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Inventario

Tieni l'elenco degli elementi della camera che i residenti controllano al check-in e al check-out nel portale inquilino.

Prima di iniziare​

  • Dove: Impostazioni → Inventario (https://platform.vivin.app/settings/inventory).
  • Piano: la scheda compare solo mentre Attiva l'inventario della stanza è attivo in Moduli opzionali; è disattivato per impostazione predefinita. Se lo disattivi, la scheda, le schede Inventario degli editor, la revisione in Operazioni e le checklist del portale vengono nascoste, ma le liste e i rapporti restano.
  • Permessi: Account Settings → Module per aprirla. Per modificare la lista degli elementi serve Operations → Module oppure Operations → Inventory; Presentazione degli elementi richiede Account Settings → Preferences oppure Fees. Super amministratori e Amministratori li hanno per impostazione predefinita.

Lista predefinita degli elementi​

Gli elementi tra cui scelgono le tue proprietà e unità. La prima volta che la apri, VIVIN la riempie con 15 elementi di uso comune, come letto, materasso, armadio, scrivania e rilevatore di fumo. Se in seguito li rimuovi tutti, la lista resta vuota; gli elementi iniziali non vengono aggiunti di nuovo.

CampoCosa faPredefinito
IconaL'immagine accanto all'elemento.—
Nome dell'elementoL'etichetta breve che vedono i residenti. Obbligatorio.—
DescrizioneDettagli in più, mostrati ai residenti solo se li attivi.Vuoto
RiferimentoUn tuo codice, per esempio un'etichetta di inventario.Vuoto
AttivoSe l'elemento si può ancora aggiungere a proprietà e unità.Sì
  1. Clicca sulla matita di Lista predefinita degli elementi.
  2. Usa Aggiungi elemento per una nuova riga, le frecce per spostare una riga e il cestino per rimuoverla.
  3. Clicca su Salva. Le righe vuote vengono eliminate.

L'ordine qui è l'ordine nelle liste delle proprietà e delle unità e nelle checklist dei residenti.

Cosa faiListe di proprietà e unità che lo hannoNuovi rapportiRapporti esistenti
Disattivi AttivoResta, con l'etichetta Non è più nella lista dell'accountEsclusoInvariati
Rimuovi la rigaRimosso da ogni proprietà e unitàEsclusoInvariati

Presentazione degli elementi​

CampoCosa faPredefinitoLimiti
Campi visibiliQuali campi vedono i residenti sulle righe della checklist. Nome dell'elemento è sempre mostrato.Solo il nome
Data di acquistoPermette a proprietà e unità di registrare quando un elemento è stato acquistato. Solo per il team.No
Termine di invio (giorni)Giorni che i residenti hanno per inviare, dal giorno del check-in o del check-out.7da 0 a 365

Un rapporto non inviato in tempo resta In attesa e il residente lo vede come Scaduto; non viene chiuso, quindi può ancora inviarlo.

Dai a ogni unità la sua lista​

I residenti controllano gli elementi della lista della loro unità, non della lista dell'account.

  1. In Annunci, apri la scheda Inventario dell'unità.
  2. Scegli un elemento in Scegli dalla lista dell'account e clicca su Aggiungi elemento.
  3. Imposta la Quantità (da 1 a 99), i Dettagli facoltativi (il testo che questa unità aggiunge all'elemento, per esempio il modello, separato dalla Descrizione dell'account) e, se attiva, la Data di acquisto, poi clicca sul segno di spunta.

Le modifiche si salvano subito. Le proprietà hanno la stessa scheda per gli elementi delle aree comuni, solo per i tuoi registri: non viene aggiunta alle liste delle unità e i residenti non la vedono mai.

Cosa succede quando salvi​

  • Disattivare o rimuovere un elemento si applica subito alle liste di proprietà e unità, come nella tabella qui sopra. I rapporti già creati non cambiano mai.
  • Ogni prenotazione su un'unità con una lista riceve un rapporto Inventario di check-in e un rapporto Inventario di check-out; un'unità con una lista vuota non ne riceve nessuno. Un rapporto copia la lista dell'unità quando viene creato: quando si fa la prenotazione, oppure quando il residente apre per la prima volta Inventario per una prenotazione più vecchia.
  • Un nuovo termine si applica ai rapporti creati dopo. Un rapporto In attesa segue le date della prenotazione, termine compreso.
  • I residenti segnano ogni elemento come In buono stato o Danneggiato, aggiungono dettagli e foto e cliccano su Invia inventario. Ogni elemento Danneggiato apre un ticket di manutenzione; il tuo team rivede i rapporti in Operazioni → Inventario.

Risoluzione dei problemi​

  • Un elemento non si può aggiungere a un'unità: non è Attivo nella lista dell'account.
  • Una prenotazione non ha un rapporto di inventario: la lista della sua unità era vuota quando il rapporto sarebbe stato creato. Riempi la lista prima di accettare prenotazioni.
  • La scheda non c'è: Attiva l'inventario della stanza è disattivato.

Suggerimenti​

  • Per mantenere la storia di un elemento nelle liste esistenti, disattiva Attivo invece di rimuoverlo.
  • Sollecita i residenti con una regola di comunicazione sul trigger Inventario non inviato in Comunicazioni.