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Configurar o portal do inquilino

Deixe o portal do inquilino pronto antes de os primeiros inquilinos o abrirem: a sua marca, as secções que veem, o que preenchem antes de assinar, e as respostas e os serviços que oferece. Como o portal funciona para os inquilinos explica-se em Portal do inquilino.

Antes de começar​

  • Plano: qualquer plano. Os pagamentos online no portal (IBAN virtual e cartão) vêm com os pagamentos VIVIN, que a VIVIN ativa para a sua conta.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Account Settings → Module e Account Settings → Preferences para as Definições Globais e as Definições do portal. O Super administrador e o Administrador têm ambas por defeito.
    • Account Settings → Categories para os Serviços. O Super administrador e o Administrador têm-na por defeito.
    • Account Settings → Chatbot para as FAQs. Só o Super administrador a tem por defeito.
  • Tenha à mão o seu logótipo (PNG ou JPG, até 2 MB), um ícone quadrado (PNG, pelo menos 192×192 px) e a cor da sua marca.

Passos​

1. Personalize a marca do portal​

Definições → Definições Globais, cartão Marca

Clique no lápis, adicione o seu Logótipo, o Ícone e o Sítio web, escolha a Cor principal (botões e ligações no portal) e a Cor dos emails, e guarde.

Resultado: o portal e os emails dos seus inquilinos levam o seu logótipo e as suas cores. Veja Marca.

2. Escolha o idioma e o que os inquilinos veem​

Definições → Definições do portal, cartão Portal do inquilino

  1. Clique no lápis. Defina o Idioma predefinido para os inquilinos que ainda não escolheram um.
  2. Nos módulos do portal, ative o que os inquilinos devem ver: Permitir criar pedidos (pedidos no separador Apoio), Permitir ver serviços, Permitir ver utilidades, Permitir ver códigos de entrada, os dois botões Nuki, Permitir ver descrições de pagamentos e Permitir ver histórico de transações.
  3. Clique em Guardar.

Resultado: o portal mostra apenas essas secções a todos os inquilinos sem uma categoria de inquilino que as substitua. Veja as Definições do portal para cada interruptor.

3. Escolha o que os inquilinos fornecem antes de assinar​

Definições → Definições do portal, cartão Portal do inquilino

  1. Clique no lápis. Nos interruptores de edição (por exemplo Permitir editar NIF ou Permitir inquilino editar IBAN), escolha o que os inquilinos podem alterar por si.
  2. Em Obrigatório para assinar o contrato, ative cada campo que o assistente de assinatura deve exigir.
  3. Em Documentos obrigatórios, escreva o nome de cada ficheiro que os inquilinos têm de carregar, como "Cartão de cidadão ou passaporte", e clique em Adicionar.
  4. Clique em Guardar.

Resultado: os contratos ainda não assinados passam a pedir estes campos e ficheiros. Os inquilinos não conseguem concluir a assinatura até cada documento obrigatório estar carregado.

4. Adicione respostas para os inquilinos (opcional)​

Definições → FAQs

Adicione ou gere as suas perguntas frequentes e publique-as. As FAQs publicadas aparecem no fim do separador Apoio do portal, mesmo com Permitir criar pedidos desativado, e o Chatbot dos inquilinos usa-as como referência. Veja FAQs.

5. Ofereça serviços (opcional)​

Definições → Serviços

Adicione os extras que os inquilinos podem pedir, como limpeza ou check-out tardio, com o seu preço e se precisam da sua aprovação. Veja Serviços.

Resultado: os inquilinos veem-nos no separador Serviços do portal, quando Permitir ver serviços está ativado.

6. Verifique o portal como inquilino​

Portfólio → Reservas, uma reserva, Informação do Contrato → Meios de pagamento

Clique em Personificar inquilino. O portal abre num novo separador exatamente como esse inquilino o vê.

Resultado: vê a sua marca, as secções que escolheu e os requisitos de assinatura. Olhe, não aja: tudo o que submeter aí conta como ação do inquilino.

7. Dê aos inquilinos o seu acesso​

Informação do Contrato → Check-in e check-out de cada reserva

Clique em Enviar acesso ao portal para enviar por email ao inquilino a sua ligação pessoal. O seu email de onboarding também a pode levar com a variável {tenant_portal_url} (veja Comunicações).

Resultado: o botão passa a dizer Reenviar acesso ao portal, e o inquilino abre o portal a partir do email.

Concluído quando​

  • O portal mostra o seu logótipo e as suas cores.
  • Os inquilinos veem apenas as secções que escolheu, e o assistente de assinatura pede os campos e documentos obrigatórios que definiu.
  • Os seus inquilinos têm as suas ligações de acesso.

Resolução de problemas​

  • Os inquilinos não têm o separador Pagamentos. Os pagamentos VIVIN não estão ativados na conta, Pagamentos da propriedade está desativado na propriedade, ou a categoria do inquilino não permite pagamentos.
  • Um inquilino vê secções diferentes dos outros. A sua categoria de inquilino substitui as definições do portal para os seus inquilinos.
  • Um inquilino não consegue concluir a assinatura. Um campo obrigatório está vazio e ele não tem permissão para o editar, ou falta um documento obrigatório. Permita a edição desse campo, preencha-o diretamente no inquilino, ou peça o carregamento.
  • Enviar acesso ao portal está desativado. A reserva veio do Airbnb ou do Booking.com através do Gestor de Canais.

Dicas​

  • Dê aos documentos obrigatórios o nome que usaria ao pedi-los a um inquilino: as mesmas palavras aparecem no portal e no separador Ficheiros da reserva.
  • O portal pode ser instalado num telemóvel como uma aplicação, e os inquilinos podem ativar aí as notificações. Veja Portal do inquilino.
  • Desativar Permitir ver códigos de entrada esconde os códigos no portal, não no email de check-in.