Inventário
Mantenha a lista da conta com os itens do quarto que os residentes verificam na entrada e na saída, no portal do inquilino.
Antes de começar
- Onde: Definições → Inventário (
https://platform.vivin.app/settings/inventory). - Plano: o separador só aparece enquanto Ativar o inventário do quarto estiver ativado nos Módulos opcionais; está desativado por defeito. Desativado, o separador, os separadores Inventário dos editores, a revisão em Operações e as checklists do portal ficam ocultos, mas as listas e os relatórios são mantidos.
- Permissões: Account Settings → Module para o abrir. Editar a lista de itens precisa de Operations → Module ou Operations → Inventory; a Apresentação dos itens precisa de Account Settings → Preferences ou Fees. O Super administrador e o Administrador têm-nas por defeito.
Lista padrão de itens
Os itens entre os quais as suas propriedades e unidades escolhem. Quando a abre pela primeira vez, a VIVIN preenche-a com 15 itens do dia a dia, como cama, colchão, roupeiro, secretária e detetor de fumo. Se mais tarde os remover todos, a lista fica vazia; os itens iniciais não são acrescentados de novo.
| Campo | O que faz | Predefinição |
|---|---|---|
| Ícone | A imagem ao lado do item. | — |
| Nome do item | A etiqueta curta que os residentes veem. Obrigatório. | — |
| Descrição | Detalhe adicional, mostrado aos residentes só se o ativar. | Vazio |
| Referência | O seu próprio código, por exemplo uma etiqueta de ativo. | Vazio |
| Ativo | Se o item ainda pode ser acrescentado a propriedades e unidades. | Ativado |
- Clique no lápis da Lista padrão de itens.
- Use Adicionar item para uma linha nova, as setas para mover uma linha e o caixote do lixo para a remover.
- Clique em Guardar. As linhas em branco são descartadas.
A ordem aqui é a ordem nas listas das propriedades e das unidades e nas checklists dos residentes.
| O que faz | Listas de propriedades e unidades que o têm | Relatórios novos | Relatórios existentes |
|---|---|---|---|
| Desativar Ativo | Mantém-se, marcado como Já não está na lista da conta | Fica de fora | Sem alterações |
| Remover a linha | Removido de todas as propriedades e unidades | Fica de fora | Sem alterações |
Apresentação dos itens
| Campo | O que faz | Predefinição | Limites |
|---|---|---|---|
| Campos visíveis | Os campos que os residentes veem nas linhas da checklist. O Nome do item aparece sempre. | Só o nome | |
| Data de compra | Permite às propriedades e unidades registar quando um item foi comprado. Só para a equipa. | Desativado | |
| Prazo de submissão (dias) | Dias que os residentes têm para submeter, a contar do dia da entrada ou da saída. | 7 | 0 a 365 |
Um relatório não submetido a tempo fica Pendente e o residente vê-o como Fora de prazo; não é fechado, por isso ainda o pode submeter.
Dê a cada unidade a sua lista
Os residentes verificam os itens da lista da sua unidade, não da lista da conta.
- Em Anúncios, abra o separador Inventário da unidade.
- Escolha um item em Escolher da lista da conta e clique em Adicionar item.
- Defina a Quantidade (1 a 99), os Detalhes opcionais (o texto que esta unidade acrescenta ao item, por exemplo o modelo, separado da Descrição da conta) e, se estiver ativada, a Data de compra; depois clique no visto.
As alterações guardam-se de imediato. As propriedades têm o mesmo separador para os itens das zonas comuns, só para o seu registo: não é acrescentado às listas das unidades e os residentes nunca o veem.
O que acontece quando guarda
- Desativar ou remover um item aplica-se de imediato às listas das propriedades e das unidades, como na tabela acima. Os relatórios já criados nunca mudam.
- Cada reserva numa unidade com lista recebe um relatório de Inventário de check-in e um de Inventário de check-out; uma unidade com a lista vazia não recebe nenhum. Um relatório copia a lista da unidade quando é criado: quando a reserva é feita, ou quando o residente abre pela primeira vez o Inventário de uma reserva mais antiga.
- Um novo prazo aplica-se aos relatórios criados depois. Um relatório Pendente acompanha as datas da reserva, prazo incluído.
- Os residentes marcam cada item como Em bom estado ou Danificado, acrescentam detalhes e fotografias e clicam em Submeter inventário. Cada item Danificado abre um ticket de manutenção; a sua equipa revê os relatórios em Operações → Inventário.
Resolução de problemas
- Não é possível acrescentar um item a uma unidade: não está Ativo na lista da conta.
- Uma reserva não tem relatório de inventário: a lista da sua unidade estava vazia quando o relatório teria sido criado. Preencha a lista antes de aceitar reservas.
- O separador não aparece: o Ativar o inventário do quarto está desativado.
Dicas
- Para manter o histórico de um item nas listas existentes, desative Ativo em vez de o remover.
- Lembre os residentes com uma regra de comunicação no gatilho Inventário por submeter em Comunicações.
Relacionado
- Entrada e saída: o passo do inventário do quarto
- Módulos opcionais
- Operações: rever os relatórios submetidos
- Anúncios
- Portal do inquilino