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Priorità ticket

Decidi quale priorità, Critica, Alta, Media o Bassa, l'assistente virtuale dà ai ticket di manutenzione che apre.

Prima di iniziare​

  • Dove: Impostazioni → Assistente virtuale → Priorità ticket (https://platform.vivin.app/settings/chatbot).
  • Piano: la sottoscheda c'è in ogni account; conta solo dopo che VIVIN ha attivato per te l'assistente virtuale degli inquilini.
  • Permessi: Account Settings → Chatbot, che di default ha solo il Super amministratore.

La scadenza di risposta per ogni priorità si imposta separatamente, in Priorità ticket. La prima volta che apri questa sottoscheda è già riempita con un set pronto di parole chiave e regole di eccezione in inglese; modificalo per adattarlo alle tue proprietà.

Parole chiave di priorità​

Una colonna per priorità, ognuna con le sue schede di parole chiave.

AzioneCome
Spostare una parola chiaveTrascina la sua scheda in un'altra colonna.
Aggiungere una parola chiaveScrivi in Aggiungi parola in fondo a una colonna e premi Invio, oppure clicca l'icona più.
Eliminare una parola chiavePassa il cursore sulla scheda e clicca la sua icona del cestino.

Regole di eccezione​

Un'eccezione alza la priorità quando una parola chiave arriva con un contesto in più, come una perdita che si sta allargando, o una chiave rotta quando l'inquilino è rimasto chiuso fuori.

CampoCosa fa
Se il ticket menzionaLa parola chiave.
E (contesto / condizione)Il contesto che deve accompagnarla.
Intervallo stagionaleSostituisce il contesto con un intervallo di date, da Da (MM-DD) ad A (MM-DD).
Imposta la priorità suLa priorità da assegnare.
  1. Clicca Aggiungi regola. Nella tabella si apre una nuova riga.
  2. Compila Se il ticket menziona ed E (contesto / condizione), oppure spunta Intervallo stagionale e inserisci le date, per esempio da 11-01 a 03-31.
  3. Scegli Imposta la priorità su e clicca Salva.

Puoi cambiare la priorità di una regola direttamente dalla tabella, e modificarla o eliminarla in Azioni.

Analizza ticket​

VIVIN può suggerire parole chiave leggendo i ticket a cui hai già dato una priorità.

CampoCosa faPredefinito
Finestra storicaQuanto indietro leggere i ticket: da 1 a 6 mesi.3 mesi
ModelloIl modello di IA che esegue l'analisi.Sonnet 4.6
  1. Clicca Analizza ticket. La finestra mostra quanti ticket e regole leggerà e una stima del costo.
  2. Scegli la finestra e il modello, poi clicca Analizza ticket. Di solito richiede da 10 a 30 secondi.
  3. I suggerimenti compaiono nelle colonne e nella tabella Regole di eccezione con un badge IA e un'etichetta In sospeso.
  4. Clicca il segno di spunta (Attiva) su ogni suggerimento da tenere, ed elimina gli altri.

L'assistente virtuale ignora i suggerimenti In sospeso finché non li attivi. Le tue regole esistenti non vengono mai modificate.

Come l'assistente virtuale sceglie una priorità​

  • Confronta la descrizione dell'inquilino con le tue parole chiave attive. Se ne corrispondono più di una, vince la priorità più alta.
  • Le regole di eccezione possono alzare quella priorità, mai abbassarla. Una regola con una priorità più bassa della parola chiave, come la regola pronta "no hot water" da 04-01 a 10-31, non abbassa il ticket.
  • Una menzione genuina di fuoco, fumo, gas, scintille, bruciato, allagamento o mancanza di corrente è sempre Critica.
  • Se nulla corrisponde, o la descrizione non è chiara, il ticket riceve Media.

Cosa succede quando salvi​

Ogni modifica a una parola chiave o a una regola vale per il prossimo ticket che l'assistente virtuale apre. I ticket già aperti mantengono la loro priorità.

Risoluzione dei problemi​

  • Analizza ticket resta disattivato: la finestra storica non contiene ancora ticket con una priorità. Scegli una finestra più lunga, oppure dai prima una priorità ad alcuni ticket.
  • "Compila prima il campo": una regola di eccezione ha bisogno della sua parola chiave prima di salvare.

Consigli​

  • Tieni le parole chiave brevi e precise, come "perdita" o "senza riscaldamento". Una parola generica manda ogni ticket in una sola colonna.