Relatórios de Proprietário
Os Relatórios de Proprietário preparam a liquidação mensal de cada proprietário — a receita cobrada nas suas unidades, os seus honorários de gestão mais IVA, as receitas ou despesas extra e o saldo que lhe é devido — e guardam todas as linhas liquidadas para conciliação.
Antes de começar
- Onde: Finanças → Relatórios de Proprietário (
/finance/ownerReports). - Interruptor: ative Ativar os relatórios de proprietário em Definições → Definições Globais → Relatórios de Proprietário. Está desativado por defeito, e o separador fica oculto até o ativar.
- Proprietários: adicione os seus proprietários e as respetivas definições de relatório em Definições → Proprietários: os honorários de gestão, os itens sobre os quais a comissão incide, os itens que vão para o relatório e a taxa de IVA da comissão. Veja Proprietários. Sem proprietários, o separador diz «Ainda não há proprietários. Adicione um em Definições → Proprietários.»
- Permissões: Finance → Module para o abrir; Finance → Approve Payments para gerar, emitir ou eliminar um relatório.
O separador tem duas vistas, Liquidar e Movimentos, no seletor junto ao controlo do período.
Liquidar
Liquidar prepara e gera o relatório de um proprietário para um mês.
Barra de ferramentas
Proprietário, Propriedade (Todas as propriedades por defeito, ou uma propriedade), Mês, Atualizar (volta a carregar os valores), Relatórios (o histórico completo do proprietário, com uma contagem) e Gerar relatório.
Receitas
As linhas de Receitas são o dinheiro cobrado nas unidades do proprietário por encargos desse mês que nenhum relatório anterior liquidou. Só aparecem os itens escolhidos para o relatório nas definições do proprietário.
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Propriedade / Unidade | Onde o dinheiro foi cobrado |
| Descrição | O encargo e o inquilino; pode editá-la |
| Valor | O que o encargo faturou; pode editá-lo |
| Pago | O dinheiro cobrado e liquidado nesta linha: conta para o Total de receitas. Pode editá-lo; uma diferença em falta face ao Valor fica realçada |
| % Honorários | A sua taxa de comissão; pode editá-la |
| Honorários | Pago × % Honorários, só nos itens sobre os quais a comissão incide (a nota por cima da tabela indica-os). Uma linha acrescentada por si leva sempre honorários |
Use o caixote do lixo para retirar uma linha desta liquidação. Editar uma linha altera apenas o relatório, nunca os pagamentos do inquilino.
Adicionar receitas ou despesas
- Adicionar receita abre Adicionar linha de receita: Propriedade, Unidade, Descrição, Valor líquido e % Honorários (0 a 100). Clique em Adicionar linha.
- Adicionar despesa acrescenta uma linha em Despesas com um nome (por exemplo, uma reparação), uma descrição opcional e o valor.
Cada linha acrescentada precisa de um nome antes de poder gerar o relatório.
Resumo do relatório
| Valor | Como é calculado |
|---|---|
| Total de receitas | Linhas de receitas + receitas acrescentadas |
| Total de honorários de gestão (+ IVA) | Os honorários de gestão mais o IVA sobre eles. A regra de comissão de cada item define a sua taxa de IVA, por isso um relatório pode ter várias taxas |
| Despesas | As despesas que acrescentou (ocultas quando não há nenhuma) |
| Total de pagamentos | Honorários de gestão + IVA + despesas |
| Saldo | Total de receitas − Total de pagamentos: o que o proprietário recebe |
Dois valores de contexto podem ir para o documento; alterne cada um entre No relatório e Oculto no relatório:
- Taxa de ocupação: as noites ocupadas do proprietário ÷ as noites disponíveis no mês, tal como as Análises as contam.
- Dívida em aberto: o que os inquilinos ainda devem nas unidades do proprietário por todos os encargos até ao mês inclusive.
Detalhes do proprietário mostra o nome do proprietário, o NIF e, em Mostrar mais campos, a denominação legal, o tipo e o número do documento, o email, o telefone e a morada fiscal. As Notas são impressas no relatório.
Gerar uma liquidação
- Escolha o Proprietário, se quiser uma Propriedade, e o Mês.
- Reveja as linhas de Receitas e ajuste descrições, valores ou % Honorários.
- Acrescente as receitas ou despesas que não passaram pela VIVIN.
- Verifique o Resumo do relatório, os dois valores de contexto e as Notas.
- Clique em Gerar relatório.
Uma liquidação cobre sempre um mês: com um intervalo selecionado, Gerar relatório fica desativado até escolher um mês. Com Todas as propriedades, um só relatório liquida todas as propriedades do proprietário.
Se chegar mais dinheiro depois de gerar um relatório, volte a gerar para o mesmo mês. O novo relatório fica marcado como Complementar e leva apenas os valores que os relatórios anteriores não liquidaram. Quando tudo já está liquidado, o Liquidar di-lo; ainda pode iniciar um relatório complementar manualmente com as linhas que acrescentar.
Histórico de relatórios e fatura de honorários
Os relatórios já gerados para o mês selecionado aparecem no topo de Liquidar, em Relatórios gerados para este período, com #, Data, Valor líquido, Honorários e Saldo. Cada um oferece:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Ver | A liquidação tal como o proprietário a recebe, com Descarregar PDF, Descarregar Excel e Descarregar CSV |
| Relatório | Descarrega o documento da liquidação |
| Liquidación | Descarrega a liquidação, só quando a sua conta carregou um modelo de Liquidação de proprietário (Configurar no cartão Faturação VIVIN em Definições → Integrações) |
| Emitir (Faturar os honorários de gestão) | Abre Emitir a fatura de honorários com o número da fatura (atribuído na emissão), o cliente e os honorários + IVA, e depois fatura os seus honorários ao proprietário através do seu fornecedor de faturação. Depois de emitida passa a Fatura, que a descarrega |
| Eliminar | Liberta os valores liquidados para o relatório seguinte. Se os honorários foram faturados, essa fatura é revertida com uma nota de crédito. Não pode ser anulado |
Relatórios abre Relatórios gerados, o histórico do proprietário em todos os meses, com as mesmas ações exceto Liquidación.
Movimentos
Movimentos é o livro-razão só de leitura de todas as linhas já liquidadas, entre proprietários e meses. Não cria, edita nem envia relatórios — use Liquidar para isso.
| Filtro | O que faz |
|---|---|
| Proprietários | Deixe vazio para todos os proprietários, ou escolha um ou mais. Um proprietário é o relatório desse proprietário; nenhum é a vista consolidada |
| Propriedades | Oferece só as propriedades das liquidações carregadas para o ano. O filtro mantém liquidações inteiras, por isso as linhas de honorários e de IVA sem propriedade ficam com a renda a que pertencem |
| Ano | O ano civil das liquidações. Abre no ano do período de Finanças |
A tabela tem uma linha por movimento: Período, Data da liquidação, Nº (o número do relatório desse proprietário e mês), Proprietário, Propriedade, Unidade, Inquilino, Tipo de movimento, Conceito, Receita, Despesa e Nº fatura.
| Tipo de movimento | Significado |
|---|---|
| Renda, taxas, etc. | Uma linha de receita de um pagamento de reserva, com os seus próprios nomes de taxas quando os renomeou |
| Outras receitas | Uma linha de receita acrescentada na liquidação |
| Honorários | A sua comissão nessa liquidação |
| IVA | IVA sobre os honorários de gestão, com a taxa no conceito |
| Despesa | Uma linha de despesa acrescentada na liquidação |
Os rodapés mostram o Total de receitas, o Total de deduções e o Líquido liquidado de todas as linhas correspondentes, incluindo as que ainda não foram carregadas. Vão sendo carregadas mais linhas à medida que desce, cinquenta de cada vez.
Exportar descarrega o que a tabela mostra: o CSV tem os movimentos; o Excel acrescenta uma folha Liquidações com uma linha por relatório (receitas, honorários de gestão, IVA, despesas, valor líquido liquidado e número da fatura). Se o ano for demasiado grande para carregar por inteiro, um aviso diz que só se mostram as primeiras linhas e Exportar fica desativado: reduza o ano ou os proprietários.
Regras e limites
- Um relatório é uma vista sobre os pagamentos do inquilino: gerar, editar ou eliminar um nunca altera pagamentos, alocações nem saldos.
- Um valor só pode ser liquidado uma vez. Eliminar um relatório volta a disponibilizar os seus valores.
- Emitir a fatura de honorários regista um documento fiscal: para o anular é preciso uma nota de crédito.
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| O separador não aparece | Ativar os relatórios de proprietário está desativado | Ative-o em Definições → Definições Globais → Relatórios de Proprietário |
| Gerar relatório está a cinzento | Está selecionado um intervalo de meses, ou não tem Approve Payments | Escolha um mês, ou peça a um Super Admin |
| «Nada foi cobrado deste proprietário no mês selecionado.» | Não foi cobrado nenhum pagamento nas unidades do proprietário nesse mês | Verifique o mês e as propriedades do proprietário |
| Falta um encargo em Receitas | O seu item não está nos itens do relatório do proprietário, ou já está liquidado | Verifique as definições do proprietário, ou os relatórios anteriores desse mês |
| Falta Liquidación | Não foi carregado nenhum modelo de Liquidação de proprietário | Carregue-o com Configurar no cartão Faturação VIVIN |
Dicas
- Gere os relatórios quando os pagamentos do mês já tiverem entrado; o dinheiro que chega tarde vai para um relatório Complementar.
- Use Movimentos com um proprietário e o ano para responder a «quanto paguei a este proprietário».
Ver também
- Finanças: Resumo, Receitas e os filtros partilhados
- Proprietários: honorários, itens do relatório e IVA por proprietário
- Ligações de faturação: o fornecedor, a série dos honorários de gestão e os modelos do proprietário
- Análises: como a ocupação é contada