Definições Globais
Defina os dados da sua empresa e as predefinições de toda a conta com que a sua equipa trabalha.
Antes de começar
- Onde: Definições → Definições Globais, o separador em que as Definições abrem (
https://platform.vivin.app/settings). A ligação para as Definições está na barra lateral do computador; no telemóvel, abra o endereço diretamente. - Plano: todas as contas têm este separador. É também onde ativa os módulos opcionais.
- Permissões: Account Settings → Module, mais a linha que cobre cada grupo de cartões. O separador abre com General Information, Preferences ou Fees, e mostra apenas os cartões que as suas linhas cobrem. Guardar a Marca e o cartão Utilitários precisa também de Account Settings → Preferences ou Fees.
| Cartões | Linha das Permissões por função |
|---|---|
| Informações gerais, Marca | Account Settings → General Information |
| Predefinições de reserva até Códigos de acesso | Account Settings → Preferences |
| Visibilidade das taxas, Nomes personalizados das taxas | Account Settings → Fees |
| Utilitários | Account Settings → Invoicing & Payments |
O Super administrador e o Administrador têm as quatro por defeito; as outras funções não têm nenhuma. Veja Permissões por função.
Como funcionam os cartões
- Clique no lápis de um cartão. Os seus valores ficam editáveis.
- Altere o que precisar.
- Clique em Guardar para guardar esse cartão, ou em Cancelar para descartar. Cada cartão guarda-se por si.
Para saltar para uma opção, escreva parte da sua etiqueta em Pesquisar definições, por cima da lista de separadores, e escolha o resultado. A VIVIN abre o separador e realça a definição.
Cartões deste separador
Os cartões aparecem por esta ordem. Cada um está documentado uma só vez, na página ligada aqui.
| Cartão | O que define |
|---|---|
| Informações gerais | Nome da empresa, contactos, NIF e moeda |
| Marca | Logótipo, ícone, sítio web e cores que os inquilinos veem |
| Predefinições de reserva | Que datas orientam os painéis e os estados, filtro da lista, regra de vacância |
| Notificações e emails | Contrato de onboarding, emails de fatura e de proforma, alertas de pagamento |
| Notificações na aplicação | As categorias de alertas que a sua equipa pode receber |
| Detalhes do contrato | Segundo inquilino, fiador e dados de inquilinos extra |
| Cobranças e pagamentos | Atualizações do plano de pagamentos, campos dos encargos, regras de devolução da caução |
| Prioridades dos pedidos | Prazo de resposta por prioridade de ticket |
| Janelas horárias dos tickets | As horas por trás dos botões de filtro dos tickets |
| Alias do ticket | As pessoas em cópia em todos os novos tickets |
| Regra de Pronto no check-in | O que uma chegada precisa para mostrar Pronto nas Operações |
| Predefinições de reserva | Horas de check-in e de check-out, dias de preparação, antecedência mínima |
| Cancelamento e renda | Janela de cancelamento, método da renda diária, cancelamento automático de entradas por pagar |
| Estadia Mínima/Máxima Predefinida | Estadia mínima e máxima das novas unidades |
| Fluxos de caixa a Códigos de acesso | Um interruptor para cada funcionalidade e módulo opcionais |
| Visibilidade das taxas, Nomes personalizados das taxas | Que taxas existem e como se chamam |
| Utilitários | Como os custos das utilidades são repercutidos nos inquilinos |
Informações gerais
Os dados da sua empresa. Os inquilinos veem-nos nos emails e no portal do inquilino, e o rodapé normal dos emails usa o nome, o email e o telefone.
| Campo | O que faz | Predefinição | Notas |
|---|---|---|---|
| Nome da empresa | O nome que os inquilinos e os documentos mostram. | — | |
| O email de contacto da sua empresa. | — | É também para onde vão as cópias da conta dos emails. | |
| Telefone | O telefone de contacto da sua empresa. | — | |
| NIF | O número fiscal da sua empresa. | — | Começa pelo código do país com duas letras, por exemplo PT123456789. |
| IBAN | O IBAN da conta registado. | — | Só de leitura aqui. |
| Moeda | A moeda em que o dinheiro novo é criado. | Euro | Euro, Libra esterlina ou Dólar americano. Veja abaixo. |
| Morada fiscal | A morada registada da sua empresa. | — |
- A Moeda aplica-se ao dinheiro criado a partir de agora. As reservas, os planos de pagamento e os pagamentos mantêm a moeda com que foram criados, por isso, quando já existe dinheiro noutra moeda, a alteração é recusada. Contacte o suporte para mudar uma conta assim.
- A cobrança por cartão e por IBAN virtual só é liquidada em EUR. Numa conta em libras ou em dólares, esses métodos de pagamento não estão disponíveis e registe os pagamentos manualmente.
- O checkout da subscrição VIVIN precisa destes dados completos. Se faltarem, o formulário de pagamento não abre.
Marca
Como a sua empresa aparece aos inquilinos.
| Campo | O que faz | Predefinição | Notas |
|---|---|---|---|
| Logótipo | Aparece no portal do inquilino e nos emails dos inquilinos. | Nenhum | PNG ou JPG, até 2 MB. Recorte-o depois de escolher o ficheiro. |
| Ícone | O ícone do separador do navegador do portal e o seu ícone da app no telemóvel. | Nenhum | PNG quadrado, de pelo menos 192×192 px. Recortado em quadrado. |
| Sítio web | Aparece na página inicial do portal do inquilino; o seu logótipo aí liga a ele. | O sítio web da VIVIN | Escrito depois de https://. |
| Cor principal | A cor de destaque do portal do inquilino: botões, ligações, realces. | Verde VIVIN | Escolha uma cor que se leia bem sobre branco. |
| Cor dos emails | A cor de destaque dos emails enviados aos inquilinos. | A mesma que a cor principal | Usar cor principal repõe-na. |
O que acontece quando guarda
- As alterações aplicam-se de imediato a toda a conta, para todos os utilizadores e inquilinos. Não é enviado nada aos inquilinos por ter guardado.
- Um novo logótipo, ícone ou cor aparece da próxima vez que um inquilino abrir o portal ou receber um email. Os emails já enviados mantêm o aspeto antigo.
- Uma nova Moeda só afeta as reservas e os pagamentos criados depois.
Resolução de problemas
- Guardar continua desativado nas Informações gerais: o NIF mostra "Tem de começar pelo código do país (2 letras) seguido do número, ex.: PT123456789". Acrescente o prefixo do país.
- A alteração de moeda é recusada: a mensagem lista as reservas, os pagamentos ou outros registos que já estão noutra moeda. Mantenha a moeda atual, ou contacte o suporte.
- Só vê alguns cartões: a sua função tem apenas algumas das linhas de Antes de começar. Peça a um Super administrador que a altere.
Dicas
- Defina a Moeda antes de acrescentar a primeira reserva. Não pode ser alterada depois de existir dinheiro.
- Use um logótipo com fundo transparente para que fique bem no portal e nos emails.
Relacionado
- Predefinições de reservas e pagamentos
- Notificações e tickets
- Módulos opcionais
- Taxas e utilitários
- Definições pessoais: as opções que se aplicam só a si