Pannello prenotazione

Il pannello prenotazione è il posto in cui lavori su una prenotazione: i dati dell'inquilino e del contratto, le date, l'affitto e l'unità, il check-in e il check-out, le note del tuo team, la conversazione con l'inquilino, i ticket e i file. Le schede dei pagamenti sono in Pagamenti e deposito.

Prima di iniziare

• Dove: clicca su una prenotazione in qualsiasi punto di VIVIN: l'elenco o la Cronologia di Prenotazioni, il calendario di un'unità in Annunci, il profilo di un inquilino, Finanza o il Multicalendar di Vendite. Il pannello si apre sopra la pagina.
• Permessi: Bookings → Sidebar apre il pannello; Bookings → Edit Items serve per la maggior parte delle modifiche in Info contratto. Ogni sezione qui sotto indica gli altri permessi necessari. L'elenco completo è in Prenotazioni.
• L'intestazione, la barra degli indicatori e l'elenco delle schede sono descritti in Prenotazioni.

Scheda Info contratto

Le sezioni della scheda, dall'alto in basso:

Sezione	Cosa contiene
Dati dell'inquilino	Nome, contatti, documento d'identità (Documento d'identità, Tipo di documento, Paese di rilascio, Scadenza documento), Codice fiscale, Indirizzo di residenza e IBAN inquilino; le sezioni a scomparsa Dati di fatturazione e Dati bancari; Contatti di emergenza, Secondo inquilino e Garante quando sono attivi; Categoria inquilino (viene dall'inquilino).
Informazioni sulla prenotazione	Date, importi, condizioni del contratto, requisiti di pagamento, origine e classificazione (tabella qui sotto).
Contratto	Anteprima, Rigenera, Reinvia e Carica contratto firmato, con il periodo coperto dal documento.
Metodi di pagamento	L'IBAN virtuale della prenotazione, il link al Portale inquilino, Impersona inquilino ed Escludi questa prenotazione dalle penali.
Immobile e unità	I pulsanti Unità e Immobile, i nomi interni e l'indirizzo, Accesso edificio, Accesso immobile e Accesso unità con codici e suggerimenti, Reinvia accesso Nuki e la matita Cambia unità.
Check-in e check-out	Orario check-in, Orario check-out e il responsabile di ciascuno; i pulsanti per l'email di onboarding, l'accesso al portale e l'email di check-in, ciascuno con la data dell'ultimo invio.
Changelog	Tutte le modifiche fatte alla prenotazione. Vedi tutte (N) apre l'elenco completo, con ricerca.

Annulla prenotazione ed Elimina prenotazione sono in fondo (vedi Prenotazioni).

Campi di Informazioni sulla prenotazione:

Gruppo	Campi
Date	Data di inizio, Ingresso, Uscita, Data di fine
Importi	Affitto mensile, Cauzione, Spese di pulizia, Spese amministrative, Spese di uscita, Numero di inquilini, Prezzo extra per inquilino, Tetto locale affitto
Condizioni del contratto	Ciclo contrattuale, Tipo di contratto, Giorno di scadenza, Mese di scadenza, Giorni prima della scadenza (pagabile), Limite rimborso deposito (se vuoto, usa l'impostazione dell'account), Metodo di calcolo dell'affitto (Standard (prorata mensile) o Media annua (tariffa per notte))
Requisiti di pagamento	Pagamenti di conferma, Pagamenti fino al check-in, Requisito spese di pulizia
Origine	Piattaforma, Pagamento piattaforma fornitore. In una prenotazione da piattaforma, l'icona info mostra la Commissione stimata della piattaforma, una stima che arriva da Integrazioni e che non viene registrata nei flussi di cassa.
Classificazione	Categorie prenotazione, Finalità del contratto, Utenze incluse

Metodi di pagamento

• IBAN virtuale: copialo, scarica la prova (Scarica prova) oppure scambialo con un'altra prenotazione dello stesso inquilino (Cambia IBAN, che richiede Finance → Approve Payments).
• Portale inquilino: copia il link del portale dell'inquilino. Impersona inquilino apre il portale come lo vede l'inquilino (vedi Portale inquilino).
• Escludi questa prenotazione dalle penali: la penale automatica per ritardato pagamento non viene applicata a questa prenotazione.

Cambiare date, affitto, unità o inquilino

Per modificare serve Bookings → Edit Items. Nelle prenotazioni Airbnb e Booking.com sincronizzate tramite il Channel Manager queste modifiche sono bloccate: falle sulla piattaforma (vedi Prenotazioni del Channel Manager).

Cambiare una data

1. In Info contratto, clicca sulla matita di Informazioni sulla prenotazione.
2. Clicca su Ingresso, Uscita, Data di inizio o Data di fine. Si apre la finestra corrispondente: Modifica la data di ingresso, Modifica la data di uscita, Modifica la data di inizio del contratto o Modifica la data di fine del contratto.
3. Scegli la nuova data, poi imposta le opzioni:
   • Aggiorna il piano di pagamento (ingresso e uscita) ricalcola il calendario dei pagamenti. Per un cambio di uscita, attiva Importo dell'affitto uguale a quello della prenotazione attuale per mantenere l'affitto attuale, oppure lascialo disattivato e imposta un Affitto mensile Fisso o Variabile.
   • Usa la data di check-in come data di inizio del contratto / Usa la data di check-out come data di fine del contratto (date del contratto) fanno seguire alle date del contratto quelle di check-in e check-out, Senza impatto sul piano di pagamento.
   • Rigenera contratto (prenotazioni con un contratto): Solo il nuovo periodo crea un contratto separato solo per il periodo aggiunto; Intero soggiorno rifà un unico contratto per tutto il soggiorno; Addendum mostra affiancati le condizioni precedenti e quelle nuove, quando il contratto è firmato e Offri l'addendum quando cambiano le date è attivo in Contratto. Con una qualsiasi delle tre opzioni, l'inquilino deve firmare di nuovo.
4. Salva.

Se la prenotazione arriva da una piattaforma di integrazione, la finestra mostra Aggiornamento richiesto su quella piattaforma: fai la stessa modifica anche lì, altrimenti la piattaforma potrebbe sovrascrivere la tua.

Partenza anticipata

Quando un inquilino parte in anticipo, cambia Uscita con Aggiorna il piano di pagamento attivo. Cambia Data di fine solo quando devi spostare la fine del contratto stesso. Poi controlla la scheda Piano di pagamento.

Cambiare l'affitto mensile

1. In modalità modifica, clicca sull'affitto. Si apre Modifica affitto mensile.
2. Rispondi a L'affitto mensile è fisso?: Sì con un solo Affitto mensile, oppure No, varia con un Affitto per mese.
3. Clicca su Salva.

Un mese già fatturato mantiene il suo valore: il suo affitto non scende mai sotto l'importo fatturato.

Cambiare l'unità

Cambia unità sposta la prenotazione su un'altra unità prima del check-in.

1. In Immobile e unità, clicca sulla matita Cambia unità.
2. Scegli la Nuova unità. La finestra elenca cosa farà lo spostamento.
3. Clicca su Sposta prenotazione.

VIVIN crea poi nuovi codici porta per l'unità, reinvia le email di check-in e di onboarding, aggiorna i promemoria programmati e sposta il blocco del calendario sulla nuova unità. Il contratto e il piano di pagamento restano invariati e un contratto firmato continua a indicare l'unità originale.

Dal giorno del check-in in poi, Cambia unità è disattivato. Per spostare un inquilino che ha già fatto il check-in, imposta l'Uscita della prenotazione attuale sul giorno del trasloco (Cambiare una data), aggiungi una prenotazione sulla nuova unità, poi nella scheda Deposito della vecchia prenotazione clicca su Segna come rimborsato e restituisci il deposito, oppure clicca su Trasferisci per accreditarlo alla nuova prenotazione.

Cambiare l'inquilino

Cambia inquilino sposta la prenotazione su un altro inquilino già presente nel tuo account.

1. In Dati dell'inquilino, clicca su Cambia inquilino.
2. Cerca il Nuovo inquilino per nome, email o codice fiscale.
3. Clicca su Riassegna prenotazione.

VIVIN rifà il contratto non firmato per il nuovo inquilino. I pagamenti, le fatture e il deposito già registrati restano sulla prenotazione: nulla viene spostato o rifatturato.

Quando la matita è disattivata

Passa il mouse sopra per vedere il motivo. I motivi sono questi:

Azione	Non disponibile quando
Cambia unità	La prenotazione è annullata, non ancora confermata o ha già fatto il check-in; oppure arriva da Airbnb o Booking.com tramite il Channel Manager («Cambia l'unità sulla piattaforma»).
Cambia inquilino	La prenotazione è annullata, ha già fatto il check-in o ha un contratto firmato. Viene rifiutato anche se un pagamento della prenotazione è già fatturato, ed è nascosto nelle prenotazioni Airbnb e Booking.com del Channel Manager.
Una data	Il ciclo contrattuale non lo permette: i contratti mensili iniziano il giorno 1 e finiscono l'ultimo giorno del mese; quelli quindicinali iniziano il 1° o il 16 e finiscono il 15 o l'ultimo giorno.

Scheda Arrivi e partenze

Questa scheda compare quando Arrivi e partenze è attivo nelle Impostazioni account e hai Operations → Module. Elenca i passaggi impostati in Arrivi e partenze sotto Check-in e Check-out, con un conteggio di avanzamento come «3/5».

Elemento	Significato
In attesa / Completato / Non applicabile	Lo stato di ogni passaggio. Mostra testo rivela ciò che è stato mostrato all'inquilino.
Segna come fatto	Completa un passaggio al posto dell'inquilino, con una nota facoltativa. Riapri lo annulla.
Registra arrivo / Registra partenza	Registra quando l'inquilino è entrato e uscito («Arrivato il … · da …»). Annulla arrivo e Annulla partenza li annullano.
Registra comunque	Viene chiesto quando ci sono ancora passaggi obbligatori aperti: conferma con una nota.
In soggiorno	Compare sulla prenotazione quando l'arrivo è registrato e la partenza no. Per elencare queste prenotazioni usa il filtro Attualmente in soggiorno.

La registrazione dell'arrivo è controllata da Registra arrivo e partenza in Arrivi e partenze.

Scheda Commenti

I commenti sono solo per il tuo team; gli inquilini non li vedono mai.

• Scrivi una nota e inviala. Scrivi @FirstnameLastname per avvisare un collega.
• Modifica cambia una nota che hai scritto; da quel momento mostra «modificato».
• Elimina rimuove una nota e richiede Bookings → Delete Others.

Scheda Comunicazione

Comunicazione mostra le tue conversazioni con l'inquilino. Il suo contenuto richiede il chatbot per gli inquilini, che VIVIN attiva per il tuo account (vedi Assistente virtuale); fino ad allora la scheda mostra Sblocca la cronologia delle comunicazioni. Usa Aggiorna per caricare i nuovi messaggi.

Canale	Cosa vedi e fai
WhatsApp	La conversazione con l'inquilino, comprese le risposte del bot con il loro Ragionamento e una valutazione Come ha risposto il bot?. Una barra Etichette assegna etichette alla conversazione (Aggiungi etichetta); Metti in pausa il bot ferma il bot su questa conversazione, dopo che VIVIN lo ha configurato per il tuo account. Per rispondere serve il numero WhatsApp configurato da VIVIN; fino ad allora la scheda mostra Le risposte via WhatsApp non sono ancora disponibili. VIVIN ti chiede di confermare ogni messaggio (Inviare questo messaggio WhatsApp?) e i messaggi inviati non possono essere annullati.
Email	Le email inviate all'inquilino e ricevute da lui. Ogni email che hai inviato mostra una etichetta Sistema (un'email automatica, come una regola di comunicazione, l'email di onboarding o di check-in, o una risposta dell'assistente) o Manuale (scritta da un collega), con la regola o l'email che l'ha inviata quando VIVIN la conosce.
Airbnb / Booking.com	La chat con l'ospite di una prenotazione del Channel Manager. Funziona anche senza il chatbot per gli inquilini, ma VIVIN deve attivarla per il tuo account. Per lavorare tutte queste conversazioni in un unico elenco, usa Posta in arrivo.
Riepilogo	Genera riepilogo scrive un breve report IA dei messaggi WhatsApp e delle email: panoramica, argomenti chiave ed elementi in sospeso. Scegli il modello IA (Sonnet, oppure Opus a circa il doppio del costo) e vedi prima una stima. Il report è interno, non viene inviato nulla all'inquilino e un nuovo riepilogo sostituisce il precedente.

Scheda Ticket

Questa scheda compare con Operations → Module, che richiede Operazioni nel tuo piano. Elenca i ticket di manutenzione collegati alla prenotazione:

Colonna	Significato
Ticket	Il numero del ticket.
Titolo, Stato, Categoria, Creato	Come in Operazioni.
Origine	Chi lo ha aperto: Inquilino, Portale inquilino, Chatbot, Squadra, Check-in / Check-out, Ricorrente o Servizio.

Aggiungi ticket apre un nuovo ticket con proprietà, unità e prenotazione già compilate; richiede Create → Tickets. Apri Operazioni — Ticket ti porta all'elenco completo. Vedi Operazioni.

Scheda File

Elemento	Significato
Carica oppure trascina i file	Aggiunge file alla prenotazione. Richiede Bookings → Add Charges.
Attuale / Vecchio / Addendum	Etichette dei file del contratto: l'ultimo contratto, uno sostituito da un contratto più recente o un addendum firmato.
Anteprima, Scarica	Funzionano su ogni file.
Elimina	Richiede Bookings → Delete Files.
Fatture Hostkit	Se fatturi tramite Hostkit, le fatture della prenotazione compaiono qui per il download.
Documenti obbligatori mancanti: …	Finché il contratto non è firmato, una riga color ambra elenca i documenti obbligatori che l'inquilino non ha ancora caricato.

Ogni file che l'inquilino ha caricato per un documento obbligatorio mostra il nome di quel documento. I file caricati qui dal tuo team non cancellano quei nomi; li cancellano solo i caricamenti dell'inquilino dal portale.

Risoluzione dei problemi

Problema	Causa	Soluzione
La matita di Informazioni sulla prenotazione non fa nulla	Il tuo ruolo non ha Bookings → Edit Items.	Chiedi a un amministratore di assegnarlo.
Una nuova data viene rifiutata come non valida	Il ciclo contrattuale permette solo alcuni giorni di inizio e di fine.	Scegli il giorno 1 (o il 16 per i quindicinali) per un inizio e l'ultimo giorno (o il 15) per una fine.
L'inquilino non ha ricevuto i nuovi codici porta dopo uno spostamento	La serratura Nuki della nuova unità non è configurata.	Controlla Accesso porta unità, poi Reinvia accesso Nuki e l'email di check-in.
La scheda Arrivi e partenze non c'è	Il processo è disattivato oppure il tuo ruolo non ha Operations → Module.	Attiva Attiva il processo di arrivo e partenza in Moduli opzionali, oppure chiedi il permesso.
Un documento obbligatorio risulta ancora mancante	Lo ha caricato il tuo team, non l'inquilino.	Chiedi all'inquilino di caricarlo nel portale.

Correlati

• Prenotazioni: l'elenco, la Cronologia e come aggiungere, annullare ed eliminare prenotazioni.
• Pagamenti e deposito: le schede dei pagamenti del pannello.
• Gestire un check-in: la routine di ingresso.
• Gestire un check-out: la routine di uscita.
• Portale inquilino: cosa vede l'inquilino.