Inquilinos

Inquilinos muestra a todas las personas que te alquilan, con un perfil por inquilino que reúne todas sus reservas, pagos y datos personales.

Antes de empezar

• Dónde: barra lateral Portafolio → Inquilinos, o https://platform.vivin.app/tenants. Inquilinos no aparece en el menú del móvil, pero un enlace a esta página sí se abre en el móvil.
• Plan: incluido en todas las cuentas.
• Permisos (nombres como en Configuración → Usuarios → Permisos por rol):

Permiso	Qué permite	Activado por defecto para
Tenants → Module	Abrir Inquilinos y los perfiles de inquilino	Super administrador, Administrador, Finanzas, Ventas
Create → Tenants	Crear nuevo → Inquilino, y editar los datos y el idioma del portal de un inquilino	Super administrador, Administrador
Tenants → Delete	Eliminar inquilino	Super administrador
Finance → Module	Ver y cambiar el IBAN del inquilino; la columna IBAN del CSV de inquilinos	Super administrador, Administrador, Finanzas

Las pestañas de dinero de un perfil usan los permisos de reservas (consulta Reservas).

Recorrido por la pantalla

Filtros de estado

Filtro	Muestra los inquilinos que…
Todos	todos los inquilinos
Activos	tienen al menos una reserva en curso o futura
Inactivos	no tienen ninguna reserva en curso ni futura
Con deuda	deben dinero en al menos una reserva
Sin reservas	no tienen reservas

Los recuentos siempre abarcan a todos tus inquilinos. No cambian cuando buscas o filtras.

Barra de herramientas

Control	Qué hace
Buscar nombre, correo, teléfono...	También busca por el NIF del inquilino, el número de documento y el nombre de la categoría de inquilino, así que puedes pegar un número fiscal. No se busca el número fiscal de una empresa introducido en Usar datos de empresa para la facturación.
Todas las categorías	Una o varias categorías de inquilino, o Sin categoría. Se muestran los inquilinos que coinciden con cualquiera de ellas. Solo cuando las categorías de inquilino están activadas en Configuración de la cuenta.
Interruptor tabla / cuadrícula	Cambia la vista. VIVIN recuerda tu elección en este navegador.
Exportar	CSV de inquilinos o CSV de reservas (consulta Exportar).

Tu búsqueda, filtro de estado, categoría y orden se guardan en la dirección de la página, así que puedes copiar la URL para compartir la misma vista. Se cargan más inquilinos a medida que te desplazas; en listas de más de 20, aparece Fin de la lista cuando se han cargado todas las coincidencias.

Vista de tabla

Columna	Qué muestra
Nombre	Nombre y correo electrónico. Haz clic en el nombre para abrir el perfil del inquilino.
Teléfono, Nacionalidad	Datos de contacto del perfil.
Categoría	La categoría de inquilino (solo cuando las categorías de inquilino están activadas).
Saldo	El total que el inquilino debe en todas sus reservas, en rojo. Un guion significa que no debe nada.
Reservas	Recuentos por estado: ec en curso, pr futura, fi finalizada, ca cancelada. Pasa el ratón por una etiqueta para ver el nombre completo.
Activas / Total	Reservas en curso más futuras, y todas las reservas.

Haz clic en un encabezado para ordenar (Nombre, Teléfono, Saldo, Activas, Total), y otra vez para invertir el orden. Los inquilinos activos siempre quedan por encima de los inactivos; el orden se aplica dentro de cada grupo.

Haz clic en cualquier otra parte de la fila para desplegar las reservas del inquilino:

Columna	Qué muestra
Unidad, Alquiler, Periodo, Creada	La unidad de la reserva, el alquiler (N/A en las estancias cortas de Airbnb y Booking.com), las fechas y la fecha de creación.
Orig.	La plataforma de la que vino la reserva. Pasa el ratón por el icono para ver su nombre.
Contrato	Una marca de verificación significa firmado (pasa el ratón para ver la fecha). Un icono de documento significa Contrato sin firmar. Un guion significa No aplicable: la categoría del inquilino desactiva Acceso al Portal del Inquilino o el módulo del portal Contrato.
Saldo	En rojo cuando el inquilino debe dinero en esta reserva, en verde cuando tiene saldo a favor.
Estado	En curso, Futura, Finalizada o Cancelada.

Haz clic en la fila de una reserva para abrirla sobre la lista, sin perder tus filtros. Las reservas se ordenan por fecha de entrada, luego por fecha de salida y luego por nombre de unidad (Habitación 2 va antes que Habitación 10); el mismo orden se usa en las tarjetas de la cuadrícula, en la pestaña Reservas del perfil y en el CSV de reservas.

Vista de cuadrícula

Una tarjeta por inquilino, para ver de un vistazo la deuda y las reservas:

• Nombre, Activo o Inactivo, correo electrónico y teléfono. Haz clic en esta parte para abrir el perfil.
• Alquiler: el alquiler mensual combinado de las reservas en curso y futuras del inquilino.
• Saldo: lo que debe el inquilino, en rojo, o un guion.
• Las reservas agrupadas en En curso, Futura, Finalizada y Cancelada, dos por grupo. Ver todas las reservas muestra el resto y Ver menos pliega la tarjeta. Haz clic en una reserva para abrirla.

El perfil del inquilino

Haz clic en el nombre de un inquilino (tabla) o en la parte superior de su tarjeta (cuadrícula) para abrir el perfil a la derecha. La dirección de la página cambia a la de ese inquilino, así que puedes guardarla en favoritos o compartirla.

La cabecera muestra el nombre, el correo electrónico, Activo o Inactivo, y el Idioma del portal. Resumen de reservas muestra Reservas activas y Reservas totales. Pestañas:

Pestaña	Qué contiene
Datos del inquilino	Los datos del inquilino, en secciones (más abajo).
Reservas	Todas las reservas con Unidad, Estado, fechas (Entrada / salida o Período, según Panel — fechas preferidas), Alquiler, Valor, Pagado y Deuda. Haz clic en una para abrirla.
Plan de pagos	Una sola línea de tiempo con los vencimientos de todas las reservas, con el estado de cada pago.
Valores del contrato	Todos los cargos de todas las reservas, con las mismas acciones por línea que en la reserva. Con Finance → Module, también se ven los importes de facturas de suministros pendientes de aprobación.
Transacciones	Todos los movimientos de dinero, con Fecha, Reserva, Tipo, Descripción, Importe, Estado y Acciones, y los totales Entrada:, Salida: y Neto:. Filtra por tipo con las etiquetas (Pago recibido, Cargo, Reembolso, Ajuste); haz clic en una fila para ver sus detalles.

En las tres pestañas de dinero, cada fila tiene una columna Reserva con el nombre de la unidad (y las fechas, cuando el inquilino estuvo dos veces en la misma unidad). Cuando el inquilino tiene varias reservas, el selector Todas las reservas muestra una.

Secciones de Datos del inquilino (haz clic en el lápiz, cambia los campos y luego en Actualizar):

Sección	Campos
Información personal	Nombre, correo electrónico, teléfono, nacionalidad, documento de identidad, NIF, domicilio y Categoría de inquilino (cuando las categorías están activadas). Fecha y lugar de nacimiento y Residencia habitual aparecen cuando se activan en Configuración de la cuenta → Detalles del contrato.
Contactos de emergencia	Hasta dos personas a las que llamar. Se muestra cuando Contactos de emergencia está activado en Configuración de la cuenta → Detalles del contrato.
Información de facturación	El nombre, el número fiscal y la dirección que se usan en las facturas. Usar datos de empresa para la facturación factura a una empresa en lugar de a la persona.
Facturación electrónica italiana	Solo para cuentas que presentan documentos fiscales italianos: Factura solicitada, el Código de destinatario SDI (7 letras o dígitos) o la PEC.
Datos bancarios	El IBAN y el banco del inquilino. Solo los usuarios con Finance → Module ven o cambian el IBAN.

Tareas

Añadir un inquilino

Una reserva que llega de un canal o una integración crea su inquilino automáticamente, o se vincula a un inquilino existente con el mismo correo electrónico o NIF; una reserva del motor de reservas de VIVIN solo coincide por el correo electrónico. Para una reserva que añades tú, crea primero el inquilino: Añadir reserva solo te deja elegir un inquilino existente.

1. Haz clic en Crear nuevo en la parte superior de la barra lateral y luego en Personas → Inquilino.
2. Rellena Nombre, Apellidos y Correo electrónico (obligatorios). Número de teléfono, Número de identificación, Número de identificación fiscal, Nacionalidad y Categoría de inquilino (cuando las categorías están activadas) son opcionales.
3. Haz clic en Añadir inquilino.

Cambiar el correo electrónico de un inquilino

1. En Datos del inquilino, haz clic en el lápiz de Información personal y cambia el correo electrónico.
2. Haz clic en Actualizar y confirma con Sí, actualizar email.

El correo electrónico es con el que el inquilino inicia sesión en el portal. VIVIN comprueba que ningún otro inquilino use esa dirección y le envía por correo las instrucciones de acceso al portal.

Definir el idioma del portal

Elige un idioma en Idioma del portal, en la cabecera: English, Português, Español o Italiano. Se guarda al instante. Predeterminado de la cuenta quita la elección personal, de modo que el inquilino sigue el Idioma predeterminado de los Ajustes del portal. Los inquilinos también pueden cambiarlo ellos mismos en el Portal del inquilino.

Cobrar, registrar un pago o un descuento desde el perfil

1. Abre la pestaña Plan de pagos, Valores del contrato o Transacciones.
2. En el selector Todas las reservas, elige la reserva. Cargo, Transacción y Aplicar descuento siempre actúan sobre una sola reserva (Transacciones ofrece solo los dos primeros).
3. Haz clic en el botón y rellena la ventana igual que en la reserva (consulta Pagos y depósito).

En Transacciones, un pago pendiente tiene Aprobar y Rechazar (y Editar importe, salvo en los pagos con tarjeta y con IBAN virtual), y uno confirmado o rechazado tiene Revertir; para ello hace falta Finance → Approve Payments. Reasignar pasa un pago a otra reserva del inquilino, salvo que ya esté facturado, y requiere Finance → Assign Payments To Other Bookings.

Exportar inquilinos o reservas

Haz clic en Exportar y elige:

• CSV de inquilinos: una fila por inquilino, con contacto, documento y datos fiscales, dirección de facturación, IBAN, recuentos de reservas, alquiler total, depósito total, deuda pendiente y estado. La columna IBAN queda vacía para los usuarios sin Finance → Module.
• CSV de reservas: una fila por cada reserva de esos inquilinos, empezando por ID de reserva, y después correo electrónico y nombre del inquilino, estado de la reserva, entrada y salida, fechas de inicio y fin, alquiler mensual, depósito y saldo.

Los dos archivos usan el filtro de estado, la búsqueda y el filtro de categoría que ves en pantalla e incluyen a todos los inquilinos que coinciden, no solo las filas cargadas hasta ese momento. El CSV de inquilinos también sigue tu orden.

Eliminar un inquilino

1. Abre el perfil y haz clic en Eliminar inquilino, al final.
2. Confirma con Eliminar.

Eliminar un inquilino archiva todas sus reservas y no se puede deshacer.

Reglas y límites

• No se puede eliminar un inquilino mientras alguna de sus reservas tenga líneas facturadas, manuales o de factura en borrador, o conserve un pago de plataforma, con tarjeta o con IBAN virtual que no se haya rechazado.
• El Saldo del directorio cuenta solo el dinero que se debe. El saldo a favor se muestra por reserva al desplegar la fila.
• Un correo electrónico, o un NIF, solo puede pertenecer a un inquilino.

Resolución de problemas

Problema	Causa	Solución
Un enlace de inquilino compartido se abre, pero el inquilino no aparece en la lista	Tus filtros lo ocultan.	Haz clic en Borrar filtros en el aviso.
El lápiz de Datos del inquilino no hace nada	Tu rol no tiene Create → Tenants.	Pide a un administrador que te lo conceda.
El IBAN está oculto o vacío en la exportación	Tu rol no tiene Finance → Module.	Pídeselo a un administrador, o haz que exporte un usuario de Finanzas.
Se rechaza Eliminar inquilino	Una reserva tiene líneas facturadas o un pago con tarjeta, con IBAN virtual o de plataforma.	Resuelve antes esos pagos; un inquilino con historial facturado se conserva.
Cargo pide una reserva	El perfil muestra todas las reservas.	Elige una en el selector Todas las reservas.

Consejos

• Para reclamar a varios morosos, usa el filtro Con deuda y haz clic dos veces en Saldo para ordenar por deuda, de mayor a menor; trabaja primero los inquilinos activos y después los inactivos. Consulta Gestionar un pago atrasado.
• Pega un número fiscal en la búsqueda para encontrar rápido a un inquilino.

Relacionado

• Reservas: el panel de la reserva que abres desde un inquilino.
• Finanzas: deuda, ingresos y transacciones de toda la cartera.
• Portal del inquilino: lo que ven y hacen los inquilinos.
• Categorías: categorías de inquilino y lo que permite cada una.
• Menú Crear nuevo: todo lo que puedes añadir desde la barra lateral.