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Smistare le notifiche

Passa in rassegna le tue notifiche nell'app una o due volte al giorno: rispondi prima ai messaggi degli inquilini, agisci sugli avvisi che richiedono te e finisci senza niente da leggere. In una giornata normale servono pochi minuti.

Prima di iniziare​

  • Piano: qualsiasi piano. I messaggi degli inquilini nella campanella richiedono l'assistente virtuale per gli inquilini, che VIVIN attiva per il tuo account.
  • Permessi: Bookings → Module per aprire le prenotazioni e le conversazioni della Posta in arrivo a cui rimandano gli avvisi. Di default ce l'hanno tutti i ruoli tranne Operazioni.
  • Dove: la campanella è nell'intestazione del Pannello sul computer, e nella barra superiore sul telefono. I ruoli senza il Pannello (Vendite, Amministratore operazioni e Operazioni di default) usano la pagina Notifiche, che non ha un link nel menu: salvala tra i preferiti, https://platform.vivin.app/notifications.
  • Gli avvisi di pagamento ti arrivano solo quando Notifiche pagamenti è attivo per te (Impostazioni → Impostazioni personali → Preferenze email personali) e Ricevi notifiche di pagamento è attivo per l'account (Impostazioni → Impostazioni account → Notifiche e email).

Passaggi​

1. Controlla la campanella​

Pannello, icona della campanella

Ogni scheda mostra il proprio conteggio dei non letti: Generale per pagamenti, richieste di servizio, ticket di Operazioni, prenotazioni importate, avvisi sulle prenotazioni e risposte ai sondaggi, e Inbox per i messaggi degli inquilini.

2. Rispondi ai messaggi degli inquilini​

Pannello, icona della campanella, scheda Inbox

  1. Clicca un messaggio. Il pannello si chiude, la riga viene segnata come letta e la conversazione si apre in Posta in arrivo sul suo canale (WhatsApp, Email, Airbnb o Booking.com). I messaggi degli altri canali aprono la scheda Comunicazione della prenotazione.
  2. Rispondi lì, poi riapri la campanella per il messaggio successivo.

Risultato: ogni conversazione ha una risposta. Ogni conversazione ha una sola riga, e un nuovo messaggio la riporta in cima come non letta. Una riga intitolata "Chatbot notification for booking …" o "Chatbot notification from unverified contact …" significa che l'assistente virtuale ha passato la conversazione a una persona: rispondi tu.

3. Apri la pagina Notifiche e mostra solo i non letti​

Pagina Notifiche (https://platform.vivin.app/notifications)

Nella campanella, la maggior parte degli avvisi Generale apre solo una vista di dettaglio. Nella pagina Notifiche, cliccando un avviso arrivi a ciò di cui parla, quindi lavora da lì.

  1. Clicca Non lette. Il contatore a destra mostra quante ne restano.
  2. Per concentrarti su un inquilino o un'unità, scrivi in Cerca notifiche.... Cerca nel titolo e nel testo dell'avviso, e non tutti gli avvisi nominano l'unità o l'inquilino.

4. Agisci su ogni avviso​

Pagina Notifiche, filtro Non lette

Clicca una riga. Viene segnata come letta e apre la prenotazione, l'inquilino, l'unità, la proprietà o il ticket di cui parla. Poi:

  • "Payment received from tenant …": niente da approvare. L'inquilino ha pagato online e il pagamento è già registrato.
  • "New service request from …": in Impostazioni → Servizi → Richieste, clicca Approva e addebita o Rifiuta. L'inquilino aspetta finché non decidi. "Service request cancelled by …" non richiede nulla.
  • "Maintenance ticket … assigned to …", "… rescheduled" o "… starts soon": conferma il responsabile, l'ora di inizio e il lavoro in Operazioni.
  • "New booking created from Platform …": controlla la prenotazione come in Gestire una nuova prenotazione.
  • "Failed to create booking from Platform …": il testo indica il motivo (per esempio, le date sono occupate) e i dati dell'ospite. Risolvi la causa e, se l'ospite arriva, crea la prenotazione con Crea nuovo → Prenotazione. VIVIN ti invia anche un'e-mail su questo, all'indirizzo del tuo account.
  • "OTA booking modification needs review" o "Multi-room OTA reservation modified — review required": VIVIN non ha potuto applicare una modifica di un canale. L'avviso dice cosa l'ha bloccata. Rimuovi l'ostacolo (per esempio un'altra prenotazione o un blocco sulle nuove date), poi chiedi al supporto VIVIN di applicare di nuovo la modifica.
  • "Guest request on … — review required": accetta o rifiuta la richiesta dell'ospite nella dashboard del canale stesso.
  • "… still lists a booking cancelled in VIVIN": se l'ospite arriva, crea di nuovo la prenotazione; se non arriva, annulla la prenotazione anche sul canale.
  • "Booking changed on …": per tua informazione, la modifica è stata applicata.
  • "Survey response from …": la riga apre la risposta in Sondaggi.
  • "Check-in email not sent after contract signing": l'inquilino ha firmato più di 15 giorni dopo la data di check-in, quindi VIVIN ha trattenuto l'e-mail. In Info contratto → Check-in e check-out, clicca Invia e-mail di check-in. Fino ad allora l'inquilino non può vedere i suoi codici nel Portale inquilino.

Risultato: ogni avviso è gestito. Un avviso senza nulla da aprire viene solo segnato come letto.

5. Svuota ciò che resta​

Pagina Notifiche

  • Segna come letta su una riga la svuota senza lasciare la pagina.
  • Segna tutte come lette svuota ogni avviso non letto, in Generale e Inbox, qualunque filtro o ricerca sia attivo. Nella campanella, lo stesso pulsante svuota solo la scheda in cui sei.

Risultato: il contatore mostra 0 non letti. Il filtro Lette conserva tutta la cronologia.

Fatto quando​

  • La pagina Notifiche mostra 0 non lette e la campanella non ha il badge.
  • Ogni richiesta di servizio è approvata o rifiutata.
  • Ogni prenotazione di un canale fallita, modificata o segnalata corrisponde al canale.

Risoluzione dei problemi​

  • La scheda Inbox è disattivata (in grigio). L'assistente virtuale per gli inquilini non è attivo per il tuo account. Passa il cursore sulla scheda per leggere il messaggio.
  • Un collega riceve gli avvisi di pagamento e tu no. Il tuo interruttore Notifiche pagamenti è disattivato in Impostazioni personali.
  • Alcuni tipi di avviso non li vedi mai. La categoria è disattivata in Impostazioni → Impostazioni personali → Le tue notifiche nell’app, oppure per tutti in Impostazioni → Impostazioni account → Notifiche nell’app.
  • Vedi solo gli avvisi di alcune proprietà. I membri del team collegati a un proprietario vedono solo gli avvisi sulle proprietà di quel proprietario.

Consigli​

  • L'affitto scaduto non crea nessuna notifica. Per il debito, segui Gestire un pagamento in ritardo.
  • Disattiva le categorie su cui non agisci mai (Pagamenti, Richieste di servizio, Prenotazioni programmate, Messaggi in arrivo, Ticket delle operazioni) in Impostazioni personali. Gli avvisi di revisione dei canali, i messaggi degli ospiti di Airbnb e Booking.com e l'avviso sull'e-mail di check-in non si possono disattivare.
  • Attiva le Notifiche push per ogni dispositivo nelle Impostazioni personali per ricevere gli stessi avvisi quando VIVIN è chiuso.
  • Lo stato di lettura è personale: segnare un avviso come letto non lo svuota per i tuoi colleghi.