Panel de la reserva

El panel de la reserva es donde trabajas en una reserva: los datos del inquilino y del contrato, las fechas, el alquiler y la unidad, el check-in y el check-out, las notas del equipo, la conversación con el inquilino, los tickets y los archivos. Las pestañas de dinero están en Pagos y depósito.

Antes de empezar

• Dónde: haz clic en una reserva en cualquier parte de VIVIN: la lista de Reservas o el Cronograma, el calendario de una unidad en Anuncios, el perfil de un inquilino, Finanzas o el Multicalendar de Ventas. El panel se abre sobre la página.
• Permisos: Bookings → Sidebar abre el panel; Bookings → Edit Items hace falta para la mayoría de los cambios en Información del contrato. Cada sección de abajo indica cualquier otro permiso. La lista completa está en Reservas.
• La cabecera, la barra de datos y la lista de pestañas se describen en Reservas.

Pestaña Información del contrato

Las secciones de la pestaña, de arriba abajo:

Sección	Qué contiene
Datos del inquilino	Nombre, datos de contacto, documento de identidad (Documento de identidad, Tipo de documento, País de expedición, Caducidad del documento), NIF/CIF, Domicilio particular e IBAN del inquilino; los apartados Datos de facturación y Datos bancarios; Contactos de emergencia, Segundo inquilino y Avalista cuando están activados; Categoría de inquilino (la del inquilino).
Información de la reserva	Fechas, dinero, condiciones del contrato, requisitos de pago, origen y clasificación (tabla de abajo).
Contrato	Vista previa, Regenerar, Reenviar y Subir contrato firmado, con el período que cubre el documento.
Métodos de pago	El IBAN virtual de la reserva, el enlace del Portal del inquilino, Suplantar inquilino y Excluir esta reserva de las tasas de penalización.
Propiedad y unidad	Los botones Unidad y Propiedad, los nombres internos y la dirección, Acceso al edificio, Acceso a la propiedad y Acceso a la unidad con códigos y pistas, Reenviar acceso Nuki y el lápiz de Cambiar unidad.
Check-in y check-out	Hora de check-in, Hora de check-out y el responsable de cada uno; los botones del correo de incorporación, del acceso al portal y del correo de check-in, cada uno con la fecha del último envío.
Changelog	Todos los cambios hechos en la reserva. Ver todo (N) abre la lista completa, con búsqueda.

Cancelar reserva y Eliminar reserva están al final (consulta Reservas).

Campos de Información de la reserva:

Grupo	Campos
Fechas	Fecha de inicio, Entrada, Salida, Fecha de fin
Dinero	Alquiler mensual, Depósito, Tasa de limpieza, Tasa administrativa, Tasa de salida, Número de inquilinos, Precio extra por inquilino, Tope local de alquiler
Condiciones del contrato	Ciclo del contrato, Tipo de contrato, Día de vencimiento, Mes de vencimiento, Días antes del vencimiento (pagable), Límite de devolución de fianza (en blanco usa el ajuste de la cuenta), Método de cálculo del alquiler (Estándar (prorrateo mensual) o Media anual (tarifa por noche))
Requisitos de pago	Pagos de confirmación, Pagos hasta el check-in, Requisito de tasas de limpieza
Origen	Plataforma, Pago en plataforma del proveedor. En una reserva de plataforma, el icono de información muestra la Comisión estimada de la plataforma, una estimación de Integraciones que no se registra en Flujos de caja.
Clasificación	Categorías de la reserva, Finalidad del contrato, Suministros incluidos

Métodos de pago

• IBAN virtual: cópialo, descarga su justificante (Descargar justificante) o cámbialo por el de otra reserva del mismo inquilino (Cambiar IBAN, que requiere Finance → Approve Payments).
• Portal del inquilino: copia el enlace del portal del inquilino. Suplantar inquilino abre el portal tal como lo ve el inquilino (consulta Portal del inquilino).
• Excluir esta reserva de las tasas de penalización: la tasa automática por retraso en el pago no se aplica a esta reserva.

Cambiar fechas, alquiler, unidad o inquilino

Para editar hace falta Bookings → Edit Items. En las reservas de Airbnb y Booking.com sincronizadas con el Gestor de canales, estos cambios están bloqueados; hazlos en la plataforma (consulta Reservas del Gestor de canales).

Cambiar una fecha

1. En Información del contrato, haz clic en el lápiz de Información de la reserva.
2. Haz clic en Entrada, Salida, Fecha de inicio o Fecha de fin. Se abre la ventana correspondiente: Cambiar la fecha de entrada, Cambiar la fecha de salida, Cambiar la fecha de inicio del contrato o Cambiar la fecha de fin del contrato.
3. Elige la nueva fecha y ajusta las opciones:
   • Actualizar el plan de pagos (entrada y salida) recalcula el calendario de pagos. En un cambio de salida, activa Importe del alquiler igual al de la reserva actual para mantener el alquiler actual, o déjalo desactivado y fija un Alquiler mensual que sea Fija o Variable.
   • Usar la fecha de check-in como fecha de inicio del contrato / Usar la fecha de check-out como fecha de fin del contrato (fechas del contrato) hacen que las fechas del contrato sigan las del check-in y el check-out, Sin impacto en el plan de pagos.
   • Regenerar contrato (reservas con contrato): Solo el nuevo período crea un contrato aparte solo para el período añadido; Toda la estancia rehace un único contrato para toda la estancia; Adenda muestra lado a lado las condiciones anteriores y las nuevas, cuando el contrato está firmado y Ofrecer la adenda cuando cambian las fechas está activado en Contrato. Con cualquiera de las tres, el inquilino tiene que firmar de nuevo.
4. Guarda.

Si la reserva viene de una plataforma de integración, la ventana indica Hay que actualizar en la plataforma: haz el mismo cambio allí, o la plataforma puede sobrescribir el tuyo.

Salida anticipada

Cuando un inquilino se va antes, cambia Salida con Actualizar el plan de pagos activado. Cambia Fecha de fin solo cuando necesites mover el propio fin del contrato. Después, revisa la pestaña Plan de pago.

Cambiar el alquiler mensual

1. En modo edición, haz clic en el alquiler. Se abre Cambiar alquiler mensual.
2. Responde a ¿El alquiler mensual es fijo?: Sí, con un Alquiler mensual, o No, varía, con un Alquiler por mes.
3. Haz clic en Guardar.

Un mes que ya está facturado conserva su valor: su alquiler nunca baja del importe facturado.

Cambiar la unidad

Cambiar unidad mueve la reserva a otra unidad antes del check-in.

1. En Propiedad y unidad, haz clic en el lápiz de Cambiar unidad.
2. Elige la Nueva unidad. La ventana enumera lo que hará el cambio.
3. Haz clic en Mover reserva.

Después, VIVIN crea códigos de puerta nuevos para la unidad, reenvía los correos de check-in y de incorporación, actualiza los recordatorios programados y mueve el bloqueo del calendario a la nueva unidad. El contrato y el plan de pagos se quedan como están, y un contrato firmado sigue indicando la unidad original.

Desde el día del check-in, Cambiar unidad aparece en gris. Para mover a un inquilino que ya ha hecho el check-in, pon como Salida de la reserva actual el día de la mudanza (Cambiar una fecha), añade una reserva en la nueva unidad y, en la pestaña Depósito de la reserva antigua, haz clic en Marcar como reembolsado y devuelve el depósito o haz clic en Transferir para abonarlo a la nueva reserva.

Cambiar el inquilino

Cambiar inquilino mueve la reserva a otro inquilino que ya existe en tu cuenta.

1. En Datos del inquilino, haz clic en Cambiar inquilino.
2. Busca al Nuevo inquilino por nombre, correo o NIF.
3. Haz clic en Reasignar reserva.

VIVIN rehace el contrato sin firmar para el nuevo inquilino. Los pagos, las facturas y el depósito ya registrados se quedan en la reserva; no se mueve ni se vuelve a facturar nada.

Cuando el lápiz aparece en gris

Pasa el ratón por encima para ver el motivo. Los motivos son:

Acción	No está disponible cuando
Cambiar unidad	La reserva está cancelada, aún no está confirmada o ya ha hecho el check-in; o llegó de Airbnb o Booking.com a través del Gestor de canales ("Cambia la unidad en la plataforma").
Cambiar inquilino	La reserva está cancelada, ya ha hecho el check-in o tiene un contrato firmado. También se rechaza si algún pago de la reserva ya está facturado, y está oculto en las reservas de Airbnb y Booking.com del Gestor de canales.
Una fecha	El ciclo del contrato no lo permite: los contratos mensuales empiezan el día 1 y terminan el último día de un mes; los quincenales empiezan el 1 o el 16 y terminan el 15 o el último día.

Pestaña Entrada y salida

Esta pestaña aparece cuando Entrada y salida está activado en la Configuración de la cuenta y tienes Operations → Module. Enumera los pasos configurados en Entrada y salida en Check-in y Check-out, con un recuento de progreso como "3/5".

Elemento	Significado
Pendiente / Completado / No aplicable	El estado de cada paso. Ver texto muestra lo que se le enseñó al inquilino.
Marcar como hecho	Completa un paso en nombre del inquilino, con una nota opcional. Reabrir lo deshace.
Registrar llegada / Registrar salida	Registra cuándo entró y salió el inquilino ("Llegó el … · por …"). Deshacer llegada y Deshacer salida los revierten.
Registrar igualmente	Se pide cuando aún hay pasos obligatorios abiertos: confirma con una nota.
En estancia	Se muestra en la reserva mientras la llegada está registrada y la salida no. Lista estas reservas con el filtro Actualmente en estancia.

El registro de la llegada se controla con Registrar llegada y salida en Entrada y salida.

Pestaña Comentarios

Los comentarios son solo para tu equipo; los inquilinos nunca los ven.

• Escribe una nota y envíala. Escribe @FirstnameLastname para avisar a un compañero.
• Editar cambia una nota que escribiste tú; después muestra "editado".
• Eliminar borra una nota y requiere Bookings → Delete Others.

Pestaña Comunicación

Comunicación muestra tus conversaciones con el inquilino. Su contenido necesita el chatbot del inquilino, que VIVIN activa en tu cuenta (consulta Asistente virtual); hasta entonces, la pestaña muestra Desbloquea tu historial de comunicación. Usa Actualizar para cargar los mensajes nuevos.

Canal	Qué ves y qué haces
WhatsApp	La conversación con el inquilino, con las respuestas del bot, su Razonamiento y una valoración ¿Cómo respondió el bot?. Una barra de Etiquetas marca la conversación (Añadir etiqueta); Pausar bot detiene el bot en esta conversación cuando VIVIN lo haya configurado para tu cuenta. Para responder hace falta el número de WhatsApp que configura VIVIN; hasta entonces, la pestaña muestra Las respuestas por WhatsApp aún no están disponibles. VIVIN te pide confirmar cada mensaje (¿Enviar este mensaje de WhatsApp?), y los mensajes enviados no se pueden retirar.
Correo	Los correos enviados al inquilino y recibidos de él. Cada correo que enviaste muestra una etiqueta Sistema (un correo automático, como una regla de comunicación, el correo de incorporación o de check-in, o una respuesta del asistente) o una etiqueta Manual (escrito por un compañero), con la regla o el correo que lo envió cuando VIVIN lo sabe.
Airbnb / Booking.com	El chat con el huésped de una reserva del Gestor de canales. Funciona sin el chatbot del inquilino, pero VIVIN tiene que activarlo para tu cuenta. Para repasar todas estas conversaciones en una sola lista, usa la Bandeja de entrada.
Resumen	Generar resumen escribe un informe breve con IA de los mensajes de WhatsApp y los correos: visión general, temas clave y pendientes. Elige el modelo de IA (Sonnet, u Opus, que cuesta aproximadamente el doble) y consulta antes una estimación. El informe es interno, no se envía nada al inquilino, y un resumen nuevo sustituye al anterior.

Pestaña Tickets

Esta pestaña aparece con Operations → Module, que requiere Operaciones en tu plan. Enumera los tickets de mantenimiento vinculados a la reserva:

Columna	Significado
Ticket	El número del ticket.
Título, Estado, Categoría, Creado	Como en Operaciones.
Origen	Quién lo abrió: Inquilino, Portal del inquilino, Chatbot, Equipo, Entrada / Salida, Recurrente o Servicio.

Añadir ticket abre un ticket nuevo con la propiedad, la unidad y la reserva ya rellenadas; requiere Create → Tickets. Abrir Operaciones — Tickets te lleva a la lista completa. Consulta Operaciones.

Pestaña Archivos

Elemento	Significado
Subir o arrastrar archivos	Añade archivos a la reserva. Requiere Bookings → Add Charges.
Actual / Antiguo / Adenda	Etiquetas de los archivos de contrato: el último contrato, uno sustituido por un contrato más reciente o una adenda firmada.
Vista previa, Descargar	Disponibles en todos los archivos.
Eliminar	Requiere Bookings → Delete Files.
Facturas de Hostkit	Si facturas con Hostkit, las facturas de la reserva aparecen aquí para descargarlas.
Faltan documentos obligatorios: …	Mientras el contrato está sin firmar, una línea ámbar enumera los documentos obligatorios que el inquilino aún no ha subido.

Cada archivo que el inquilino subió para un documento obligatorio muestra el nombre de ese documento. Los archivos que sube tu equipo aquí no quitan esos nombres; solo lo hacen las subidas del inquilino en el portal.

Solución de problemas

Problema	Causa	Solución
El lápiz de Información de la reserva no hace nada	Tu rol no tiene Bookings → Edit Items.	Pide a un administrador que te lo conceda.
Una fecha nueva se rechaza por no ser válida	El ciclo del contrato solo permite ciertos días de inicio y de fin.	Elige el día 1 (o el 16 en los quincenales) para el inicio, y el último día (o el 15) para el fin.
El inquilino no recibió códigos de puerta nuevos tras un cambio	La cerradura Nuki de la nueva unidad no está configurada.	Revisa el Acceso a la puerta de la unidad y, después, Reenviar acceso Nuki y el correo de check-in.
Falta la pestaña Entrada y salida	El proceso está desactivado, o tu rol no tiene Operations → Module.	Activa Activar el proceso de entrada y salida en Módulos opcionales, o pide el permiso.
Un documento obligatorio sigue apareciendo como pendiente	Lo subió tu equipo, no el inquilino.	Pide al inquilino que lo suba en el portal.

Relacionado

• Reservas: la lista, el Cronograma, y cómo añadir, cancelar y eliminar reservas.
• Pagos y depósito: las pestañas de dinero del panel.
• Gestionar un check-in: la rutina de entrada.
• Gestionar un check-out: la rutina de salida.
• Portal del inquilino: lo que ve el inquilino.