non emessa è vuoto.
  • Nessuna allocazione riporta Fallito o In attesa.

Risoluzione dei problemi​

  • Un'allocazione riporta Fallito. Di solito manca un Codice o l'IVA per quel tipo di addebito, manca un Codice prodotto sulla sua categoria di Altre voci oppure, con Hostkit, manca la Serie fattura Hostkit. Correggilo in Impostazioni → Fatturazione, poi clicca di nuovo Fallito.
  • "Nessuna allocazione idonea selezionata". I pagamenti selezionati non hanno più nulla da fatturare: le loro allocazioni sono fatturate, impostate manuali o hanno una restituzione di valore.
  • "Questa allocazione ha una restituzione di valore e non può essere fatturata." Quel denaro è stato restituito all'inquilino, quindi non si può fatturare.
  • Una fattura è stata emessa per errore. Ripristina fattura reimposta solo lo stato in VIVIN (rimuovi prima eventuali note di credito): annulla o storna il documento presso il tuo fornitore da solo.
  • Un banner dice che è impostata una data fattura personalizzata. Ogni fattura usa quella data finché non riattivi Usa oggi come data fattura.

Consigli​

  • Con Hostkit, attiva Emetti le cauzioni su una fattura separata prima di fatturare i depositi, così un deposito potrà essere rimborsato in seguito da solo.
  • Fattura in un momento fisso, per esempio il primo giorno lavorativo del mese, così ogni periodo viene fatturato una sola volta.
  • Qui non emetti mai proforma: con Invoice Express o VIVIN Invoicing partono automaticamente quando un addebito scade o viene pagato (vedi Transazioni). Le loro e-mail hanno interruttori propri sotto Fatture proforma in Impostazioni → Impostazioni account → Notifiche e email.