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Emitir faturas e notas de crédito

Fature, através do seu fornecedor de faturação, o dinheiro que os seus inquilinos pagaram num período, emita as notas de crédito que estão à espera e registe qualquer fatura que tenha feito fora da VIVIN.

Antes de começar​

  • Plano: um fornecedor de faturação ligado em Ligações de faturação (Definições → Integrações), como o VIVIN Invoicing, o Invoice Express, o Hostkit, o Sage50c, o NetSuite ou o A-Cube.
  • Permissões, em Definições → Utilizadores → Permissões por função:
    • Finance → Approve Payments para abrir Finanças → Transações e emitir, anexar e reverter faturas. Por predefinição, só o Super administrador a tem.
    • Bookings → Add Credit Note para emitir notas de crédito ou defini-las como manuais. O Super administrador, o Administrador e as Finanças têm-na por predefinição.
    • Finance → Assign Payments To Other Bookings para Definir manual numa alocação de fatura. O Super administrador e as Finanças têm-na por predefinição.
  • Em Faturação (Definições → Faturação), cada tipo de encargo que fatura tem o seu IVA e um Código em Códigos de imposto, e cada categoria de Outros que cobra tem um Código de produto (IVA por categorias (outros)). Só o Sage50c funciona sem códigos. Com o Hostkit, a Série de faturas Hostkit está definida.
  • Verifique a data da fatura: com Usar hoje como data da fatura ligado (a predefinição), cada fatura tem a data do dia em que a emite.

Passos​

1. Aprove os pagamentos do período​

Negócio → Finanças → Transações

Aprove os pagamentos que realmente chegaram e rejeite os outros, como em Registar um pagamento recebido, para faturar apenas o dinheiro que recebeu.

2. Liste o que ainda não está faturado​

Negócio → Finanças → Transações

A VIVIN fatura cada parte de um pagamento que paga um encargo (uma alocação), por isso as linhas da fatura seguem os encargos que o pagamento cobriu.

  1. Defina o intervalo de datas para o período que fatura. Começa nos últimos 3 meses.
  2. Clique na etiqueta Não faturadas. Para trabalhar num tipo de pagamento, clique também no respetivo cartão.

Resultado: os pagamentos com pelo menos uma alocação ainda por faturar. A coluna Faturado mostra quanto de cada um já está faturado.

3. Emita as faturas​

Finanças → Transações, etiqueta Não faturadas

  • Tudo o que está à vista: clique em Faturar todas as alocações. Emite de uma vez, sem confirmação, e abrange apenas as linhas carregadas no ecrã: passe o rato por cima para ver quantas alocações vai faturar e desloque-se primeiro até ao fim da lista.
  • Alguns pagamentos: marque as respetivas linhas e clique em Faturar selecionadas, e depois confirme.
  • Um pagamento: abra a linha e clique em Faturar todas as alocações nos Detalhes da transação, ou clique no estado de uma alocação para faturar apenas essa alocação.

Também pode faturar um pagamento a partir de uma reserva: no separador Transações da reserva, clique em Faturar transação e depois em Emitir fatura.

Resultado: "A criação da fatura foi colocada na fila e pode demorar algum tempo consoante o fornecedor de faturação." Cada alocação passa depois a dizer Faturado com o respetivo número de fatura, e Ver fatura abre o documento no seu fornecedor. Com Enviar recibo de fatura por email ao inquilino ligado (Definições → Definições Globais → Notificações e emails), o inquilino recebe cada fatura por email.

4. Verifique o resultado​

Finanças → Transações, um pagamento, Detalhes da transação

Em Alocações, cada linha tem o seu Estado: Faturado, Rascunho no Invoice Express até o finalizar lá, Em espera enquanto o seu fornecedor responde, ou Falhado quando o recusou. Corrija a causa (veja a Resolução de problemas) e depois clique no estado Falhado para o emitir outra vez. As Transações explicam todos os estados.

5. Emita as notas de crédito em espera​

Finanças → Transações, etiqueta Nota de crédito por emitir

As notas de crédito começam por emitir, por exemplo depois de um cancelamento ou de um reembolso de dinheiro faturado.

  1. Marque as linhas e clique em Emitir notas de crédito.
  2. Para uma só nota de crédito, abra o pagamento e clique em Emitir nota de crédito no fornecedor na linha da nota de crédito.

Resultado: a nota de crédito segue para o seu fornecedor e o pagamento passa para a etiqueta Nota de crédito emitida. O Sage50c não consegue emitir notas de crédito: use antes Definir manual na linha da nota de crédito.

6. Registe as faturas feitas fora da VIVIN​

Finanças → Transações, um pagamento, Detalhes da transação

  • Definir manual marca uma alocação como faturada fora da VIVIN. Reverter manual desfaz isso.
  • Anexar fatura carrega o PDF da sua ferramenta de contabilidade: escolha o ficheiro, introduza o ID externo da fatura e, se quiser, a Data da fatura, e depois clique em Carregar fatura.

Resultado: a alocação deixa de aparecer em Não faturadas.

Concluído quando​

  • Não faturadas não mostra nada para o período que fatura.
  • Nota de crédito por emitir está vazia.
  • Nenhuma alocação diz Falhado nem Em espera.

Resolução de problemas​

  • Uma alocação diz Falhado. Normalmente falta um Código ou o IVA desse tipo de encargo, falta o Código de produto na respetiva categoria de Outros ou, com o Hostkit, falta a Série de faturas Hostkit. Corrija em Definições → Faturação e depois clique outra vez em Falhado.
  • "Nenhuma alocação elegível selecionada". Os pagamentos selecionados não têm nada por faturar: as alocações estão faturadas, definidas como manuais ou têm uma devolução de valor.
  • "Esta alocação tem uma devolução de valor e não pode ser faturada." Esse dinheiro foi devolvido ao inquilino, por isso não pode ser faturado.
  • Uma fatura foi emitida por engano. Reverter fatura só repõe o estado na VIVIN (retire primeiro qualquer nota de crédito): cancele ou credite por si o documento no seu fornecedor.
  • Um aviso diz que está definida uma data de fatura personalizada. Todas as faturas usam essa data até voltar a ligar Usar hoje como data da fatura.

Dicas​

  • Com o Hostkit, ligue Emitir cauções em fatura separada antes de faturar cauções, para que uma caução possa mais tarde ser reembolsada por si só.
  • Fature num momento fixo, por exemplo no primeiro dia útil do mês, para que cada período seja faturado uma só vez.
  • Aqui nunca emite pró-formas: com o Invoice Express ou o VIVIN Invoicing, saem automaticamente quando um encargo vence ou é pago (veja as Transações). Os respetivos e-mails têm os seus próprios interruptores em Faturas pró-forma, em Definições → Definições Globais → Notificações e emails.