Valores de Contrato
Os Valores de Contrato listam todos os encargos agendados das suas reservas nos meses que escolher, para que veja o que está por pagar, em dívida ou faturado, e corrija um encargo individual.
Antes de começar
- Onde: Finanças → Valores de Contrato (
/finance/contractValues). - Permissão: Finance → Module. Cada ação de linha precisa da sua própria permissão (veja Ações de linha).
- O seletor de mês, os Outros filtros e Exportar funcionam como descrito em Finanças. Um encargo pertence ao mês a que se refere, não ao mês em que vence.
Visão geral do ecrã
Cartões por item
Um cartão por item: Todos, Renda, Caução, depois Taxa administrativa, Taxa de saída e Taxa de limpeza quando essa taxa está ativada nas Definições Globais, e Outros. Os cartões usam os seus próprios nomes de taxas quando os renomeou.
Cada cartão mostra o total, o número de itens, o valor pago, o valor em dívida e o valor agendado. Clique num cartão para listar só esse item; clique no valor em dívida ou agendado para listar só esses encargos.
Filtros de faturação e pesquisa
| Filtro | Mostra |
|---|---|
| Todos | Todos os encargos |
| Faturados | Encargos com um valor faturado |
| Não faturados | Encargos ainda não faturados |
| Reversões | Encargos que têm uma nota de crédito ou uma devolução de valor |
| Notas de crédito | Encargos que têm uma nota de crédito |
| Devolução de valor | Encargos que têm uma devolução de valor |
Pesquise com Pesquisar por unidade, nome do inquilino....
Colunas
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Unidade | A unidade. Clique nela para a abrir (exige Listings → Sidebar). |
| Reserva | O inquilino e a reserva. Clique para abrir a reserva num painel lateral (exige Bookings → Sidebar). |
| Item | Renda, Prestação, Caução, uma taxa ou Outros. |
| Estado | Veja Estados. |
| Período | O mês a que o encargo se refere. |
| Vencimento | A data de vencimento, seguida dos dias que faltam entre parênteses (cor de âmbar nos 7 dias anteriores, (hoje) no próprio dia) ou, a vermelho, os dias de atraso. Os encargos pagos não mostram contagem. |
| Valor | O valor depois de descontos. Quando há um desconto, Original mostra o valor antes dele. |
| Pago | O dinheiro alocado ao encargo. |
| Faturado | A parte faturada do encargo, ou um traço. |
As notas de crédito e as devoluções de valor aparecem como linhas aninhadas sob o encargo que revertem, com a legenda «Reverte» e o item que revertem. Aqui são só de leitura.
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pago | Totalmente pago, ou reduzido a zero por descontos ou reversões |
| Parcial | Pago em parte e ainda não em atraso. O distintivo mostra a percentagem paga (por exemplo, 40%) |
| Por pagar | Em atraso: passou a data de vencimento e não está totalmente pago |
| Agendado | Ainda não venceu e nada foi pago |
Um encargo que vence hoje continua Agendado ou Parcial; passa a Por pagar no dia seguinte.
Ações de linha
| Ação | Abre | Exige | Limites |
|---|---|---|---|
| Editar data de vencimento | Editar data de vencimento com Nova data de vencimento | Bookings → Change Payment Due Date | A cinzento nos encargos Pago e Parcial, e onde a VIVIN gere a data de vencimento (pagamentos de check-in e de confirmação da reserva, renda dividida) |
| Editar valor | Editar valor do pagamento com Valor (não inferior a zero) | Bookings → Edit Items | A cinzento depois de o encargo estar faturado ou totalmente pago |
| Descontos | Adicionar desconto com Valor do desconto e Motivo, e o total de desconto atual | Bookings → Add Discounts | A cinzento nas cauções e nos encargos que já têm uma nota de crédito ou uma devolução de valor |
| Eliminar pagamento | Uma confirmação | Bookings → Delete Others | Recusado quando o encargo tem uma fatura, uma fatura manual ou uma fatura em rascunho: "This operation cannot be performed as the item has already been invoiced." |
Passe o rato por cima de uma ação a cinzento para ler o motivo.
Corrigir um encargo
- Reduza a lista: escolha o mês, clique no cartão do item e pesquise o inquilino ou a unidade.
- Verifique o Estado, o Pago e o Faturado na linha.
- Use a ação da linha:
- Para mover uma data de vencimento, clique em Editar data de vencimento, escolha a Nova data de vencimento e guarde.
- Para reduzir o que o inquilino deve, prefira Descontos, para que o motivo fique registado. Use Editar valor apenas num encargo que não esteja faturado nem totalmente pago.
- Para remover um encargo introduzido por engano, clique em Eliminar pagamento e confirme.
- Num encargo faturado ou pago, abra a reserva e use o separador Valores do Contrato dela, que trata do dinheiro já pago e da nota de crédito (veja Reservas).
Regras e limites
- As alterações feitas aqui mudam de imediato o plano de pagamentos da reserva. O inquilino vê-as no portal do inquilino.
- Uma nota de crédito ou uma devolução de valor acrescenta-se a partir da linha de pagamento da reserva, não deste separador.
- As penalizações por atraso de Penalizações por atraso são encargos Outros descritos como "Penalty for late payment applied on" e a data. Com a Frequência definida como Uma vez, cada data de vencimento em atraso recebe uma penalização. Veja Tratar um pagamento em atraso.
- Todos os descontos ficam também listados em Auditoria → Descontos.
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| Editar data de vencimento está a cinzento | O encargo está pago ou parcialmente pago, a VIVIN gere a data, ou não tem a permissão | Passe o rato pelo ícone para ver o motivo. Nos pagamentos de check-in, altere antes as datas da reserva |
| Editar valor está a cinzento | O encargo está faturado ou totalmente pago | Corrija-o a partir do separador Valores do Contrato da reserva, que emite a nota de crédito |
| Descontos está a cinzento | O encargo é uma caução ou já tem uma reversão | Altere uma caução através do respetivo reembolso; reverta os outros encargos a partir da reserva |
| O caixote do lixo está a cinzento | A sua função não tem Bookings → Delete Others | Peça a um Super Admin |
| Falta um encargo de um mês | O encargo pertence ao mês a que se refere, que pode ser diferente do vencimento | Alargue o intervalo de meses |
Dicas
- Clique no valor em dívida, a vermelho, de um cartão para ver numa só lista os atrasos do mês desse item.
- Use Reversões no fim do mês para verificar todas as notas de crédito e devoluções de valor.
- Escreva um Motivo claro em cada desconto: é o que vai ler mais tarde na Auditoria.
Ver também
- Finanças: Resumo, Receitas e os filtros partilhados
- Reservas: os Valores do Contrato de cada reserva, notas de crédito e devoluções de valor
- Alocação de pagamentos: como os pagamentos chegam aos encargos
- Auditoria: todos os descontos numa só lista
- Transações: os pagamentos por trás da coluna Pago