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Triar as notificações

Percorra as suas notificações na aplicação uma ou duas vezes por dia: responda primeiro às mensagens dos inquilinos, trate os alertas que precisam de si e termine sem nada por ler. Num dia normal, demora alguns minutos.

Antes de começar​

  • Plano: qualquer plano. As mensagens dos inquilinos no sino precisam do ChatBot de inquilinos, que a VIVIN liga para a sua conta.
  • Permissões: Bookings → Module para abrir as reservas e as conversas da Caixa de Entrada para onde os alertas apontam. Todas as funções, exceto as Operações, têm-na por predefinição.
  • Onde: o sino está no cabeçalho do Painel no computador e na barra de cima no telemóvel. As funções sem Painel (Vendas, Administrador de operações e Operações, por predefinição) usam a página Notificações, que não tem link no menu: guarde https://platform.vivin.app/notifications nos favoritos.
  • Os alertas de pagamento só chegam até si quando as Notificações de pagamento estão ligadas para si (Definições → Definições pessoais → Preferências de email pessoais) e Receber notificações de pagamento está ligado para a conta (Definições → Definições Globais → Notificações e emails).

Passos​

1. Veja o sino​

Painel, ícone do sino

Cada separador mostra o seu próprio número de não lidas: Geral para pagamentos, pedidos de serviço, pedidos das Operações, reservas importadas, alertas de reservas e respostas a inquéritos, e Inbox para mensagens de inquilinos.

2. Responda às mensagens dos inquilinos​

Painel, ícone do sino, separador Inbox

  1. Clique numa mensagem. O painel fecha-se, a linha fica marcada como lida e a conversa abre na Caixa de Entrada, no respetivo canal (WhatsApp, Email, Airbnb ou Booking.com). As mensagens de outros canais abrem o separador Comunicação da reserva.
  2. Responda aí e depois abra o sino outra vez para a mensagem seguinte.

Resultado: todas as conversas têm uma resposta. Cada conversa tem uma linha, e uma nova mensagem volta a pô-la no topo como não lida. Uma linha com o título "Chatbot notification for booking …" ou "Chatbot notification from unverified contact …" significa que o ChatBot passou a conversa a uma pessoa: responda por si.

3. Abra a página Notificações e mostre apenas as não lidas​

Página Notificações (https://platform.vivin.app/notifications)

No sino, a maioria dos alertas Geral só abre uma vista de detalhe. Na página Notificações, clicar num alerta leva-o ao que lhe diz respeito, por isso trabalhe-os lá.

  1. Clique em Não lidas. O contador à direita mostra quantas faltam.
  2. Para se concentrar num inquilino ou numa unidade, escreva em Pesquisar notificações.... Pesquisa o título e o texto do alerta, e nem todos os alertas indicam a unidade ou o inquilino.

4. Trate cada alerta​

Página Notificações, filtro Não lidas

Clique numa linha. Fica marcada como lida e abre a reserva, o inquilino, a unidade, a propriedade ou o pedido a que diz respeito. Depois:

  • "Payment received from tenant …": nada para aprovar. O inquilino pagou online e o pagamento já está registado.
  • "New service request from …": em Definições → Serviços → Pedidos, clique em Aprovar e cobrar ou Rejeitar. O inquilino espera até decidir. "Service request cancelled by …" não precisa de nada.
  • "Maintenance ticket … assigned to …", "… rescheduled" ou "… starts soon": confirme o responsável, a hora de início e o trabalho nas Operações.
  • "New booking created from Platform …": verifique a reserva como em Processar uma nova reserva.
  • "Failed to create booking from Platform …": o texto indica o motivo (por exemplo, as datas estão ocupadas) e os dados do hóspede. Corrija a causa e, se o hóspede vem mesmo, crie a reserva com Criar Novo → Reserva. A VIVIN também lhe envia um email sobre isso para o endereço da conta.
  • "OTA booking modification needs review" ou "Multi-room OTA reservation modified — review required": a VIVIN não conseguiu aplicar uma alteração de um canal. O alerta diz o que a bloqueou. Remova o obstáculo (por exemplo, outra reserva ou um bloqueio nas novas datas) e depois peça ao suporte da VIVIN que aplique a alteração outra vez.
  • "Guest request on … — review required": aceite ou recuse o pedido do hóspede no painel do próprio canal.
  • "… still lists a booking cancelled in VIVIN": se o hóspede vem, crie a reserva de novo; se não vem, cancele também a reserva no canal.
  • "Booking changed on …": para sua informação, a alteração foi aplicada.
  • "Survey response from …": a linha abre a resposta em Inquéritos.
  • "Check-in email not sent after contract signing": o inquilino assinou mais de 15 dias depois da data de check-in, por isso a VIVIN reteve o e-mail. Em Informação do Contrato → Check-in e check-out, clique em Enviar e-mail de check-in. Até lá, o inquilino não consegue ver os códigos no Portal do Inquilino.

Resultado: cada alerta está tratado. Um alerta sem nada para abrir fica apenas marcado como lido.

5. Limpe o que resta​

Página Notificações

  • Marcar como lida numa linha limpa-a sem sair da página.
  • Marcar todas como lidas limpa todos os alertas por ler, em Geral e Inbox, seja qual for o filtro ou a pesquisa ativos. No sino, o mesmo botão limpa apenas o separador onde está.

Resultado: o contador mostra 0 por ler. O filtro Lidas mantém o histórico completo.

Concluído quando​

  • A página Notificações mostra 0 por ler e o sino não tem indicador.
  • Todos os pedidos de serviço estão aprovados ou rejeitados.
  • Todas as reservas de canal que falharam, mudaram ou foram assinaladas coincidem com o canal.

Resolução de problemas​

  • O separador Inbox está a cinzento. O ChatBot de inquilinos não está ligado para a sua conta. Passe o rato por cima do separador para ver a mensagem.
  • Um colega recebe alertas de pagamento e a si não chegam. O seu próprio interruptor Notificações de pagamento está desligado nas Definições pessoais.
  • Nunca vê alguns tipos de alerta. A categoria está desligada em Definições → Definições pessoais → As suas notificações na aplicação, ou para todos em Definições → Definições Globais → Notificações na aplicação.
  • Só vê os alertas de algumas propriedades. Os membros da equipa associados a um proprietário só veem os alertas sobre as propriedades desse proprietário.

Dicas​

  • A renda em atraso não cria nenhuma notificação. Para a dívida, siga Tratar um pagamento em atraso.
  • Desligue as categorias em que nunca age (Pagamentos, Pedidos de serviço, Reservas agendadas, Mensagens da caixa de entrada, Tickets de operações) nas Definições pessoais. Os alertas de revisão de canais, as mensagens de hóspedes do Airbnb e do Booking.com e o alerta do e-mail de check-in não podem ser desligados.
  • Ligue as Notificações push de cada dispositivo nas Definições pessoais para receber os mesmos alertas quando a VIVIN está fechada.
  • O estado de leitura é pessoal: marcar um alerta como lido não o limpa para os seus colegas.