Painel da reserva
O painel da reserva é onde trabalha numa reserva: os dados do inquilino e do contrato, as datas, a renda e a unidade, o check-in e o check-out, as notas da sua equipa, a conversa com o inquilino, os tickets e os ficheiros. Os separadores do dinheiro estão em Pagamentos e caução.
Antes de começar
- Onde: clique numa reserva em qualquer ponto da VIVIN: na lista ou na Cronologia de Reservas, no calendário de uma unidade em Anúncios, no perfil de um inquilino, em Finanças ou no Multicalendário de Vendas. O painel abre por cima da página.
- Permissões: Bookings → Sidebar abre o painel; Bookings → Edit Items é necessária para a maioria das alterações em Informação do Contrato. Cada secção abaixo indica qualquer outra permissão. A lista completa está em Reservas.
- O cabeçalho, a barra de indicadores e a lista de separadores estão descritos em Reservas.
Separador Informação do Contrato
As secções do separador, de cima para baixo:
| Secção | O que contém |
|---|---|
| Dados do inquilino | Nome, contactos, documento de identificação (Documento de identificação, Tipo de documento, País de emissão, Validade do documento), NIF, Morada de residência e IBAN do inquilino; as secções Dados de faturação e Dados bancários; Contactos de emergência, Segundo inquilino e Fiador, quando ativados; Categoria de inquilino (vem do inquilino). |
| Informação da reserva | Datas, valores, condições do contrato, requisitos de pagamento, origem e classificação (tabela abaixo). |
| Contrato | Pré-visualizar, Regenerar, Reenviar e Carregar contrato assinado, com o período que o documento abrange. |
| Meios de pagamento | O IBAN virtual da reserva, o link do Portal do inquilino, Personificar inquilino e Excluir esta reserva das taxas de penalização. |
| Imóvel e unidade | Os botões Unidade e Imóvel, os nomes internos e a morada, Acesso ao edifício, Acesso ao imóvel e Acesso à unidade com códigos e dicas, Reenviar acesso Nuki e o lápis Alterar unidade. |
| Check-in e check-out | Hora de check-in, Hora de check-out e o responsável por cada um; os botões do email de onboarding, do acesso ao portal e do email de check-in, cada um com a data do último envio. |
| Changelog | Todas as alterações feitas à reserva. Ver tudo (N) abre a lista completa, com pesquisa. |
Cancelar reserva e Eliminar reserva estão no fim (veja Reservas).
Campos de Informação da reserva:
| Grupo | Campos |
|---|---|
| Datas | Data de início, Entrada, Saída, Data de fim |
| Valores | Renda mensal, Caução, Taxa de limpeza, Taxa administrativa, Taxa de saída, Número de inquilinos, Preço extra por inquilino, Limite local da renda |
| Condições do contrato | Ciclo do contrato, Tipo de contrato, Dia de vencimento, Mês de vencimento, Dias antes do vencimento (pagável), Limite de reembolso da caução (em branco, usa a definição da conta), Método de cálculo da renda (Padrão (prorrata mensal) ou Média anual (tarifa por noite)) |
| Requisitos de pagamento | Pagamentos de confirmação, Pagamentos até ao check-in, Requisito de taxas de limpeza |
| Origem | Plataforma, Pagamento na plataforma do fornecedor. Numa reserva de uma plataforma, o ícone de informação mostra a Comissão estimada da plataforma, uma estimativa das Integrações que não fica registada nos Fluxos de Caixa. |
| Classificação | Categorias da reserva, Finalidade do arrendamento, Contas incluídas |
Meios de pagamento
- IBAN virtual: copie-o, descarregue o comprovativo (Descarregar comprovativo) ou troque-o com outra reserva do mesmo inquilino (Alterar IBAN, que exige Finance → Approve Payments).
- Portal do inquilino: copie o link do portal do inquilino. Personificar inquilino abre o portal tal como o inquilino o vê (veja Portal do Inquilino).
- Excluir esta reserva das taxas de penalização: a taxa automática por atraso no pagamento ignora esta reserva.
Alterar datas, renda, unidade ou inquilino
Editar exige Bookings → Edit Items. Nas reservas do Airbnb e do Booking.com sincronizadas através do Gestor de Canais, estas alterações estão bloqueadas; faça-as na plataforma (veja Reservas do gestor de canais).
Alterar uma data
- Em Informação do Contrato, clique no lápis de Informação da reserva.
- Clique em Entrada, Saída, Data de início ou Data de fim. Abre a janela correspondente: Alterar a data de entrada, Alterar a data de saída, Alterar a data de início do contrato ou Alterar a data de fim do contrato.
- Escolha a nova data e defina as opções:
- Atualizar o plano de pagamentos (entrada e saída) recalcula o calendário de pagamentos. Numa alteração da saída, ative Valor da renda igual ao da reserva atual para manter a renda atual, ou deixe-a desativada e defina uma Renda mensal Fixa ou Variável.
- Usar a data de check-in como data de início do contrato / Usar a data de check-out como data de fim do contrato (datas do contrato) fazem com que as datas do contrato acompanhem as datas de check-in e de check-out, Sem impacto no plano de pagamentos.
- Regenerar contrato (reservas com contrato): Só o novo período cria um contrato separado apenas para o período acrescentado; Toda a estadia refaz um único contrato para a estadia inteira; Adenda mostra lado a lado as condições anteriores e as novas, quando o contrato está assinado e Oferecer a adenda quando as datas mudam está ativado em Contrato. Com qualquer uma das três, o inquilino tem de voltar a assinar.
- Guarde.
Se a reserva veio de uma plataforma de integração, a janela mostra É necessário atualizar na plataforma: faça a mesma alteração aí, ou a plataforma pode sobrepor-se à sua.
Quando um inquilino sai mais cedo, altere Saída com Atualizar o plano de pagamentos ativado. Altere Data de fim apenas quando precisar de mover o próprio fim do contrato. Depois, confirme o separador Plano de Pagamento.
Alterar a renda mensal
- No modo de edição, clique na renda. Abre Alterar renda mensal.
- Responda a A renda mensal é fixa?: Sim, com uma Renda mensal, ou Não, varia, com uma Renda por mês.
- Clique em Guardar.
Um mês que já foi faturado mantém o seu valor: a renda nunca desce abaixo do valor faturado.
Alterar a unidade
Alterar unidade move a reserva para outra unidade antes do check-in.
- Em Imóvel e unidade, clique no lápis Alterar unidade.
- Escolha a Nova unidade. A janela lista o que a mudança vai fazer.
- Clique em Mover reserva.
A VIVIN cria então novos códigos de porta para a unidade, volta a enviar os emails de check-in e de onboarding, atualiza os lembretes agendados e move o bloqueio do calendário para a nova unidade. O contrato e o plano de pagamentos ficam como estão, e um contrato assinado continua a indicar a unidade original.
A partir do dia do check-in, Alterar unidade fica a cinzento. Para mudar um inquilino que já fez check-in, defina a Saída da reserva atual para o dia da mudança (Alterar uma data), adicione uma reserva na nova unidade e, no separador Caução da reserva antiga, clique em Marcar como reembolsado e devolva a caução ou clique em Transferir para a creditar na nova reserva.
Alterar o inquilino
Trocar inquilino passa a reserva para outro inquilino que já exista na sua conta.
- Em Dados do inquilino, clique em Trocar inquilino.
- Pesquise o Novo inquilino por nome, email ou NIF.
- Clique em Reatribuir reserva.
A VIVIN refaz o contrato por assinar para o novo inquilino. Os pagamentos, as faturas e a caução já registados ficam na reserva; nada é movido nem refaturado.
Quando o lápis está a cinzento
Passe o rato por cima para ver o motivo. Os motivos são:
| Ação | Não está disponível quando |
|---|---|
| Alterar unidade | A reserva está cancelada, ainda não foi confirmada ou já fez check-in; ou veio do Airbnb ou do Booking.com através do Gestor de Canais («Altere a unidade na plataforma»). |
| Trocar inquilino | A reserva está cancelada, já fez check-in ou tem um contrato assinado. Também é recusada se algum pagamento da reserva já estiver faturado, e fica oculta nas reservas do Airbnb e do Booking.com vindas do Gestor de Canais. |
| Uma data | O ciclo do contrato não o permite: os contratos mensais começam no dia 1 e terminam no último dia de um mês; os quinzenais começam no dia 1 ou 16 e terminam no dia 15 ou no último dia. |
Separador Entrada e saída
Este separador aparece quando Entrada e saída está ativado nas Definições Globais e tem Operations → Module. Lista os passos definidos em Entrada e saída em Check-in e Check-out, com uma contagem de progresso, como «3/5».
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Pendente / Concluído / Não aplicável | O estado de cada passo. Ver texto mostra o que foi apresentado ao inquilino. |
| Marcar como feito | Conclui um passo em nome do inquilino, com uma nota opcional. Reabrir desfaz. |
| Registar chegada / Registar saída | Regista quando o inquilino entrou e saiu («Chegou … · por …»). Anular chegada e Anular saída revertem. |
| Registar mesmo assim | Pedido quando ainda há passos obrigatórios em aberto: confirme com uma nota. |
| Em estadia | Aparece na reserva enquanto a chegada está registada e a saída não. Para listar estas reservas, use o filtro Atualmente em estadia. |
O registo da chegada é controlado por Registar chegada e partida em Entrada e saída.
Separador Comentários
Os Comentários são só para a sua equipa; os inquilinos nunca os veem.
- Escreva uma nota e envie-a. Escreva
@FirstnameLastnamepara notificar um colega. - Editar altera uma nota que escreveu; passa então a mostrar «editada».
- Eliminar remove uma nota e exige Bookings → Delete Others.
Separador Comunicação
A Comunicação mostra as suas conversas com o inquilino. O conteúdo exige o chatbot do inquilino, que a VIVIN ativa na sua conta (veja Assistente virtual); até lá, o separador mostra Desbloqueie o histórico de comunicação. Use Atualizar para carregar novas mensagens.
| Canal | O que vê e faz |
|---|---|
| A conversa com o inquilino, incluindo as respostas do bot com o seu Raciocínio e uma avaliação Como respondeu o bot?. Uma barra de Etiquetas marca a conversa (Adicionar etiqueta); Pausar bot pára o bot nesta conversa, depois de a VIVIN o configurar para a sua conta. Responder exige o número de WhatsApp que a VIVIN configura; até lá, o separador mostra As respostas por WhatsApp ainda não estão disponíveis. A VIVIN pede-lhe que confirme cada mensagem (Enviar esta mensagem de WhatsApp?), e as mensagens enviadas não podem ser anuladas. | |
| Os emails enviados para o inquilino e recebidos dele. Cada email que enviou mostra uma etiqueta Sistema (um email automático, como uma regra de comunicação, o email de onboarding ou de check-in, ou uma resposta do assistente) ou uma etiqueta Manual (escrito por um colega), com a regra ou o email que o enviou quando a VIVIN o sabe. | |
| Airbnb / Booking.com | O chat com o hóspede de uma reserva do gestor de canais. Funciona sem o chatbot do inquilino, mas a VIVIN tem de o ativar na sua conta. Para tratar todas estas conversas numa só lista, use a Caixa de Entrada. |
| Resumo | Gerar resumo escreve um breve relatório de IA das mensagens de WhatsApp e dos emails: visão geral, temas principais e pontos pendentes. Escolha o modelo de IA (Sonnet, ou Opus por cerca do dobro do custo) e veja primeiro uma estimativa. O relatório é interno, nada é enviado ao inquilino, e um novo resumo substitui o anterior. |
Separador Tickets
Este separador aparece com Operations → Module, que exige Operations no seu plano. Lista os tickets de manutenção ligados à reserva:
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Ticket | O número do ticket. |
| Título, Estado, Categoria, Criado | Como em Operações. |
| Origem | Quem o abriu: Inquilino, Portal do inquilino, Chatbot, Equipa, Entrada / Saída, Recorrente ou Serviço. |
Adicionar ticket abre um novo ticket com a propriedade, a unidade e a reserva já preenchidas; exige Create → Tickets. Abrir Operações — Tickets leva-o à lista completa. Veja Operações.
Separador Ficheiros
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Carregar ou arrastar ficheiros | Adiciona ficheiros à reserva. Exige Bookings → Add Charges. |
| Atual / Antigo / Adenda | Etiquetas dos ficheiros do contrato: o contrato mais recente, um substituído por um contrato mais recente, ou uma adenda assinada. |
| Pré-visualizar, Descarregar | Funcionam em todos os ficheiros. |
| Eliminar | Exige Bookings → Delete Files. |
| Faturas Hostkit | Se fatura através do Hostkit, as faturas da reserva aparecem aqui para descarregar. |
| Faltam documentos obrigatórios: … | Enquanto o contrato não está assinado, uma linha cor de âmbar lista os documentos obrigatórios que o inquilino ainda não carregou. |
Cada ficheiro que o inquilino carregou para um documento obrigatório mostra o nome desse documento. Os ficheiros que a sua equipa carrega aqui não eliminam esses nomes; só os carregamentos do inquilino no portal o fazem.
Resolução de problemas
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| O lápis de Informação da reserva não faz nada | A sua função não tem Bookings → Edit Items. | Peça a um administrador que lha atribua. |
| Uma nova data é recusada como inválida | O ciclo do contrato só permite certos dias de início e de fim. | Escolha o dia 1 (ou o dia 16, nos quinzenais) para o início e o último dia (ou o dia 15) para o fim. |
| O inquilino não recebeu os novos códigos de porta depois de uma mudança | A fechadura Nuki da nova unidade não está configurada. | Verifique o Acesso à porta da unidade da unidade e depois use Reenviar acesso Nuki e reenvie o email de check-in. |
| O separador Entrada e saída não aparece | O processo está desativado, ou a sua função não tem Operations → Module. | Ative Ativar o processo de entrada e saída em Módulos opcionais, ou peça a permissão. |
| Um documento obrigatório continua a aparecer em falta | Foi a sua equipa que o carregou, não o inquilino. | Peça ao inquilino que o carregue no portal. |
Ver também
- Reservas: a lista, a Cronologia, e como adicionar, cancelar e eliminar reservas.
- Pagamentos e caução: os separadores do dinheiro do painel.
- Gerir um check-in: a rotina de entrada.
- Gerir um check-out: a rotina de saída.
- Portal do Inquilino: o que o inquilino vê.